Другое · 10 мин
Где в 1С 8.3 ЗУП ввести зарплату с предыдущего места работы для больничного
Как в 1С ЗУП 8.3 внести справку о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничного: документ, пошаговая инструкция, проверка среднего заработка и ошибки.
Для расчёта пособия по временной нетрудоспособности средний заработок берётся за два календарных года, предшествующих году болезни. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, их доход нужно учесть — иначе пособие будет занижено. В 1С:ЗУП 8.3 для этого существует отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», который находится в разделе «Зарплата».
Данные вводятся один раз и автоматически подтягиваются во все последующие больничные листы сотрудника. Документ не создаёт проводок и не влияет на начисления текущего работодателя — он только дополняет базу для расчёта среднего заработка по пособиям.
Ниже разобрано, где именно находится этот документ, как его заполнить по справке 182н, как проверить, что сумма учлась в расчёте, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Какой документ используется для ввода заработка прошлых лет
В 1С:ЗУП 8.3 заработок у предыдущих работодателей регистрируется документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Это не кадровый и не расчётный документ в привычном смысле: он не начисляет деньги и не формирует бухгалтерских проводок, а лишь записывает сведения в регистры, из которых программа берёт базу для расчёта пособий.
Основание для ввода — справка о сумме заработка по форме 182н, которую сотрудник получает при увольнении или запрашивает у бывшего работодателя. Допустимо вводить данные и по справке 2-НДФЛ, если 182н получить невозможно, но 182н предпочтительна: в ней уже выделены суммы, облагаемые взносами в ФСС, и указаны дни исключаемых периодов.
Один документ оформляется на одного бывшего работодателя. Если сотрудник в расчётном периоде трудился у двух-трёх работодателей, создают отдельную справку на каждого.
Где найти документ в интерфейсе 1С ЗУП 8.3
Откройте раздел «Зарплата» в главном меню. В группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчёта пособий». Если ссылки нет, проверьте настройку панели навигации раздела (шестерёнка в правом верхнем углу) — возможно, команда просто скрыта из видимости.
Альтернативный путь — через общий список документов: раздел «Зарплата» → «Все документы» или через поиск в строке «Найти» (Ctrl+F в списке функций). В некоторых настройках интерфейса документ доступен также из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ».
Если документ не находится совсем, убедитесь, что в программе включён учёт пособий: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика», а также что у пользователя есть права на документы расчёта пособий (роль «Расчётчик» или «Добавление и изменение данных для расчёта пособий»).
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника и организацию
- 3Укажите страхователя (бывшего работодателя) и расчётные годы
- 4Введите суммы заработка по каждому году из справки 182н
- 5Заполните дни исключаемых периодов, если они указаны в справке
- 6Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе
Как заполнить справку о заработке: пошагово
Создайте новый документ и заполните шапку: организацию (вашу), сотрудника и дату документа. Дата влияет только на порядок хранения, на расчёт она не влияет, но логично ставить дату получения справки от сотрудника.
В поле «Страхователь» укажите предыдущего работодателя. Если его нет в справочнике, создайте новый элемент: достаточно наименования, ИНН и КПП — эти данные есть в справке 182н. Далее заполните табличную часть: для каждого года расчётного периода укажите сумму заработка, облагаемого взносами.
Если в справке 182н указаны исключаемые периоды (больничные, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком), введите их в отдельной таблице с указанием календарных дней. Это важно для пособий по беременности и родам — там эти дни вычитаются из расчётного периода. Для обычного больничного исключаемые дни не влияют на расчёт, но заполнить их стоит на будущее.
Проведите документ. Печатная форма не обязательна, но при желании можно распечатать карточку справки и подшить к оригиналу 182н для проверок.
Как проверить, что заработок учёлся в больничном
Создайте или откройте документ «Больничный лист» для этого сотрудника. На закладке «Оплата» или рядом с полем «Средний заработок» нажмите кнопку редактирования (карандаш) — откроется форма детального расчёта среднего заработка.
В этой форме заработок отображается по годам с разбивкой: отдельно доход у текущего работодателя, отдельно — у предыдущих страхователей. Если строка с бывшим работодателем появилась и сумма совпадает со справкой, данные учтены корректно. Если строки нет — проверьте, что входящая справка проведена и годы в ней совпадают с расчётным периодом больничного.
Сверьте итоговый средний дневной заработок: сумма за два года делится на 730. Признак правильного расчёта — средний заработок увеличился по сравнению с расчётом без учёта прошлого дохода, а сумма пособия пересчиталась автоматически.
Как проверить результат
Бывший работодатель отображается с суммой по годам
Строки нет — справка не проведена или годы не совпадают
Выросла после ввода справки и не превышает лимит
Не изменилась или равна расчёту из МРОТ
Заполнены по справке 182н для декретных пособий
Периоды из справки не перенесены в документ
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — несовпадение расчётных годов. Если больничный открыт в текущем году, расчётный период — два предыдущих календарных года. Вводя справку, убедитесь, что годы в документе именно те, иначе данные просто не попадут в расчёт.
Вторая ошибка — ввод заработка «брутто» из расчётных листков вместо облагаемой взносами базы из 182н. Не все выплаты облагаются взносами в ФСС, поэтому суммы могут отличаться. Берите данные строго из раздела справки «Сумма заработка, на которую начислены страховые взносы».
Третья проблема — дублирование: бухгалтер вводит справку, а потом вручную правит средний заработок в самом больничном. Ручные правки в документе перекрывают автоматический расчёт и ломают последующие пересчёты. Исправлять нужно исходный документ-справку, а не больничный.
Что делать в особых ситуациях
Справки 182н у сотрудника нет
Пособие рассчитывается только из заработка у вашей организации, а если его недостаточно — из МРОТ. Сотрудник вправе написать заявление о запросе данных в ПФР (теперь СФР) — работодатель направляет запрос, и после получения сведений пособие пересчитывается. В ЗУП перерасчёт делается исправлением больничного листа.
Справка пришла после оплаты больничного
Закон позволяет пересчитать пособие в течение трёх лет. Введите справку, затем откройте больничный лист и создайте документ-исправление (кнопка «Исправить») — программа доначислит разницу в текущем периоде.
Работодатель ликвидирован и справку получить нельзя
Сотрудник может запросить сведения о заработке в СФР или в налоговой по месту учёта бывшего работодателя. Полученные данные вводятся тем же документом, страхователь указывается по имеющимся сведениям.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли ввести заработок прошлых лет прямо в больничном листе?
В форме расчёта среднего заработка внутри больничного есть возможность добавить данные вручную, но правильнее оформить отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий». Тогда сведения сохранятся и автоматически подтянутся во все последующие пособия сотрудника без повторного ввода.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Нет. Если оба расчётных года сотрудник работал только у вас, программа сама соберёт заработок из начислений организации. Справка нужна только для периодов работы у других страхователей.
Сколько справок вводить, если работодателей было несколько?
На каждого предыдущего работодателя создаётся отдельный документ со своими суммами и годами. Сводить всё в одну справку нельзя — при проверке должна быть возможность сопоставить каждую сумму с конкретным оригиналом 182н.
Влияет ли справка на расчёт отпускных и командировочных?
Нет. Входящая справка используется только для пособий за счёт ФСС: больничных, пособий по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Средний заработок для отпусков и командировок считается по другим правилам — только из выплат текущего работодателя.
Что делать, если сумма в справке больше предельной базы?
Вводите сумму как указано в справке. Программа при расчёте пособия сама ограничит заработок предельной величиной базы для начисления взносов за соответствующий год, дополнительных действий не требуется.
Можно ли удалить ошибочно введённую справку?
Да, если больничные с её участием ещё не оплачены — документ помечается на удаление обычным способом. Если пособие уже рассчитано, сначала исправьте или пересчитайте больничный, иначе в учёте останется расхождение между расчётом и исходными данными.
Что важно запомнить
Заработок с предыдущего места работы вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата». Заполняйте суммы строго по справке 182н на каждого страхователя отдельно, проверяйте результат в форме расчёта среднего заработка больничного листа, а при позднем получении справки делайте перерасчёт через исправление больничного.