Другое · 9 мин
Где в 1С 8.3 справка для расчета пособий
Где в 1С 8.3 (ЗУП 3.1) находится справка о заработке для расчета пособий: путь через меню, печать из документа увольнения, проверка сумм и частые ошибки.
Справка о заработной плате для расчёта пособий (по форме из приказа Минтруда № 182н) выдаётся сотруднику при увольнении и нужна новому работодателю для расчёта больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком. В 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 этот документ формируется автоматически на основе начисленных в программе сумм, но найти его с первого раза удаётся не всем: в интерфейсе он спрятан в нескольких местах сразу.
Быстрее всего справка формируется из документа «Увольнение»: программа сама предлагает печатную форму в комплекте документов при расчёте сотрудника. Если увольнение проведено давно или справку запросил действующий работник, документ создаётся вручную через раздел «Отчетность, справки». Ниже разобраны оба пути, порядок проверки сумм и типичные ошибки.
Важно понимать: справка заполняется только теми данными, которые реально проведены в учёте. Если часть начислений вводилась вне 1С или база была перенесена из другой программы, суммы в справке придётся сверять и при необходимости корректировать вручную.
Что это за справка и когда она нужна
Справка о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению, и текущий год — обязательный документ, который работодатель выдаёт в день увольнения. По этой справке новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Действующий сотрудник тоже вправе запросить такую справку — например, для предъявления по месту совместительства. В этом случае документ создаётся вручную, без привязки к увольнению.
В 1С:ЗУП справка реализована как отдельный документ «Справка о заработке для расчета пособий», который хранит данные по годам и дням исключённых периодов (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком).
Путь через раздел «Отчетность, справки»
Основной и универсальный способ — создать справку вручную. Откройте раздел «Отчетность, справки» в главном меню программы и найдите пункт «Справки о заработке для расчета пособий». Если пункта не видно, откройте «Все отчеты» или настройте панель навигации раздела через шестерёнку — в некоторых настройках интерфейса пункт скрыт.
В открывшемся журнале нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию, сотрудника и страхователя (обычно совпадает с организацией). После выбора сотрудника нажмите кнопку заполнения — программа подтянет суммы заработка по годам и дни исключённых периодов из учётных данных.
Проверьте заполненную таблицу: в ней должны быть строки за два предшествующих календарных года и текущий год. Если какие-то годы пустые, хотя сотрудник работал, значит, данные по этим периодам отсутствуют в базе или введены другим способом.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки»
- 2Выберите «Справки о заработке для расчета пособий» → «Создать»
- 3Укажите организацию и сотрудника
- 4Нажмите кнопку автоматического заполнения
- 5Сверьте суммы и дни исключённых периодов
- 6Проведите документ и выведите печатную форму
Печать справки из документа «Увольнение»
Если справка нужна при расчёте увольняемого сотрудника, идти в журнал справок не обязательно. Откройте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Увольнения») и нажмите кнопку «Печать». В списке печатных форм будет «Справка для расчета пособий» — программа сформирует её на основании данных учёта без создания отдельного документа.
Этот способ удобен, когда увольнение проведено корректно и все начисления введены в программу. Печатная форма из увольнения идентична форме из отдельного документа справки.
Ограничение: если суммы требуется скорректировать вручную (например, добавить заработок, не отражённый в базе), удобнее создать отдельный документ справки — в нём таблица доступна для редактирования, а печать из увольнения берёт только расчётные данные.
Как проверить правильность заполнения
Автоматическое заполнение не гарантирует корректность, если учёт вёлся с нарушениями. Суммы в справке должны совпадать с базой по взносам на ВНиМ за соответствующие годы. Быстрый способ сверки — отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Проверка расчёта взносов» в разделе «Отчетность, справки».
Отдельно проверьте дни исключённых периодов: они должны соответствовать проведённым больничным, отпускам по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если отсутствия вводились не теми документами (например, просто отсутствием в табеле), дни в справку не попадут.
Как проверить результат
Совпадают с базой по взносам на ВНиМ за те же годы
Сумма меньше фактической — часть начислений не облагалась взносами или не проведена
Совпадают с количеством дней по больничным и декретным отпускам
Дни отсутствуют, хотя больничные были — документы введены другим видом
Заполнены все годы работы, есть подпись и реквизиты организации
Пустые годы или нет данных о страхователе
Частые ошибки и их причины
Самая распространённая проблема — пустая или неполная таблица справки. Причины: сотрудник принят в текущем году и данных за прошлые годы в базе нет (это нормально, справка заполняется только по данным вашей организации), либо начисления вводились документами, не формирующими базу по взносам.
Вторая типичная ситуация — перенос данных из другой программы. Если остатки по заработку прошлых лет загружались сводно, а не помесячно, справка может заполниться некорректно. В таком случае суммы в документе справки редактируются вручную по данным архива или справок предыдущего работодателя.
Если программа — не ЗУП
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отдельного документа для этой справки в типовой поставке может не быть — многое зависит от релиза. В актуальных версиях БП справка доступна из документа «Увольнение» через кнопку «Печать» либо через раздел «Зарплата и кадры». Если формы нет, справку оформляют в произвольной форме или выгружают данные из отчётов по взносам.
Если вы работаете в самописной или сильно доработанной конфигурации, расположение документа может отличаться. В этом случае используйте поиск по всем функциям: кнопка с лупой в правом верхнем углу, введите «справка о заработке» — программа покажет путь к документу в вашей конфигурации.
Как выбрать способ
Риски и ограничения
Ручная правка сумм в справке допустима только при наличии подтверждающих данных — расчётных листков, архивов, справок других работодателей. Произвольное завышение сумм ведёт к неправомерной выплате пособий и претензиям со стороны СФР.
Перед массовой выдачей справок (например, при ликвидации подразделения) сделайте копию базы и проверьте заполнение на нескольких сотрудниках с разными ситуациями: с больничными, с декретом, с работой неполный год. Это дешевле, чем исправлять ошибки задним числом.
Удобно хранить проведённые документы справок в базе, даже если печатали из увольнения: при повторном запросе сотрудника (справки часто теряют) вы восстановите документ за минуту, а не будете заново сверять суммы.
Что важно запомнить
Справка для расчёта пособий в 1С 8.3 ЗУП находится в разделе «Отчетность, справки» и печатается из документа «Увольнение». Перед выдачей сверьте суммы с базой по взносам и проверьте дни исключённых периодов — автозаполнение корректно только при правильно ведённом учёте.
Частые вопросы
Почему в справке пустые суммы, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего начисления вводились документами, которые не формируют базу по взносам на ВНиМ, или вид начисления настроен без обложения взносами. Проверьте отчёт «Анализ взносов в фонды» за нужный год: если там сумм тоже нет, проблема в настройке начислений, а не в справке.
Можно ли выдать справку действующему сотруднику?
Да. Создайте документ «Справка о заработке для расчета пособий» вручную через «Отчетность, справки», укажите сотрудника и заполните данные. Привязка к увольнению не обязательна.
За какие годы заполняется справка?
За два календарных года, предшествующих году увольнения (или запроса), и текущий год. Если сотрудник работал у вас меньше, справка содержит только фактические периоды работы в вашей организации — данные предыдущих работодателей вы не указываете.
Что делать, если сотрудник потерял справку?
Выдайте дубликат. Если документ справки сохранён в базе, распечатайте его повторно. Если печатали из увольнения без создания документа, создайте справку вручную и заполните по данным учёта.
Откуда берутся дни исключённых периодов?
Из проведённых документов «Больничный лист», «Отпуск» с видом «по беременности и родам» и «Отпуск по уходу за ребёнком». Если отсутствия оформлялись иначе, дни в справку не попадут — тогда их вносят в документ вручную по данным табеля и приказов.