Другое · 9 мин
Где в 1С ЗУП ввести справку с предыдущего места работы для больничного
Куда ввести справку о заработке с предыдущего места работы в 1С ЗУП для расчёта больничного: пошаговая инструкция, проверка результата, типичные ошибки.
Когда новый сотрудник заболевает в первые месяцы работы, для расчёта больничного нужен его заработок за два предшествующих календарных года. Если человек в этот период трудился у другого работодателя, данные берутся из справки о сумме заработка — формы, которую выдают при увольнении (ранее — форма 182н). В 1С:ЗУП эти сведения вводятся специальным документом, и от корректности ввода зависит сумма пособия.
Основная сложность у пользователей — найти нужный документ в интерфейсе и понять, как программа учтёт его при расчёте. В разных релизах ЗУП 3.1 расположение документа немного отличается, а ошибочный ввод приводит к заниженному или завышенному пособию и проблемам при проверке ФСС.
Какой документ в ЗУП отвечает за справку с предыдущего места работы
В 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 данные о заработке у других страхователей хранятся в документе «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Именно «входящая» — потому что в программе существует и исходящий документ, который ваша организация выдаёт увольняемому сотруднику. Путать их нельзя: входящая справка пополняет базу для расчёта пособий вашему работнику, исходящая — фиксирует данные для его следующего работодателя.
Документ находится в разделе «Зарплата». В типовом интерфейсе откройте: Зарплата → См. также → Справки для расчёта пособий. Если пункта нет на панели навигации, его можно добавить через настройку навигации раздела или найти документ через общий журнал: Зарплата → Все отчёты и документы по зарплате либо через поиск в меню «Главное меню → Все функции».
Пошаговый ввод справки о заработке
Создайте новый документ из журнала «Справки для расчёта пособий» кнопкой «Создать». Заполните шапку: организацию, сотрудника (подбор из справочника сотрудников вашей организации), дату и номер бумажной справки, наименование страхователя — прежнего работодателя — и, при наличии, его ИНН и регистрационный номер в ФСС.
Основная часть — таблица с годами и суммами. Для каждого календарного года, указанного в справке, добавьте строку и внесите сумму заработка, с которой начислялись взносы на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство). Если в справке указаны периоды исключения — дни отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, освобождения от работы с сохранением заработка без взносов, — их тоже нужно внести в соответствующую табличную часть, иначе расчёт среднего будет искажён.
- 1Откройте Зарплата → См. также → Справки для расчёта пособий
- 2Создайте документ и выберите сотрудника
- 3Укажите реквизиты бумажной справки и страхователя
- 4Внесите суммы заработка по годам и периоды исключений
- 5Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе
После заполнения проведите документ. Проводка не формирует бухгалтерских движений — она записывает сведения в регистры, из которых механизм расчёта пособий берёт данные о среднем заработке.
Как справка учитывается при расчёте больничного
При создании документа «Больничный лист» программа рассчитывает средний заработок за два календарных года, предшествующих году начала нетрудоспособности. В эту базу включаются начисления, зарегистрированные в вашей организации, плюс суммы из всех проведённых входящих справок, попадающих в расчётный период.
Проверить, что справка подтянулась, можно прямо в больничном: нажмите кнопку расшифровки среднего заработка (показ суммы среднего в шапке документа) или откройте печатную форму «Расчёт среднего заработка». В расшифровке заработок разбивается по годам, и суммы из справки видны отдельными строками с указанием страхователя.
Как проверить результат
Суммы по годам включают данные справки отдельной строкой
Отражается только заработок вашей организации
Сумма за год не превышает предельную базу по взносам за этот год
Программа обрезает сумму — проверьте, не введён ли заработок сверх лимита
Дни исключений совпадают с бумажной справкой
Периоды отсутствуют, средний дневной заработок занижен
Если справка принесена после расчёта больничного
Частая ситуация: пособие уже рассчитано и выплачено, а сотрудник позже приносит справку от прежнего работодателя. В этом случае введите документ справки обычным порядком, а затем пересчитайте пособие. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен документ «Перерасчёт пособия» либо исправление исходного больничного листа — в зависимости от того, закрыт ли расчётный период и выплачено ли пособие.
Если период ещё не закрыт, проще открыть больничный, нажать «Исправить» или просто пересчитать документ — средний заработок обновится с учётом справки. Если зарплата за месяц рассчитана и выплачена, используйте механизм исправления прошлого периода: программа создаст документ-исправление и доначислит разницу в текущем периоде.
Как выбрать действие
Предельные базы и контроль сумм
Заработок для расчёта пособий ограничен предельной величиной базы по взносам на ВНиМ за соответствующий год. Если в справке сумма больше лимита, программа при расчёте всё равно возьмёт не более предельной базы. Но вводить в документ нужно сумму, указанную в бумажной справке, — не «подрезайте» её вручную, иначе при смене методики или проверке получите расхождение с первичкой.
Обратная ошибка — внести в справку весь доход сотрудника, включая выплаты, на которые взносы не начислялись. В справку о заработке попадают только облагаемые взносами суммы, и вводить нужно именно то, что написано в документе от прежнего работодателя, без собственных корректировок.
Особые сценарии: совместители, несколько справок, электронные данные
Несколько прежних работодателей
Если в расчётных годах сотрудник работал у нескольких страхователей, введите отдельный документ справки для каждого из них. Программа суммирует заработок по всем справкам и вашей организации, контролируя общий лимит предельной базы за каждый год.
Внешний совместитель
Для внешнего совместителя пособие может назначаться по каждому месту работы или по одному — в зависимости от занятости в расчётных годах. Справки от других работодателей вводятся тем же документом; при этом по совместителю важно корректно указать в больничном вариант назначения пособия, иначе заработок учтётся не так, как ожидается.
Данные из электронного обмена
При подключённом обмене с ФСС (СЭДО) часть сведений может поступать автоматически. Перед ручным вводом убедитесь, что данные ещё не загружены, — иначе заработок задвоится. Признак задвоения — завышенный средний заработок и суммы, в два раза превышающие данные бумажной справки.
Если сотрудник не предоставил справку
Без справки пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Это законный расчёт: обязанность предоставить справку лежит на работнике. При этом работник вправе принести справку позже, и тогда пособие пересчитывается.
Альтернатива — запрос в ПФР (СФР) о сведениях о заработке по заявлению работника. В ЗУП такой запрос оформляется через механизм обмена с фондами; полученные данные используются для перерасчёта так же, как бумажная справка.
Что важно запомнить
Справка вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Зарплата». Суммы вносятся по годам вместе с периодами исключений. После ввода проверьте расшифровку среднего заработка в больничном, а при позднем предоставлении справки выполните перерасчёт пособия.
Частые вопросы
Где именно в ЗУП 3.1 находится документ для ввода справки?
Раздел «Зарплата», подраздел «См. также» → «Справки для расчёта пособий». Если пункта нет, добавьте его через «Настройка навигации» раздела или откройте через «Все функции».
Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Нет. Если весь расчётный период (два предшествующих года) сотрудник работал в вашей организации, заработок уже есть в базе, и справка не требуется.
Справка введена, но больничный её не видит. Что проверить?
Убедитесь, что документ проведён, выбран тот же сотрудник и та же организация, а годы в справке попадают в расчётный период больничного. Затем пересчитайте больничный лист.
Что делать, если работник принёс справку после выплаты пособия?
Введите справку и выполните перерасчёт: исправлением больничного листа для закрытого периода или документом перерасчёта пособия. Разница доначислится в текущем периоде.
Можно ли ввести сумму больше предельной базы по взносам?
Вводить нужно сумму из бумажной справки как есть. Программа сама ограничит её предельной величиной базы при расчёте среднего заработка.
Куда вводятся дни декрета и ухода за ребёнком из справки?
В ту же входящую справку — в табличную часть с периодами исключений. Эти дни уменьшают количество дней расчётного периода и повышают среднедневной заработок.