Где штатное расписание в 1С:Предприятие и как с ним работать

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) находится в разделе «Кадры» — пункт «Штатное расписание». Если в вашем меню такого пункта нет, значит механизм ведения штатного расписания отключён в настройках программы, и его нужно сначала включить: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → флажок «Ведётся штатное расписание». Без включения этой настройки документы приёма на работу и кадрового перевода не будут запрашивать позицию штатного расписания.

Важно понимать: штатное расписание в ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм, который хранит позиции (сочетание подразделения и должности), оклады, надбавки, количество ставок и историю изменений. От него зависят кадровые приказы, начисления зарплаты, отчёты по ФОТ и контроль соответствия сотрудников занятым ставкам. Поэтому правильная настройка этого раздела критична для всего кадрового учёта.

Ниже разберём, где именно искать штатное расписание в разных конфигурациях 1С, как включить механизм, как создать и изменить позиции, какие отчёты доступны и какие ошибки чаще всего мешают работе.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) основной путь такой: откройте раздел «Кадры» в панели разделов слева, затем в списке документов и справочников найдите ссылку «Штатное расписание». По этой ссылке открывается список позиций штатного расписания сгруппированный по подразделениям, с указанием должности, количества ставок, оклада и занятых/свободных ставок.

Из этой же формы доступны связанные функции: кнопка «Создать» добавляет новую позицию, кнопка «Изменить» открывает документ изменения штатного расписания, а через «Печать» можно вывести унифицированную форму Т-3 или произвольный список позиций. Если у вас настроено несколько организаций, проверьте, что в шапке формы выбрана нужная организация — позиции ведутся раздельно по каждой.

Дополнительно список позиций можно открыть из карточки подразделения (справочник «Подразделения») — там есть переход к штатному расписанию по этому подразделению. Это удобно, когда нужно проверить ставки конкретного отдела.

Что делать, если пункта «Штатное расписание» нет в меню

Отсутствие пункта в меню почти всегда означает, что ведение штатного расписания выключено в функциональности программы. Чтобы включить механизм, перейдите в раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флажок «Ведётся штатное расписание». После этого станут доступны дополнительные опции: история изменений штатного расписания и ведение «вилок» окладов.

Рекомендуется сразу включить флажок «Ведётся история изменений штатного расписания». Без истории все правки выполняются прямым редактированием позиции, и восстановить, какой оклад действовал месяц назад, будет невозможно. С историей каждое изменение оформляется документом «Изменение штатного расписания» с указанием даты вступления в силу — это соответствует реальной практике кадрового делопроизводства.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт»
2. 2
   Установите флажок «Ведётся штатное расписание»
3. 3
   Включите «Ведётся история изменений штатного расписания»
4. 4
   При необходимости включите «Используются вилки ставок» и разряды/категории
5. 5
   Сохраните настройки и проверьте появление пункта в разделе «Кадры»

Обратите внимание: включение механизма в уже работающей базе не создаёт позиции автоматически. Существующие сотрудники, принятые без штатного расписания, останутся «вне позиций», и их нужно будет привязать к созданным позициям через документы «Кадровый перевод» либо обработкой начального заполнения. Планируйте этот переход заранее, особенно если сотрудников много.

Как создать позицию штатного расписания

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В карточке позиции заполните подразделение, должность, количество ставок и дату утверждения. Позиция — это именно связка «подразделение + должность»: если бухгалтеры есть в двух отделах, это будут две отдельные позиции штатного расписания.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (тарифную ставку) и постоянные надбавки. Размер можно задать фиксированным числом или вилкой «от–до», если эта опция включена в настройках. Значения начислений из позиции автоматически подставляются в приказ о приёме сотрудника на эту позицию — это главное практическое удобство механизма.

На вкладке «Дополнительно» при необходимости заполняются условия труда, график работы, характер выполняемых работ. После заполнения нажмите «Провести и закрыть» (или «Утвердить»). Новая позиция появится в списке и станет доступна для выбора в кадровых документах с даты её утверждения.

Как изменить штатное расписание и закрыть позицию

При включённой истории изменений любые правки — изменение оклада, количества ставок, состава надбавок — оформляются документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»). В документе выберите позиции, укажите новые значения и дату, с которой они действуют. Старые значения сохранятся в истории и будут доступны для отчётов за прошлые периоды.

Для закрытия (сокращения) позиции используется тот же документ изменения: установите количество ставок равным нулю или воспользуйтесь специальным документом «Изменение штатного расписания» с признаком закрытия позиции. Закрытая позиция перестаёт отображаться в актуальном списке, но остаётся в истории. Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет работающих сотрудников — иначе сначала оформите их перевод или увольнение.

Где взять печатную форму Т-3 и отчёты по штатному расписанию

Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания: «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Программа выведет форму на указанную дату с окладами, надбавками, количеством ставок и примечаниями. Если нужна форма на прошлую дату — укажите её в параметрах, данные подтянутся из истории изменений.

Помимо Т-3, в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» доступны аналитические отчёты: «Штатная расстановка» (кто занимает какие позиции), «Остатки отпусков» и специализированный отчёт «Соответствие штатному расписанию», который показывает свободные и занятые ставки. Отчёт «Штатное расписание (расшифровка)» помогает сверить запланированный ФОТ по позициям с фактическими начислениями сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Список позиций в разделе «Кадры»

Норма

Позиции сгруппированы по подразделениям, указаны ставки и оклады

Тревожный признак

Список пуст при включённом механизме — позиции не созданы

Приказ о приёме на работу

Норма

Поле «Позиция штатного расписания» заполняется, оклад подставляется автоматически

Тревожный признак

Позиция не выбирается — проверьте дату утверждения позиции

Печатная форма Т-3

Норма

Формируется на текущую и прошлую даты с корректными окладами

Тревожный признак

Пустая форма или устаревшие данные — не ведётся история изменений

Штатное расписание в других конфигурациях 1С

Механизм полноценного штатного расписания есть не во всех программах 1С. В «1С:Бухгалтерии предприятия» отдельного справочника штатного расписания нет: кадровые документы в ней ограничены приёмом, переводом и увольнением, а печатную форму Т-3 приходится готовить внешними средствами или через дополнительные отчёты и обработки. Если штатное расписание нужно для расчёта зарплаты и контроля ставок, правильный инструмент — именно ЗУП.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP Управление предприятием» кадровый блок унаследован от ЗУП, поэтому путь аналогичный: раздел «Кадры» (или «Зарплата и кадры») → «Штатное расписание». Логика включения через настройки кадрового учёта также совпадает.

Где вести штатное расписание

1С:ЗУП 3.1

Полноценный механизм: позиции, история, Т-3, контроль ставок. Рекомендуемый вариант

1С:ERP / КА

Тот же механизм, что в ЗУП, внутри комплексной системы. Подходит, если учёт уже ведётся там

1С:Бухгалтерия

Штатного расписания нет, только простые кадровые приказы. Для Т-3 нужны внешние средства

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Ещё одна частая проблема — расхождение между начислениями в позиции и фактическими начислениями сотрудника после кадровых переводов. Если сотруднику вручную изменили оклад в приказе, а позицию не обновили, отчёт по соответствию покажет разницу. Правильный порядок: сначала изменение штатного расписания, затем кадровый перевод сотрудника, который подтянет новые значения.

При массовом переходе на ведение штатного расписания в действующей базе используйте типовые обработки начального заполнения или создавайте позиции аккуратно по подразделениям, сверяя количество ставок с фактической численностью. После заполнения обязательно сверьте отчёт «Соответствие штатному расписанию» с реальным списочным составом.

Частые вопросы

Почему в приказе о приёме не выбирается позиция штатного расписания?

Чаще всего дата приёма раньше даты утверждения позиции или позиция относится к другой организации. Проверьте дату утверждения в карточке позиции и организацию в шапке документа.

Можно ли вести штатное расписание без истории изменений?

Технически да, но не рекомендуется: без истории невозможно сформировать Т-3 на прошлую дату и отследить, какие оклады действовали ранее. Включите историю при первой настройке.

Как посмотреть свободные ставки?

Используйте отчёт «Соответствие штатному расписанию» или «Штатная расстановка» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». В них видно количество ставок по позиции и число занятых ставок.

Что делать, если сотрудники приняты без штатного расписания?

Создайте нужные позиции, затем оформите кадровые переводы сотрудников на эти позиции той же датой или текущей. После этого сверьте отчёт о соответствии штатному расписанию.

Есть ли штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Полноценного механизма нет — только простые кадровые документы. Для ведения штатного расписания и формы Т-3 используйте 1С:ЗУП или комплексные конфигурации.

Как изменить оклад по позиции с определённой даты?

Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите позицию, новый размер начисления и дату вступления в силу. Затем оформите кадровые переводы сотрудников, чтобы новые значения применились к их начислениям.