Другое · 10 мин
Где в 1С 8.3 находятся личные карточки сотрудников
Где находятся личные карточки сотрудников в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии: путь через меню, печать формы Т-2, настройка доступа и решение типичных проблем.
Личная карточка сотрудника в 1С 8.3 существует в двух разных видах, и их часто путают. Первый — это элемент справочника «Сотрудники», где хранятся ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные и кадровая история. Второй — печатная форма Т-2 «Личная карточка работника», которая формируется на основании данных справочника и кадровых документов. Находятся они в разных местах интерфейса, и путь зависит от конфигурации: ЗУП или Бухгалтерия предприятия.
В 1С:ЗУП 8.3 основной путь к данным сотрудника — раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Печатная форма Т-2 в обеих конфигурациях вызывается из карточки конкретного сотрудника через кнопку «Печать» или из журнала сотрудников. Ниже разобраны оба сценария, особенности прав доступа и типичные ситуации, когда карточка «не находится».
Где находится справочник сотрудников в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» откройте раздел «Кадры» в верхней или левой панели навигации, затем выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех физических лиц, оформленных в организации, с возможностью отбора по подразделению, должности и статусу (работающие, уволенные, кандидаты).
Двойной щелчок по строке открывает карточку сотрудника — это и есть электронный аналог личного дела. Внутри собраны ссылки на все данные: личные данные (ФИО, дата рождения, пол), документы удостоверяющие личность, ИНН и СНИЛС, адреса и контакты, образование, состав семьи, воинский учёт, а также ссылки на трудовой договор и историю кадровых переводов.
Если раздела «Кадры» не видно в интерфейсе, проверьте настройки панели навигации: кнопка с шестерёнкой или меню «Вид» → «Настройка навигации». Также раздел может быть скрыт из-за ограниченных прав — об этом ниже.
- 1Откройте раздел «Кадры» на панели разделов
- 2Выберите «Сотрудники» — откроется список
- 3Найдите сотрудника через строку поиска или отбор
- 4Откройте карточку двойным щелчком
- 5Для печатной формы нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»
Где личные карточки в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» кадровый блок урезан по сравнению с ЗУП, но справочник сотрудников присутствует. Путь: раздел «Зарплата и кадры» → подраздел «Кадровый учет» → «Сотрудники». В некоторых настройках интерфейса справочник также доступен через «Справочники» → «Сотрудники».
Карточка сотрудника в Бухгалтерии содержит меньше данных, чем в ЗУП: основные личные сведения, документы, ИНН, СНИЛС, адреса и ссылку на историю приёмов и увольнений, если ведётся штатный кадровый учёт. Расширенные сведения (образование, воинский учёт, научные степени) в типовой Бухгалтерии отсутствуют или вводятся ограниченно.
Печатная форма Т-2 в Бухгалтерии доступна, если включён полный кадровый учёт: «Администрирование» → «Настройки зарплаты и кадров» → включён кадровый учёт. Без этого часть кадровых документов и печатных форм будет недоступна.
Как сформировать печатную форму Т-2
Унифицированная форма Т-2 формируется не из списка, а из карточки конкретного сотрудника. В ЗУП откройте сотрудника, нажмите кнопку «Печать» в командной панели карточки и выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа соберёт данные из карточки физлица, трудового договора, приказов о приёме, переводах, отпусках и увольнении.
Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или отчёты: «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные карточки». Через отчёт можно сформировать Т-2 сразу по списку сотрудников и по подразделению, что удобно при подготовке к проверке или при архивации кадрового дела.
Перед печатью проверьте полноту источников: если разделы Т-2 пусты (образование, стаж, отпуска), значит соответствующие данные не внесены в карточку физлица или кадровые документы не проведены. Форма заполняется только тем, что реально введено в базу.
Если сотрудник не находится в списке
Самая частая причина — действующий отбор. В списке сотрудников ЗУП по умолчанию часто установлен отбор «Работающие», поэтому уволенные и непринятые не отображаются. Снимите отбор через «Ещё» → «Настроить список» или переключите вариант отбора на «Все сотрудники».
Вторая причина — отбор по организации. Если в базе ведётся несколько юридических лиц, список может быть отфильтрован по одной из них. Проверьте поле «Организация» в шапке списка и очистите его, чтобы увидеть сотрудников всех организаций.
Третья причина — ограничение прав доступа на уровне записей (RLS). Пользователю с ролью кадровика одного подразделения могут быть недоступны сотрудники других подразделений. В этом случае список открывается, но выглядит неполным — вопрос решается с администратором через настройку профилей групп доступа.
Как проверить, почему карточка не видна
Установлен вариант «Все сотрудники» или нужный статус
Стоит отбор «Работающие», уволенные скрыты
Поле пустое или выбрана нужная организация
Выбрана другая организация, сотрудники отфильтрованы
Список показывает всех сотрудников подразделения
Видна только часть сотрудников — вероятно, действует RLS
Права доступа и типовые роли
Для просмотра и редактирования личных карточек пользователю нужны соответствующие роли. В ЗУП это профили «Кадровик», «Старший кадровик», «Расчетчик зарплаты» — они открывают доступ к справочнику «Сотрудники» и кадровым документам. Роль «Чтение данных сотрудников» даёт только просмотр без изменений.
Если при открытии карточки появляется сообщение «Нарушение прав доступа» или кнопки «Печать» и «Записать» неактивны, значит профиль пользователя не включает нужных прав. Самостоятельно это не исправить — обратитесь к администратору 1С, который добавит профиль через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Отдельный нюанс — персональные данные. Доступ к паспортным данным, адресам и сведениям о семье может быть ограничен даже при открытом доступе к списку сотрудников. Это штатное поведение, соответствующее требованиям о защите персональных данных.
Чем карточка сотрудника отличается от карточки физического лица
В ЗУП данные разнесены по двум объектам. Карточка физического лица (Кадры → Сотрудники → ссылка «Личные данные» или справочник «Физические лица») хранит неизменную информацию о человеке: ФИО и историю его изменения, документы, ИНН, СНИЛС, образование, семью. Карточка сотрудника — это связка физлица с организацией: подразделение, должность, график, трудовой договор.
Практическое следствие: если нужно исправить паспорт или фамилию после замужества, править надо карточку физлица, а не сотрудника. Изменение отразится во всех местах работы этого человека в базе. Если же нужно изменить должность или подразделение — оформляется кадровый перевод документом, а не ручная правка карточки.
Быстрый способ найти карточку без поиска по меню — полнотекстовый поиск: в поле поиска в правом верхнем углу окна 1С введите фамилию, и программа покажет ссылки на карточку сотрудника, физлицо и связанные документы. Это особенно удобно при большом штате.
Краткий маршрут по типовым задачам
Разные задачи с личными карточками решаются в разных точках программы. Используйте маршрут ниже, чтобы не искать нужную функцию перебором.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С 8.3 личные карточки сотрудников в Бухгалтерии?
Раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если пункт не виден, проверьте, что в «Администрирование» → «Настройки зарплаты и кадров» включён кадровый учёт, а у пользователя есть права на кадровый блок.
Как распечатать личную карточку Т-2 по всем сотрудникам сразу?
В ЗУП используйте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные карточки»: установите отбор по организации или подразделению и сформируйте отчёт. Из карточки отдельного сотрудника печатается только его форма.
Почему в форме Т-2 пустые разделы об образовании или отпусках?
Форма заполняется только фактически введёнными данными. Образование берётся из карточки физлица, отпуска — из проведённых документов отпусков. Заполните источники и переформируйте печатную форму.
Уволенный сотрудник не отображается в списке — он удалён?
Скорее всего, нет. В списке действует отбор «Работающие». Переключите отбор на «Все сотрудники» или «Уволенные» — карточка уволенного сохраняется в базе вместе со всей кадровой историей.
Можно ли смотреть карточки сотрудников без права их изменения?
Да. Администратор может назначить профиль с правами только на чтение данных сотрудников и физических лиц. Тогда карточки открываются для просмотра и печати, но кнопки записи будут недоступны.
Чем отличается форма Т-2 от справки о сотруднике?
Т-2 — унифицированная личная карточка работника с полной кадровой историей: приём, переводы, отпуска, аттестации. Справка по сотруднику (доступна через «Печать» в карточке) — краткая произвольная форма с текущими данными о месте работы, должности и контактах.
Что важно запомнить
Личные карточки сотрудников в 1С 8.3 — это справочник «Сотрудники»: в ЗУП он в разделе «Кадры», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры». Печатная форма Т-2 вызывается из карточки сотрудника или из кадровых отчётов. Если карточка не находится, в первую очередь проверяйте отборы списка и права доступа.