Где в 1С 8.3 найти справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ в программах 1С 8.3 существует в двух вариантах: справка о доходах для сотрудника (выдаётся по его заявлению, например для банка или визы) и справка в составе годовой отчётности 6-НДФЛ, которую работодатель сдаёт в ИФНС в электронном виде. Находятся они в разных документах, и путаница между ними — самая частая причина вопроса «где же эта справка».

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» обе справки расположены в разделе «Отчетность, справки», в «1С:Бухгалтерии 8.3» — в разделе «Зарплата и кадры» или «Отчёты». Ниже разобраны точные пути для каждой конфигурации, порядок формирования, печати и выгрузки, а также ограничения и типичные ошибки.

Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (редакция 3.1) оба документа собраны в одном разделе. Откройте в главном меню раздел «Отчетность, справки» — в нём вы увидите подраздел «2-НДФЛ» или отдельные ссылки:

• «2-НДФЛ для сотрудника» — справка о доходах, которую работник получает на руки;
• «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» — реестр справок, входящих в годовую отчётность по форме 6-НДФЛ.

Если нужного пункта не видно, проверьте состав панелей навигации: в правом верхнем углу раздела нажмите кнопку настройки навигации (иконка с шестерёнкой или «Ещё») и добавьте нужные команды в видимую область. У пользователей с ограниченными правами (например, только у кадровика без прав расчётчика) пункты справок могут быть скрыты настройкой профилей доступа — тогда потребуется администратор или пользователь с полными правами.

Как сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника

Откройте «Отчетность, справки → 2-НДФЛ для сотрудника» и нажмите «Создать». В форме документа заполните поля:

1. Организация — если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, выберите нужную;
2. Год — налоговый период, за который формируется справка;
3. Сотрудник — выберите физическое лицо из справочника;
4. ИФНС — налоговая инспекция, по которой учитываются доходы (важно, если сотрудник работал в обособленных подразделениях);
5. Ставка — 13% (15%) для резидентов либо другая ставка, если доход облагался иначе.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт все доходы, удержанный и исчисленный налог за указанный год по данным учёта. Данные можно сверить с расчётными листками сотрудника или с отчётом «Анализ НДФЛ» (раздел «Отчетность, справки → Отчеты по НДФЛ»).

1. 1
   Откройте Отчетность, справки → 2-НДФЛ для сотрудника и нажмите Создать
2. 2
   Укажите организацию, год, сотрудника и ИФНС
3. 3
   Нажмите Заполнить и сверьте суммы с данными учёта
4. 4
   Нажмите Печать → Справка о доходах и суммах налога физического лица
5. 5
   Проверьте ФИО, ИНН, паспортные данные и подпишите справку у руководителя

Печать и выдача справки сотруднику

Кнопка «Печать» в документе предлагает актуальную форму справки о доходах и суммах налога физического лица (утверждается приказом ФНС, форма периодически обновляется — поэтому важно своевременно обновлять конфигурацию). Печатная форма выводится в стандартном табличном документе 1С, откуда её можно отправить на принтер или сохранить в PDF через «Файл → Сохранить».

Перед выдачей проверьте персональные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, серию и номер документа, удостоверяющего личность, статус налогового резидента. Эти сведения подтягиваются из карточки физического лица, и если там ошибка — она попадёт в справку. Исправлять данные нужно в справочнике «Физические лица», а не вручную в печатной форме, иначе при следующем формировании ошибка вернётся.

Справка выдаётся по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней. Подписывает её руководитель организации или уполномоченное лицо; печать организации на справке не обязательна, если её нет в уставе.

Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в ЗУП 3.1 предназначен для подготовки приложения № 1 к годовому расчёту 6-НДФЛ. Откройте журнал документов, нажмите «Создать», укажите организацию, год и ИФНС, затем нажмите «Заполнить» — программа сформирует список всех сотрудников, получавших доходы.

Из документа доступна выгрузка в электронном формате: кнопка «Выгрузить» формирует XML-файл по действующему формату ФНС. Если ваша 1С подключена к сервису «1С-Отчётность», отправить отчётность можно напрямую из программы без выгрузки файла — через раздел «Отчетность, справки → 1С-Отчетность».

Перед отправкой запустите проверку: в форме документа есть команда проверки данных, которая выявит незаполненные ИНН, отсутствующие адреса и другие ошибки, из-за которых файл может не пройти форматно-логический контроль в налоговой.

Где справка 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» (редакция 3.0) справка для сотрудника находится в разделе «Зарплата и кадры → 2-НДФЛ для сотрудника». Логика работы аналогична ЗУП: создайте документ, укажите сотрудника, год и ИФНС, нажмите «Заполнить», затем распечатайте.

Для отчётности в налоговую в Бухгалтерии используется путь «Отчёты → Регламентированные отчёты»: создайте отчёт «6-НДФЛ» за год — справки о доходах по каждому сотруднику автоматически заполнятся в приложении № 1. Отдельного документа «2-НДФЛ для ИФНС» в типовой Бухгалтерии нет, всё сдаётся в составе расчёта.

Сравнение вариантов

ЗУП 3.1 → 2-НДФЛ для сотрудника

Подходит для выдачи справки работнику на руки. Доступны печать и выбор ИФНС по обособленным подразделениям.

ЗУП 3.1 → 2-НДФЛ для передачи в ИФНС

Для годовой отчётности: формирует приложение к 6-НДФЛ и XML-файл для отправки.

Бухгалтерия 3.0 → Регламентированные отчёты

Для сдачи в налоговую: справки заполняются внутри отчёта 6-НДФЛ, отдельного документа нет.

Если данные в справке неверны или не заполняются

Самая частая ситуация — справка формируется пустой или с неполными суммами. Причины, как правило, такие: сотрудник в указанном году не имел доходов в выбранной организации, неверно выбрана ИФНС (доходы учтены по другому подразделению), либо документы начисления зарплаты проведены, но налоговый учёт не актуален из-за незакрытого месяца.

Проверьте учёт через отчёт «Анализ НДФЛ» (в ЗУП: «Отчетность, справки → Отчеты по НДФЛ»): если там суммы есть, а в справке нет — проблема в отборе по ИФНС или ставке налога. Если сумм нет и в анализе — смотрите, проведены ли документы «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомость…» за нужный период.

FAQ: частые вопросы о справке 2-НДФЛ в 1С 8.3

Почему в разделе нет пункта «2-НДФЛ для сотрудника»?

Скорее всего, команда скрыта в настройках навигации раздела или у пользователя недостаточно прав. Откройте настройку панели навигации в разделе «Отчетность, справки» и добавьте команду вручную. Если пункт не появляется даже у администратора — проверьте, что используется актуальная редакция конфигурации.

Можно ли сформировать справку за предыдущие годы?

Да, в поле «Год» документа выберите нужный налоговый период — программа подтянет данные учёта за него. Учтите, что печатная форма будет актуальной (текущей), а не той, что действовала в выбранном году; для официальных целей за прошлые периоды это обычно допустимо, но при сомнениях уточните требования принимающей стороны.

Как выгрузить справку в электронном виде для банка?

Сформируйте документ «2-НДФЛ для сотрудника», выведите печатную форму и сохраните её через «Файл → Сохранить» в формате PDF. Многие банки принимают справку в таком виде. Электронная подпись на справке, выдаваемой сотруднику, как правило, не требуется — достаточно подписи руководителя на бумажном экземпляре.

Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?

По содержанию суммы совпадают, но документ «для сотрудника» — это разовая справка по заявлению работника, а документ «для передачи в ИФНС» формирует приложение к годовому расчёту 6-НДФЛ по всем сотрудникам сразу и предназначен для сдачи в налоговую в электронном виде.

Справка вышла пустой, хотя зарплата начислялась. Что делать?

Проверьте три вещи: выбранную ИФНС (доходы могут быть учтены по другому подразделению), выбранную ставку налога и проведённость документов начисления и выплаты за год. Для диагностики откройте отчёт «Анализ НДФЛ» — он покажет, какие суммы вообще зарегистрированы в налоговом учёте по сотруднику.