Где в 1С 8.3 посмотреть отпуска сотрудников

Вопрос о том, где в 1С 8.3 посмотреть отпуска, возникает у кадровиков и бухгалтеров в двух типовых ситуациях: нужно проверить остаток неиспользованных дней конкретного сотрудника или посмотреть общий график отпусков по организации. В зависимости от конфигурации — «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) или «1С:Бухгалтерия 8.3» — путь к этим данным различается.

Полноценный учет отпусков ведется в ЗУП 3.1: там есть остатки отпусков, график отпусков, справка по отпускам сотрудника и аналитические отчеты. В Бухгалтерии 8.3 возможности ограничены — доступны в основном документы начисления отпускных и простой график. Ниже разобраны оба варианта с точными путями по меню.

Где посмотреть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.1

Самый быстрый способ узнать, сколько дней отпуска накопилось у работника, — отчет «Остатки отпусков». Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Остатки отпусков». В отчете укажите организацию, при необходимости отберите сотрудника или подразделение и нажмите «Сформировать».

Отчет показывает остаток по каждому виду отпуска (основной, дополнительный, за вредность и т.д.) на текущую дату или на выбранную дату. Есть вариант отчета «Остатки отпусков (кратко)» — он удобен для сводного просмотра по всем сотрудникам списком.

Если нужна детальная история — когда и сколько дней было заработано и использовано, — откройте справку. В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») нажмите ссылку «Отсутствия» или в форме сотрудника выберите печатную форму «Справка об отпусках». Также справка доступна из раздела «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Справка об отпусках сотрудника».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки»
2. 2
   Выберите отчет «Остатки отпусков»
3. 3
   Установите дату, организацию и отбор по сотруднику
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и сверьте остаток по видам отпусков
5. 5
   Для детализации откройте «Справку об отпусках сотрудника»

Как посмотреть график отпусков по организации

График отпусков (форма Т-7) в ЗУП 3.1 находится в разделе «Кадры» → «Графики отпусков». Здесь хранится плановый график на год, который утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Из документа доступна печатная форма Т-7.

Чтобы сравнить план с фактом, используйте отчет «График отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки». Он показывает запланированные даты, фактические отпуска, переносы и отклонения. Это удобно для контроля исполнения графика: сразу видно, кто не отгулял положенные дни в срок.

Где смотреть отпуска в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии 8.3 нет полноценного кадрового учета отпусков, но оформленные отпуска видны через документы. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска» (или «Все начисления»). Здесь отображаются документы «Отпуск» с датами, периодом и суммой начисленных отпускных.

Если в вашей Бухгалтерии включена функциональность отпусков, документ создается по кнопке «Создать» в этом же журнале. Учтите: Бухгалтерия не считает накопленные остатки дней отпуска — для этого нужен ЗУП или внешний учет. Если в журнале «Отпуска» пусто, а отпускные начислялись, возможно, использовался документ «Начисление зарплаты» с ручным вводом — проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления».

Где вести учет отпусков

1С:ЗУП 3.1

Полный учет: остатки, график Т-7, справки, аналитика. Подходит, если сотрудников больше нескольких человек.

1С:Бухгалтерия 8.3

Только документы начисления отпускных без расчета остатков. Достаточно для микропредприятий.

ЗУП + синхронизация с БП

Кадровый учет в ЗУП, проводки передаются в Бухгалтерию. Оптимально для средних организаций.

Отчеты и справки по отпускам: что выбрать под задачу

В ЗУП 3.1 в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки» собрано несколько форм под разные задачи. Краткая шпаргалка:

• «Остатки отпусков» — сколько дней накоплено на дату, по видам отпусков;
• «Справка об отпусках» — полная история заработанных и использованных дней по одному сотруднику;
• «График отпусков» — план и факт по организации;
• «Отпуска» (в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») — начисленные отпускные за период;
• «Анализ отсутствий» — все виды отсутствий, включая отпуска без сохранения.

Для расчета компенсации при увольнении остаток отпуска подставляется в документ «Увольнение» автоматически, но его стоит сверить со справкой об отпусках — особенно если сотрудник работал давно или были периоды без сохранения заработка.

Контрольные точки

Как проверить корректность остатка

Остаток в отчете против справки сотрудника

Норма

Значения совпадают

Тревожный признак

Расхождение — вероятно, есть непроведенные или сторнированные документы

Дата, на которую считается остаток

Норма

Установлена нужная дата в шапке отчета

Тревожный признак

Дата по умолчанию — остаток «на сегодня» может вводить в заблуждение

Наличие всех видов отпусков

Норма

Видны основной и дополнительные отпуска

Тревожный признак

Часть видов отсутствует — проверьте настройки видов отпусков в штатном расписании

Почему остаток отпуска не считается или считается неверно

Типичная причина «нулевого» остатка — отпуска вводились не специализированными документами, а вручную через начисление зарплаты. Регистры накопления прав отпусков заполняются только документами «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты», «Командировка» и кадровыми документами приема. Ручные корректировки начислений эти регистры не двигают.

Вторая частая ситуация — начальные остатки не введены при старте работы в программе. Если учет в ЗУП начали «с чистого листа», накопленные за прошлые годы дни нужно внести документом «Начальная штатная расстановка» или «Ввод начальных остатков отпусков» (в зависимости от релиза — через «Главное» → «Начальные остатки отпусков»).

Третья причина — неправильно настроенные виды отпусков в позиции штатного расписания: если у позиции не указано ежегодное количество дней, программа не накапливает права на отпуск.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть отпуска всех сотрудников одним списком?

Да. В ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Остатки отпусков» без отбора по сотруднику — отчет выведет остатки по всем работникам организации. Для плановых дат используйте отчет «График отпусков».

Где посмотреть, сколько дней отпуска положено при увольнении?

Сформируйте «Справку об отпусках сотрудника» на дату увольнения — она покажет остаток, подлежащий компенсации. Документ «Увольнение» рассчитывает компенсацию автоматически, но сумму дней стоит сверить со справкой.

Почему в отчете «Остатки отпусков» пусто?

Проверьте три вещи: установлена ли организация в шапке отчета, оформлялись ли отпуска документом «Отпуск» (а не вручную) и введены ли начальные остатки. Также убедитесь, что в позиции штатного расписания заполнено количество дней ежегодного отпуска.

Есть ли график отпусков в 1С:Бухгалтерии 8.3?

Полноценной формы Т-7 с учетом остатков в Бухгалтерии нет. Доступен только журнал документов «Отпуска» в разделе «Зарплата и кадры». Для ведения графика по нормам Трудового кодекса используется ЗУП 3.1.

Как распечатать справку об отпусках сотрудника?

Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники»), в форме нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка об отпусках». Либо сформируйте одноименный отчет из раздела «Кадры» → «Отчеты, справки» и отправьте на печать стандартной кнопкой.