Другое · 12 мин
Где устанавливается оклад в 1С: инструкция для ЗУП и Бухгалтерии
Где устанавливается оклад в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговые инструкции по приёму на работу, кадровому переводу, изменению оклада и проверке начислений.
Оклад в программах 1С не вводится в одном универсальном месте: он фиксируется в кадровых документах, которые назначают сотруднику плановое начисление. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это документы «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда», а в 1С:Бухгалтерии — кадровые документы приёма и перевода сотрудника. Размер оклада, введённый в таком документе, становится основой для ежемесячного расчёта зарплаты.
Частая ошибка бухгалтеров — попытка поменять оклад прямо в карточке сотрудника или в документе начисления зарплаты. В карточке сотрудника отображаются только действующие плановые начисления, редактировать их там нельзя: изменения вносятся исключительно документами, чтобы сохранялась история. Это важно для расчёта среднего заработка, отчётности и проверок.
Ниже разобрано, где именно устанавливается оклад в разных конфигурациях, как изменить его в середине года, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С:ЗУП устанавливается оклад при приёме сотрудника
При первичном трудоустройстве оклад задаётся в документе «Приём на работу». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы»), создайте новый документ и выберите сотрудника. На вкладке «Главное» заполняется дата приёма, подразделение и должность, а на вкладке «Оплата труда» добавляется начисление — например, «Оплата по окладу» — с указанием суммы.
Обратите внимание на поле «Оклад» рядом с начислением: именно сюда вводится месячный размер. Если используется штатное расписание, программа может подставить размер оклада из позиции штатного расписания автоматически — тогда достаточно выбрать позицию, и сумма заполнится сама. Ручное изменение подставленного значения возможно, но при утверждённом штатном расписании лучше сначала скорректировать его, чтобы не возникло расхождений.
После проведения документа начисление становится плановым: оно будет автоматически подтягиваться в документ «Начисление зарплаты и взносов» каждый месяц. Проверить, что оклад назначен, можно в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» или через отчёт «Штатные сотрудники».
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
- 2Заполните сотрудника, дату приёма, подразделение и должность.
- 3На вкладке «Оплата труда» добавьте начисление «Оплата по окладу» и укажите сумму.
- 4Проведите документ и проверьте назначение в карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания».
Как изменить оклад действующему сотруднику в ЗУП
Для изменения оклада уже работающего сотрудника существует специальный документ «Изменение оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» или «Кадры» → «Все кадровые документы» в зависимости от настроек). В документе указывается дата, с которой действует новый размер, и в табличной части перечисляются сотрудники с новыми значениями начислений.
Документ удобен тем, что позволяет изменить оклад сразу группе сотрудников — например, при индексации. Для массового повышения есть кнопка «Изменить» с возможностью увеличить суммы на процент или коэффициент. Если ведётся штатное расписание, вместо этого используется документ «Изменение штатного расписания», а изменение оплаты сотрудникам оформляется на его основании.
Альтернативный вариант — «Кадровый перевод», если вместе с окладом меняются должность, подразделение или график работы. На вкладке «Оплата труда» в переводе отметьте изменяемое начисление и введите новый размер. Не создавайте одновременно и перевод, и изменение оплаты на одну дату — это приведёт к дублированию назначений.
Какой документ выбрать
Где устанавливается оклад в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП, но логика та же. Оклад задаётся в документе «Приём на работу»: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Приёмы на работу»). В документе выбирается сотрудник, указывается дата приёма, должность, а в поле «Оклад» вводится сумма. После проведения программа будет использовать это значение при ежемесячном начислении зарплаты.
Для изменения оклада действующему сотруднику в Бухгалтерии создаётся документ «Кадровый перевод» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые переводы»). В нём устанавливается дата изменения и новый размер оклада. Отдельного документа «Изменение оплаты труда» в типовой Бухгалтерии нет, поэтому любое изменение оклада оформляется переводом, даже если должность и подразделение остаются прежними.
Учтите ограничение: в Бухгалтерии нет полноценного штатного расписания и истории изменений в том виде, к которому привыкли пользователи ЗУП. Если сотрудников много, оклады часто индексируются или требуется детальный кадровый учёт, Бухгалтерии может не хватать — это признак того, что расчёт зарплаты стоит вести в ЗУП с синхронизацией данных.
ЗУП или Бухгалтерия для установки оклада
Полный набор документов: приём, перевод, изменение оплаты, индексация, штатное расписание. Подходит при любом числе сотрудников и сложных системах оплаты.
Оклад задаётся только через приём и кадровый перевод. Достаточно для небольшой организации с простой окладной системой, но нет штатного расписания и массовой индексации.
Как проверить, что оклад установлен правильно
Первый способ — карточка сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» (в ЗУП) или посмотрите сведения об окладе в форме сотрудника (в Бухгалтерии). Там отображается действующее плановое начисление с размером и датой, с которой оно действует.
Второй способ — тестовое начисление. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, заполните его и проверьте строку сотрудника: сумма по окладу должна соответствовать установленному значению с учётом отработанного времени. Если сотрудник принят или оклад изменён в середине месяца, сумма будет рассчитана пропорционально отработанным дням — это норма, а не ошибка.
Третий способ — отчёты. В ЗУП удобны «Штатные сотрудники» и «Изменения оплаты труда» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»), они показывают действующие оклады и историю их изменений по организации. Расхождение между отчётом и ожидаемым значением почти всегда означает, что документ изменения не проведён или проведён не той датой.
Как проверить результат
Отображается «Оплата по окладу» с нужной суммой и корректной датой начала действия
Начисления нет, сумма старая или дата действия позже расчётного месяца
Строка оклада заполняется автоматически с правильной суммой за отработанное время
Строка пустая, нулевая или со старым окладом
Виден документ-основание с нужной датой и суммой
Изменение отсутствует — документ не проведён или создан в другой организации
Типичные ошибки при установке оклада
Самая распространённая ошибка — попытка исправить оклад вручную в документе «Начисление зарплаты и взносов». Такая правка действует только в текущем месяце: в следующем расчёте программа снова подставит старое плановое значение. Правильный путь — отменить ручную правку и оформить кадровый документ изменения оплаты.
Вторая ошибка — неверная дата документа. Если оклад должен действовать с 1-го числа, а документ проведён 15-м, программа рассчитает месяц по старому окладу или разобьёт его на два периода. Перед проведением сверяйте поле «Дата изменения» (или дату перевода) с приказом.
Третья группа ошибок связана со штатным расписанием: оклад меняют в документе по сотруднику, забыв обновить позицию штатки, либо наоборот. В результате отчёты по штатному расписанию расходятся с фактическими начислениями, а контроль соответствия при проведении документов выдаёт предупреждения. При включённом штатном расписании всегда начинайте изменение с него.
Изменение оклада задним числом: риски и порядок действий
Иногда приказ об изменении оклада поступает после того, как зарплата за период уже рассчитана и выплачена. В этом случае документ изменения оплаты всё равно вводится реальной датой приказа, но программа при следующем расчёте выполнит доначисление или удержание разницы. В ЗУП перерасчёты прошлых периодов отражаются отдельными строками и попадают в отчётность.
Будьте осторожны с уменьшением оклада задним числом: удержание излишне выплаченной зарплаты допускается только в строго ограниченных законом случаях, а счётная ошибка в программе к ним не относится. Прежде чем проводить документ с уменьшением за прошлый период, согласуйте порядок возврата с сотрудником и кадровой службой.
Если период уже закрыт отчётностью (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения), перерасчёт потребует уточнённых форм. Это трудоёмко, поэтому перед вводом документа задним числом оцените объём исправлений и при необходимости привлеките специалиста по зарплатному учёту.
Оклад и штатное расписание: как связаны
Если в настройках ЗУП включено ведение штатного расписания (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»), размер оклада хранится в позиции штатного расписания. При приёме или переводе сотрудника на позицию программа подставляет оклад из неё, а изменение оклада формально начинается с документа «Изменение штатного расписания».
После утверждения изменения штатки программа предложит оформить изменение оплаты сотрудникам, занимающим эти позиции. Если этот шаг пропустить, в штатном расписании будет новый оклад, а у людей — старый: расчёт пойдёт по старому значению, а отчётность по штатке покажет новое. Всегда проверяйте связку «позиция — сотрудник» после индексации.
Если штатное расписание не ведётся, оклад существует только в кадровых документах сотрудника. Это проще для небольших организаций, но лишает возможности контролировать вакансии, вилки окладов и соответствие фактических начислений утверждённой структуре.
Часто задаваемые вопросы
Почему в карточке сотрудника нельзя просто вписать новый оклад?
Карточка сотрудника только отображает действующие плановые начисления. История изменений оклада хранится в кадровых документах, и она нужна для расчёта среднего заработка, индексации и проверок. Поэтому любое изменение оформляется документом с датой начала действия.
Сотрудник принят в середине месяца — оклад в начислении меньше установленного. Это ошибка?
Нет. Программа рассчитывает оплату пропорционально отработанному времени по производственному календарю. Если сотрудник отработал неполный месяц, сумма по окладу будет меньше полного размера — это корректное поведение.
Как повысить оклады всем сотрудникам на один процент?
В ЗУП создайте один документ «Изменение оплаты труда», добавьте всех сотрудников и воспользуйтесь кнопкой изменения значений с указанием процента или коэффициента. При ведении штатного расписания сначала измените его, затем зарегистрируйте изменение оплаты на основании.
Изменил оклад документом, а в начислении зарплаты всё равно старая сумма. Что проверить?
Проверьте три вещи: проведён ли документ изменения, какая дата начала действия указана (она должна быть не позже расчётного месяца) и не создано ли второе изменение более поздней датой, которое «перекрывает» ваше. Также убедитесь, что документ оформлен в той же организации, что и начисление.
Можно ли установить оклад в 1С:Бухгалтерии без кадрового перевода?
Нет, в типовой Бухгалтерии изменение оклада оформляется только документом «Кадровый перевод» с новой суммой. Отдельного документа изменения оплаты там нет. Перевод при этом не обязан менять должность или подразделение — достаточно указать новый оклад и дату.
Чем отличается оклад от начисления «Оплата по окладу»?
«Оплата по окладу» — это вид расчёта (начисление) в программе, а оклад — его денежный размер, заданный сотруднику кадровым документом. Одному и тому же начислению у разных сотрудников соответствуют разные суммы.
Что важно запомнить
Оклад в 1С устанавливается только кадровыми документами: приёмом на работу, кадровым переводом или изменением оплаты труда. Проверяйте результат через карточку сотрудника и пробное начисление, при штатном расписании начинайте изменения с него, а правки задним числом вносите только после оценки перерасчётов и отчётности.