Где в 1С 8.3 посмотреть отпуска сотрудников

Вопрос «где в 1С 8.3 посмотреть отпуска» обычно означает одну из трёх задач: узнать остаток неиспользованных дней отпуска конкретного сотрудника, проверить запланированные отпуска по графику или найти уже оформленные приказы на отпуск. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для каждой из этих задач есть свой инструмент, и все они доступны из разделов «Кадры» и «Отчетность, справки».

Основная сложность в том, что данные об отпусках разнесены по нескольким объектам: документы «Отпуск» фиксируют факт отсутствия и начисления, документ «График отпусков» хранит план на год, а остатки дней рассчитываются автоматически на основании кадровых данных и отражаются в специальных отчётах. Если смотреть не туда, можно получить неполную или устаревшую картину.

Ниже разобраны конкретные пути в интерфейсе «Такси» для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3, а также способы проверить корректность остатков и типичные ошибки, из-за которых программа показывает неверные данные. Инструкции подходят и для 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP, где кадровый блок устроен аналогично.

Как посмотреть остаток отпуска сотрудника через отчёт

Самый быстрый способ узнать, сколько дней отпуска накопилось у работника, — отчёт «Остатки отпусков». Откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты» и выберите «Остатки отпусков». В открывшейся форме укажите дату, на которую нужен расчёт (по умолчанию подставляется текущая), и при необходимости добавьте отбор по сотруднику или подразделению через кнопку «Настройки». После нажатия «Сформировать» отчёт покажет остатки по каждому виду отпуска: основной ежегодный, дополнительный, отпуск за вредные условия труда и другие.

Отчёт строится на дату, включая все проведённые документы отпусков и кадровые данные о рабочих годах. Если сотрудник уволен, по нему отдельно будет виден остаток, который должен был быть компенсирован при увольнении. Это удобно для сверки перед расчётом компенсации.

Обратите внимание: остаток рассчитывается исходя из права на отпуск (обычно 2,33 дня за полный отработанный месяц при стандартном отпуске 28 дней) за вычетом фактически использованных дней. Если в базе не оформлены отпуска прошлых лет или неверно указана дата приёма на работу, цифра будет искажена.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков»
2. 2
   Установите дату расчёта и при необходимости отбор по сотруднику
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте остатки по видам отпусков
4. 4
   Для детализации раскройте строку сотрудника — видны рабочие годы и использованные дни

Просмотр остатков отпуска из карточки сотрудника

Второй способ удобен, когда вы уже работаете с конкретным человеком. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного работника и откройте его карточку. В шапке формы рядом с данными о приёме есть ссылка «Отсутствия» — по ней открывается форма с остатками отпусков и историей отсутствий сотрудника.

В этой форме видны рабочие годы, за которые предоставляется отпуск, количество положенных и использованных дней по каждому виду отпуска, а также текущий остаток. Отсюда же можно перейти к документам, которыми оформлялись отпуска, и проверить, какие периоды учтены.

Если ссылка «Отсутствия» не отображается или остатки равны нулю у давно работающего сотрудника, проверьте, заполнен ли в карточке вид отпуска по умолчанию и корректно ли указана дата приёма в документе «Приём на работу». Остаток начинает накапливаться именно с даты приёма.

Где найти график отпусков на год

Плановые отпуска на год оформляются документом «График отпусков». Он находится в разделе «Кадры» → «Графики отпусков». В журнале отображаются все созданные графики — обычно один документ на организацию за календарный год. Откройте нужный график, чтобы увидеть табличную часть с сотрудниками, запланированными датами начала отпуска и количеством дней.

Для анализа исполнения графика есть отчёт «График отпусков» и его вариации (например, «Фактические отпуска по графику отпусков») в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Они показывают сопоставление плановых и фактических дат: кто ушёл в отпуск по графику, кто перенёс, а у кого отпуск запланирован, но не оформлен документом.

Удобная функция — заполнение графика автоматически по кнопке «Заполнить» с учётом остатков отпусков. Программа предложит распределить накопленные дни сотрудников по году. После ручной корректировки документ проводится, и на его основе можно формировать уведомления работникам о начале отпуска.

Как посмотреть оформленные приказы на отпуск

Все проведённые отпуска хранятся в журнале документов «Отпуска»: раздел «Кадры» → «Отпуска». Здесь виден список документов с датами, сотрудниками, периодами отпуска и суммами начисленных отпускных. Журнал можно отфильтровать по сотруднику, подразделению или периоду через стандартный отбор списка.

Документ «Отпуск» в ЗУП 8.3 объединяет кадровый приказ и расчёт отпускных: на вкладках видны период отпуска, вид отпуска (основной, дополнительный, без сохранения, учебный и т.д.), средний заработок и начисленные суммы. Из документа печатается приказ по форме Т-6 и записка-расчёт Т-60.

Если нужен свод по всем отпускам за период, используйте отчёт «Отпуска» или «Анализ отпусков» в разделе кадровых отчётов — там видны периоды, виды и продолжительность отпусков по всем сотрудникам списком.

Почему остаток отпуска может быть неверным

На практике самая частая жалоба — программа показывает остаток, который не совпадает с ожиданиями кадровика. Причины почти всегда в исходных данных, а не в самом расчёте.

Первая причина — не проведены или не заведены документы отпусков за прошлые периоды. Если при внедрении ЗУП остатки отпусков не были внесены начальными данными, программа считает только то, что оформлено документами с момента старта учёта. Для исправления используется документ «Начальная штатная расстановка» или ввод остатков отпусков при переходе, либо оформляются документы прошлых лет.

Вторая причина — некорректный рабочий год. Периоды отпусков без сохранения зарплаты свыше установленной нормы, отпуска по уходу за ребёнком и прогулы сдвигают окончание рабочего года, и программа учитывает это автоматически — но только если все такие отсутствия оформлены правильными документами. Ручные «правки» дат в обход документов ломают расчёт.

Третья причина — не назначен сотруднику вид ежегодного отпуска. Право на дополнительные отпуска (за вредность, ненормированный день, северные надбавки) задаётся в штатном расписании по позиции или в кадровых документах. Если вид отпуска не указан, дни по нему не накапливаются.

Проверка и сверка данных по отпускам

Перед тем как сообщать сотруднику остаток или считать компенсацию при увольнении, полезно сверить данные несколькими способами. Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» на дату увольнения и сравните с данными формы «Отсутствия» в карточке сотрудника — значения должны совпадать.

Дополнительно проверьте справку «Справка об отпусках» (если доступна в вашей версии) или расшифруйте строку отчёта: двойной щелчок по остатку покажет, из каких рабочих годов и документов он сложился. Так видно, какой именно документ «съел» или добавил дни.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток в отчёте и в карточке сотрудника

Норма

Значения совпадают на одну и ту же дату

Тревожный признак

Цифры различаются — отчёт устарел, сформируйте заново

Рабочие годы сотрудника

Норма

Годы идут подряд от даты приёма, сдвиги объясняются документами

Тревожный признак

Пропущенные или дублирующиеся периоды — проверьте кадровые документы

Остаток при увольнении

Норма

Остаток соответствует стажу минус использованные отпуска

Тревожный признак

Остаток нулевой у сотрудника со стажем — не введены начальные данные

Если расхождение найдено, исправляйте первичные документы, а не итоговые цифры: проведите пропущенный отпуск, скорректируйте дату приёма или введите начальные остатки. После любых исправлений пересформируйте отчёты и убедитесь, что остаток изменился ожидаемым образом.

Если отчёт или журнал не открывается: права и настройки

Иногда пользователь не может найти нужные пункты меню. Причина — права доступа: отчёты и документы по отпускам доступны профилям «Кадровик», «Расчетчик» и «Старший кадровик», а также пользователям с полными правами. Если раздел «Кадры» пуст или в нём нет нужных отчётов, обратитесь к администратору для назначения соответствующего профиля групп доступа.

Ещё одна ситуация — пункты меню скрыты настройками навигации конкретного пользователя. Откройте раздел «Кадры», нажмите шестерёнку настройки навигации в правом верхнем углу панели раздела и проверьте, не перенесены ли нужные команды в список скрытых. Восстановить стандартный состав команд можно кнопкой возврата к настройкам по умолчанию.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно быстро узнать остаток одного сотрудникаОткройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Отсутствия»

Нужны остатки по всем сотрудникам подразделенияСформируйте отчёт «Остатки отпусков» с отбором по подразделению

Нужно проверить исполнение графика отпусковИспользуйте отчёт «Фактические отпуска по графику отпусков»

Остаток не сходится с ожиданиямиРасшифруйте строку отчёта до документов и проверьте рабочие годы и начальные остатки

Часто задаваемые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 посмотреть отпуска, если нет ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учёт ограничен: документ «Отпуск» есть в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления», но полноценного расчёта остатков отпусков и графика отпусков в типовой поставке нет. Остатки придётся вести вручную или в отдельной программе ЗУП с синхронизацией.

Как посмотреть, кто из сотрудников в отпуске прямо сейчас?

Используйте отчёт «Отсутствия сотрудников» или «Штатное расписание» с показом отсутствий в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Установите период на нужную дату — отчёт покажет всех, у кого в этот день оформлен отпуск, больничный или другое отсутствие.

Почему в отчёте «Остатки отпусков» сотрудника нет вовсе?

Чаще всего сотрудник не принят на работу документом «Приём на работу» (есть только в справочнике), либо в отборе отчёта стоит ограничение по организации или подразделению. Проверьте настройки отбора и наличие проведённого кадрового документа о приёме.

Как распечатать остаток отпуска для сотрудника?

Сформируйте отчёт «Остатки отпусков» с отбором по конкретному сотруднику и выведите его на печать стандартной командой печати табличного документа. Для официальных целей можно также использовать справку из карточки сотрудника, если она предусмотрена в вашей версии конфигурации.

Влияет ли отпуск без сохранения зарплаты на остаток основного отпуска?

Да. Дни отпуска без сохранения зарплаты сверх установленной законом нормы за рабочий год не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Программа сдвигает окончание рабочего года автоматически, если отпуск оформлен корректным документом с правильным видом отсутствия.

Можно ли скорректировать остаток отпуска вручную?

Прямой ручной правки остатка в отчёте нет — он всегда рассчитывается из документов. Для корректировки используются документы ввода начальных остатков отпусков или специальные кадровые документы корректировки. Редактировать итоговую цифру вне документов нельзя и не нужно — это нарушит связность учёта.