Где регистрируется трудовая деятельность в 1С 8.3 ЗУП

Регистрация трудовой деятельности сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 начинается с кадрового документа «Приём на работу». Именно этот документ создаёт запись о трудовых отношениях, определяет дату начала работы, должность, график и условия оплаты. Без него программа не сможет начислять зарплату, вести кадровый учёт и формировать отчётность по сотруднику.

Начиная с перехода на электронные трудовые книжки, приём на работу дополнительно порождает сведения о кадровом мероприятии, которые передаются в Социальный фонд России (СФР) отчётом ЕФС-1. Поэтому корректное оформление приёма в ЗУП — это не только внутренний учёт, но и обязательная регистрация трудовой деятельности работника в государственной системе.

Ниже разобрано, где именно находятся нужные документы и настройки, как оформить приём шаг за шагом, как проверить, что трудовая деятельность зарегистрирована, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ приёма на работу

Основной путь к регистрации трудовой деятельности: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» и выберите «Приём на работу». Если принимаете сразу нескольких сотрудников, доступен вариант «Приём на работу списком», где каждая строка табличной части — отдельный работник.

Альтернативный вход — через карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники», создайте новый элемент справочника, заполните ФИО и личные данные, а затем по ссылке «Оформить документ» выберите приём на работу. Программа подставит сотрудника в документ автоматически.

Если в журнале «Приёмы, переводы, увольнения» нет кнопки создания, проверьте права пользователя: нужна роль, позволяющая добавление кадровых документов (кадровик или старший кадровик). Также убедитесь, что в настройках функциональности включён кадровый учёт.

Что нужно подготовить перед оформлением приёма

Прежде чем регистрировать трудовую деятельность, убедитесь, что в программе заполнены базовые данные. Во-первых, в справочнике «Организации» должны быть указаны реквизиты работодателя, включая регистрационный номер в СФР — он используется при формировании ЕФС-1. Во-вторых, в штатном расписании (если оно ведётся) должна существовать позиция с нужной должностью и подразделением.

Также потребуются: график работы сотрудника (справочник «Графики работы сотрудников»), виды начислений для оплаты труда (оклад, тарифная ставка) и личные данные работника — СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес. Проверить и дополнить их можно в карточке физического лица.

Проверьте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Там задаётся, ведётся ли штатное расписание, используются ли тарифные сетки и другие параметры, влияющие на состав полей документа приёма.

Пошаговое оформление приёма на работу

Откройте новый документ «Приём на работу» и последовательно заполните поля. Дата документа — это дата приказа; поле «Дата приёма» — фактическое начало трудовых отношений, именно оно попадёт в сведения о трудовой деятельности. Эти даты могут различаться, и важно не перепутать их местами.

Укажите организацию, сотрудника, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы и количество ставок. На вкладке «Оплата труда» задайте основное начисление и его размер. Если заключается срочный договор, отметьте это и укажите срок и основание — от вида договора зависят дальнейшие кадровые события.

После заполнения нажмите «Провести». Программа создаст запись в регистрах кадрового учёта и сформирует сведения о кадровом мероприятии «Приём» для электронной трудовой книжки. По кнопке «Печать» доступны приказ по форме Т-1 и трудовой договор, если шаблон настроен.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   Заполните дату приёма, организацию, сотрудника, подразделение, должность и график работы
3. 3
   На вкладке «Оплата труда» укажите начисление и размер оплаты
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 при необходимости
5. 5
   Проверьте, что мероприятие «Приём» появилось в отчёте ЕФС-1 за соответствующий период

Как сведения о приёме попадают в электронную трудовую книжку

Регистрация трудовой деятельности завершается передачей сведений в СФР. В ЗУП 8.3 за это отвечает отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1): раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо «Отчётность и справки» → «ЕФС-1». Кадровое мероприятие «Приём» включается в отчёт автоматически на основании проведённого документа.

Срок подачи сведений о приёме — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Нарушение срока грозит штрафом за несвоевременное представление сведений о трудовой деятельности, поэтому документ в программе следует проводить в день оформления приказа, а не задним числом в конце месяца.

Перед отправкой откройте ЕФС-1 и проверьте, что сотрудник присутствует в подразделе 1.1 с видом мероприятия «Приём», корректной датой и наименованием должности. Если сотрудника в отчёте нет — чаще всего документ не проведён, не заполнен СНИЛС или в карточке организации не указан регистрационный номер СФР.

Как проверить, что трудовая деятельность зарегистрирована

Внутренний контроль начинается с карточки сотрудника: откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Трудовой договор» или посмотрите текущее место работы. Там должны отображаться дата приёма, должность и подразделение. Также полезен отчёт «Штатные сотрудники» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») — принятый сотрудник появится в нём с даты приёма.

Для проверки регистрации в государственной системе убедитесь, что ЕФС-1 принят СФР без ошибок: в журнале 1С-Отчётности у отправленного отчёта должен быть положительный статус. Отрицательный протокол означает, что сведения не зарегистрированы и требуют исправления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Указаны дата приёма, должность, подразделение, график

Тревожный признак

Поле места работы пустое или показана старая организация

Отчёт ЕФС-1, подраздел 1.1

Норма

Мероприятие «Приём» с верной датой и СНИЛС

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или дата не совпадает с приказом

Статус отправки в 1С-Отчётности

Норма

Отчёт принят, протокол положительный

Тревожный признак

Ошибки в протоколе или отчёт не отправлялся

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник доступен в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается — приём не проведён

Частые ошибки при регистрации трудовой деятельности

Самая распространённая ошибка — создание сотрудника в справочнике без оформления документа приёма. Внешне карточка выглядит заполненной, но кадрового события нет: зарплата не начисляется, сведения в СФР не формируются. Признак проблемы — сотрудника нельзя выбрать в документах начисления.

Вторая типичная ситуация — дубли физических лиц. Если при приёме создать новое физлицо вместо выбора существующего, трудовая деятельность «раздвоится», а отчётность по СНИЛС может уйти с ошибками. Перед созданием нового элемента всегда ищите человека по СНИЛС в справочнике «Физические лица» и объединяйте дубли штатной обработкой.

Третья группа ошибок — неверные даты: дата приёма в документе не совпадает с датой приказа, либо документ проведён позже фактического начала работы. Это приводит к расхождениям в стаже, среднем заработке и сведениях ЕФС-1. Исправляется такая ситуация отменой проведения документа и его перепроведением с корректными данными, а уже отправленные сведения — корректирующим отчётом.

Особые сценарии: совместители, ГПХ и исправления

Приём внешнего совместителя оформляется тем же документом «Приём на работу», но в поле «Вид занятости» указывается «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» под тем же физическим лицом — объединять его с основным местом работы нельзя.

Работники по договорам ГПХ не являются трудовыми отношениями, но сведения о них также передаются в СФР. Для них используются документы «Договор (работы, услуги)» и «Договор (авторский)» из раздела «Кадры», а в ЕФС-1 отражаются начало и окончание договора ГПХ.

Если приём оформлен ошибочно

Отменить неверный приём можно документом «Приём на работу» с признаком отмены либо пометкой документа на удаление, если сведения ещё не уходили в СФР. Если отчёт уже принят фондом, потребуется подача ЕФС-1 с мероприятием «Отмена» — такая возможность предусмотрена в форме отчёта.

Перед массовым приёмом сотрудников удобно сначала оформить одного работника, отправить ЕФС-1 и дождаться положительного протокола. Так вы проверите корректность настроек организации и обмена с СФР на одном примере, а не будете исправлять десятки ошибочных сведений.

FAQ

Можно ли зарегистрировать трудовую деятельность без штатного расписания?

Да. Если в настройках учётной политики штатное расписание отключено, в документе «Приём на работу» вместо позиции указываются напрямую подразделение, должность и размер оплаты. Состав сведений для ЕФС-1 от этого не меняется.

Почему сотрудник не попадает в отчёт ЕФС-1?

Проверьте три вещи: проведён ли документ «Приём на работу», заполнен ли СНИЛС в карточке физического лица и указан ли регистрационный номер СФР в данных организации. Также убедитесь, что формируете отчёт за период, в который попадает дата приёма.

Чем отличается дата документа от даты приёма?

Дата документа — это дата приказа о приёме. Дата приёма — фактическое начало трудовых отношений, именно она передаётся в сведения о трудовой деятельности и влияет на расчёт стажа и среднего заработка. Они могут не совпадать, например, когда приказ издан заранее.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при приёме совместителя?

Да. Сведения о приёме передаются по каждому трудовому договору, включая внешнее и внутреннее совместительство. Для внутреннего совместителя мероприятие «Приём» формируется по отдельному элементу справочника «Сотрудники».

Как исправить ошибочно отправленные сведения о приёме?

Сначала исправьте данные в ЗУП: отмените проведение документа, внесите корректные значения и проведите заново. Затем сформируйте ЕФС-1 с отменой ошибочного мероприятия и подачей корректных сведений. Просто удалить документ после принятия отчёта фондом недостаточно.