Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится справка 182н и как её сформировать

Справка о сумме заработка за два календарных года (форма 182н, утверждена приказом Минтруда № 182н) нужна сотруднику при увольнении и по его запросу — для расчёта больничных и детских пособий у нового работодателя. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» и «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)» — в зависимости от того, выдаёте вы её своему сотруднику или регистрируете справку от предыдущего работодателя.

Быстрый путь для исходящей справки: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)». Входящая справка (от прошлого работодателя) создаётся в карточке сотрудника либо из документа «Больничный лист» — по ссылке «Изменить» рядом с данными о заработке. Ниже — подробные сценарии для обеих ситуаций.

Что такое справка 182н и когда она нужна в программе

Справка 182н содержит суммы выплат, облагаемых взносами на ВНиМ, за два календарных года, предшествующих году увольнения или году запроса, а также текущий год. Дополнительно указываются исключаемые периоды — дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы с сохранением среднего заработка без начисления взносов.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения вместе с остальными документами. Если сотрудник просит справку позже или ещё работает — срок выдачи три рабочих дня со дня подачи письменного заявления. Игнорировать запрос нельзя: задержка выдачи обязательных документов при увольнении влечёт риск претензий и штрафов.

Где находится исходящая справка 182н

Откройте раздел «Зарплата и кадры» и перейдите в журнал «Кадровые документы». Нажмите кнопку «Создать» — в выпадающем списке выберите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)». Если этого пункта нет, проверьте, что в настройках функциональности (раздел «Главное» → «Функциональность») включён учёт зарплаты и кадров.

Альтернативный путь — из карточки сотрудника: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника → ссылка «Оформить документ» или аналогичная команда в шапке формы, где среди доступных документов есть та же исходящая справка. Этот вариант удобен, когда вы уже работаете с конкретным человеком и оформляете ему пакет документов при увольнении.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату справки
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные суммы заработка по годам и дни исключаемых периодов
4. 4
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Справка о сумме заработка (182н)»
5. 5
   Подпишите справку у руководителя и при необходимости заверьте печатью

Как заполнить и проверить данные в справке

После выбора сотрудника программа сама подтягивает начисления, облагаемые взносами на ВНиМ, за нужные годы, а также количество календарных дней исключаемых периодов. Данные берутся из регистров учёта страховых взносов, поэтому корректность справки напрямую зависит от того, насколько полно велись начисления и отражались больничные и отпуска.

Если суммы пустые или заниженные, чаще всего причина в том, что за эти годы учёт в базе не вёлся (организация перешла в 1С позже) либо больничные оформлялись не специальными документами, а ручными операциями. В первом случае данные вводятся вручную на основании справок от предыдущего работодателя или архивных расчётных листков — отредактируйте суммы прямо в табличной части справки.

Перед печатью сверьте годовые суммы с предельными базами по взносам соответствующих лет: справка не должна содержать заработок выше лимита, действовавшего в каждом году. Программа обычно контролирует это при проведении, но при ручном вводе данных контроль ослабевает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с облагаемой взносами базой в учёте и не превышают предельные базы соответствующих лет

Тревожный признак

Суммы отличаются от учётных данных или превышают лимиты

Исключаемые периоды

Норма

Указаны дни больничных, декрета и отпуска по уходу за ребёнком с разбивкой по годам

Тревожный признак

Периоды отсутствуют, хотя сотрудник болел или был в декрете

Печатная форма

Норма

Заполнены все реквизиты организации, стоят подпись руководителя и печать при её наличии

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов, отсутствует подпись

Где регистрируется входящая справка от прошлого работодателя

Когда новый сотрудник приносит справку 182н от предыдущего работодателя, её нужно зарегистрировать, чтобы больничные рассчитывались с учётом этого заработка. Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Доход с предыдущего места работы» (в некоторых версиях — «Справки с предыдущих мест работы») — создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» и перенесите в него суммы и исключаемые дни из бумажного оригинала.

Второй способ — прямо из документа «Больничный лист»: на закладке «Оплата» рядом с полем среднего заработка есть ссылка для изменения данных о заработке, через которую добавляется та же входящая справка. Оба способа создают один и тот же документ, разница только в точке входа.

После проведения входящей справки пересчитайте уже начисленные пособия, если они были рассчитаны без учёта этих данных. Программа при повторном открытии больничного предложит обновить расчёт — соглашайтесь и проверьте итоговую сумму.

Печать, подписание и выдача справки

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе — выберите вариант «Справка о сумме заработка (182н)». Форма соответствует утверждённому бланку: шапка с реквизитами страхователя, персональные данные застрахованного лица, таблица заработка по годам и таблица исключаемых периодов.

Подписывает справку руководитель организации (или уполномоченное лицо, тогда нужна ссылка на доверенность). Печать ставится, если она используется организацией. Отсутствие печати у организации, отказавшейся от неё, не делает справку недействительной.

Выдайте сотруднику оригинал под подпись в ведомости или зафиксируйте выдачу иным способом. Копию справки и основание выдачи (заявление работника) целесообразно хранить в личном деле — это защитит организацию при спорах о сроках и факте выдачи.

Если пункта справки нет в меню

Отсутствие документа в списке «Создать» почти всегда связано с настройками функциональности. Проверьте «Главное» → «Функциональность»: на закладке «Зарплата и кадры» должны быть включены опции учёта зарплаты и кадров. После включения перезапустите журнал кадровых документов.

Вторая причина — права пользователя. Если вы работаете под ограниченной ролью без доступа к кадровым документам и зарплате, пункт справки будет скрыт. Обратитесь к администратору базы для расширения прав либо выполните операцию под профилем с полными правами на кадровый учёт.

Третья ситуация — сильно устаревший релиз конфигурации. Форма и состав реквизитов справки периодически обновляются, поэтому поддерживайте конфигурацию в актуальном состоянии: это гарантирует соответствие печатной формы действующему бланку и корректную работу автозаполнения.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно выдать справку увольняемому или работающему сотрудникуСоздайте «Справку о заработке для расчёта пособий (исходящая)» из журнала кадровых документов

Сотрудник принёс справку от прошлого работодателяЗарегистрируйте входящую справку в карточке сотрудника или из больничного листа

Суммы в исходящей справке пустыеПроверьте, вёлся ли учёт в базе за нужные годы; при необходимости введите данные вручную по подтверждающим документам

Пункт справки отсутствует в менюПроверьте функциональность учёта зарплаты и права пользователя

Частые вопросы

Можно ли сформировать справку 182н за прошлые годы, если учёт в 1С начался позже?

Да. Создайте исходящую справку и введите суммы заработка и исключаемые дни вручную на основании архивных данных — расчётных листков, справок предыдущей системы или отчётности по взносам. Автозаполнение работает только по данным, фактически присутствующим в базе.

Чем входящая справка отличается от исходящей в 1С?

Исходящая — это справка, которую ваша организация выдаёт сотруднику; она формируется из учётных данных и печатается на бланке 182н. Входящая — это регистрация в базе справки, полученной от предыдущего работодателя, чтобы учесть заработок при расчёте пособий. Это два разных документа с похожим названием.

Обязательно ли выдавать справку 182н при увольнении?

Справка выдаётся по запросу работника; при увольнении сотрудник вправе её запросить, и работодатель обязан выдать документ в день увольнения. По письменному заявлению уже уволившегося сотрудника — в течение трёх рабочих дней. Практика выдавать справку каждому увольняемому снижает риск претензий.

Что делать, если в справке не заполнились исключаемые периоды?

Проверьте, оформлялись ли больничные и отпуска по беременности и уходу за ребёнком штатными документами программы. Если периоды вводились ручными операциями или учёт начался позже, добавьте дни исключаемых периодов вручную в табличной части справки с разбивкой по годам.

Можно ли отправить справку 182н в электронном виде?

По запросу работника документ может быть направлен в электронном виде, если это предусмотрено порядком документооборота и подтверждено надлежащим образом. На практике чаще выдают бумажный оригинал с подписью; при электронной выдаче сохраняйте подтверждение получения.