Где установить дату выплаты зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия

Дата выплаты зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия нужна не только для порядка: от неё зависит дата фактического получения дохода по НДФЛ, срок перечисления налога и корректность отчётности 6-НДФЛ. Если дата указана неверно или не заполнена вовсе, программа сформирует проводки и регистры с ошибками, которые всплывут при сдаче отчётности.

В конфигурации дата выплаты задаётся в двух местах: в настройках учётной политики организации (как плановая дата по умолчанию) и непосредственно в документах выплаты — ведомостях в банк, в кассу или через зарплатный проект. Ниже разберём оба уровня, а также особенности выплаты аванса и типичные ошибки.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0. В других конфигурациях (ЗУП, УНФ) расположение настроек отличается.

Зачем программе дата выплаты зарплаты

Дата выплаты влияет на три ключевых участка учёта. Во-первых, по ней определяется дата фактического получения дохода работником — для оплаты труда это последний день месяца начисления, но удержание НДФЛ привязывается именно к выплате. Во-вторых, от даты выплаты считается срок перечисления НДФЛ в бюджет. В-третьих, эти данные попадают в расчёт 6-НДФЛ и справки о доходах сотрудников.

Плановая дата из учётной политики работает как подсказка: при создании ведомости программа подставляет её автоматически. Если фактическая выплата прошла в другой день — например, из-за выходных или задержки банка, — дату в документе нужно изменить вручную, иначе регистры НДФЛ заполнятся некорректно.

Установка плановой даты в учётной политике

Плановая дата задаётся один раз для каждой организации в информационной базе. Если организаций несколько, настройку нужно повторить для каждой.

Порядок действий: откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «Учетная политика». Выберите нужную организацию, затем откройте вкладку «Зарплата и кадры». Здесь находятся поля «Дата выплаты зарплаты» и «Дата выплаты аванса» — укажите числа месяца, предусмотренные локальными документами организации, и сохраните настройку.

1. 1
   Откройте «Главное → Учетная политика»
2. 2
   Выберите организацию из списка
3. 3
   Перейдите на вкладку «Зарплата и кадры»
4. 4
   Заполните поля «Дата выплаты зарплаты» и «Дата выплаты аванса»
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте, что новая ведомость подставляет указанные даты

Обратите внимание: изменение учётной политики действует только на новые документы. Уже созданные и проведённые ведомости программа пересчитывать не будет — их даты при необходимости правятся вручную.

Дата в документах выплаты

Фактическая выплата оформляется документами из раздела «Зарплата и кадры → Ведомости» или «Зарплата и кадры → Все документы по зарплате». В зависимости от способа выплаты используется «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета».

В шапке каждой ведомости есть поле «Дата выплаты». Программа подставляет туда плановую дату из учётной политики, но значение доступно для редактирования. Если деньги выданы раньше или позже планового срока, установите реальную дату до проведения документа.

Дата документа ведомости и дата выплаты — не одно и то же. Дата документа определяет, в каком периоде отразится операция в учёте, а дата выплаты — момент получения дохода для целей НДФЛ. Убедитесь, что оба поля заполнены осмысленно: например, ведомость от 30-го числа с датой выплаты 5-го числа следующего месяца — нормальная ситуация для расчёта зарплаты за месяц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата выплаты в проведённой ведомости

Норма

Совпадает с датой списания по банку или выдачи из кассы

Тревожный признак

Дата подставлена по умолчанию и не совпадает с фактической

Отчёт «Анализ НДФЛ» или регистр удержанного налога

Норма

НДФЛ удержан в периоде фактической выплаты

Тревожный признак

Налог «висит» неудержанным или отражён в неверном периоде

Движения по расчётному счёту

Норма

Сумма ведомости закрыта банковской выпиской

Тревожный признак

Осталась задолженность по ведомости без оплаты

Выплата аванса: отдельная дата

Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс». Плановая дата аванса задаётся в той же вкладке «Зарплата и кадры» учётной политики — поле «Дата выплаты аванса».

Начисление аванса документом «Начисление зарплаты» в типовой Бухгалтерии не делается: выплата за первую половину месяца проводится ведомостью без начисления, а сумма либо считается как процент от оклада, либо вводится вручную. Поэтому именно дата ведомости на аванс определяет момент выплаты в учёте.

Если в учётной политике дата аванса не заполнена, программа при создании ведомости подставит текущую дату. Это частый источник расхождений: бухгалтер создаёт документ заранее, а выплата проходит позже.

Удобно выработать привычку: ведомость создаётся и проводится в день фактической выплаты, а не заранее. Тогда даты в документе, выписке банка и регистрах НДФЛ совпадают без дополнительных правок.

Выплата через зарплатный проект

При перечислении зарплаты на карты через зарплатный проект используется документ «Ведомость в банк» с указанием зарплатного проекта в шапке. Дата выплаты здесь должна соответствовать дню зачисления средств на карты сотрудников, а не дню отправки реестра в банк.

На практике реестр отправляется за один-два дня до зачисления. Если поставить в ведомости дату отправки, НДФЛ будет считаться удержанным раньше фактической выплаты, что приведёт к расхождениям с банковскими данными и потенциальным вопросам при проверке 6-НДФЛ.

Подтверждение зачисления от банка (выписка или файл обмена) — основание для окончательной даты. Если банк зачислил деньги частями или с задержкой, корректнее скорректировать дату в ведомости до проведения либо перепровести документ после уточнения.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — расхождение между датой ведомости и датой банковской выписки. Признак: в отчёте «Зарплата и кадры → Расчетные листки» или в анализе задолженности перед персоналом остаётся незакрытая сумма, хотя деньги сотрудники получили. Решение — найти ведомость, сверить её с выпиской и привести дату выплаты к фактической.

Вторая типичная ситуация — выплата в межрасчётный период: отпускные, увольнение, материальная помощь. Для таких выплат ведомость создаётся с соответствующим видом выплаты, и дату нужно ставить строго фактическую, поскольку для отпускных и увольнений сроки НДФЛ жёстко привязаны к дню выплаты.

Проверка корректности настройки

После установки дат полезно пройти контрольный цикл на одном месяце. Создайте начисление зарплаты, затем ведомость на выплату, проверьте автоматически подставленную дату и проведите документ. Далее сформируйте отчёт «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Анализ НДФЛ» (или аналогичный в вашей версии) и убедитесь, что удержание налога привязано к правильной дате выплаты.

Дополнительно сверьте обороты по счёту 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»: после проведения ведомости и банковской выписки сальдо по выплаченным суммам должно закрываться. Остаток на счёте после полной выплаты — сигнал искать расхождение в датах или суммах.

Частые вопросы

Где посмотреть, какая дата выплаты установлена сейчас?

Откройте «Главное → Учетная политика», выберите организацию и перейдите на вкладку «Зарплата и кадры». Там отображаются текущие значения дат выплаты зарплаты и аванса. Фактические даты по уже проведённым выплатам смотрите в журнале ведомостей.

Что делать, если зарплата выплачена раньше плановой даты?

В ведомости вручную измените поле «Дата выплаты» на фактическое число до проведения документа. Менять учётную политику ради разового случая не нужно — она задаёт только значение по умолчанию.

Нужно ли устанавливать дату выплаты, если зарплату считает другая программа?

Если расчёт ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, даты выплаты настраиваются в ЗУП. В Бухгалтерии в этом случае важно корректно отразить синхронизированные документы и не дублировать ведомости вручную.

Почему в 6-НДФЛ попадает неверная дата, хотя в ведомости всё правильно?

Проверьте дату документа «Начисление зарплаты» и порядок проведения: ведомость не должна быть проведена раньше начисления. Также убедитесь, что после правок ведомость была перепроведена — регистры обновляются только при проведении.

Можно ли выплачивать зарплату частями в разные дни?

Да, для этого создаётся несколько ведомостей на один месяц с разными датами выплаты — например, отдельно по подразделениям или по способам выплаты. Каждая ведомость закрывает свою часть задолженности, и НДФЛ учитывается по фактическим датам каждой из них.