Другое · 9 мин
Где расчетный лист в 1С ЗУП и как его вывести
Где находится расчетный лист в 1С ЗУП 3.1: разделы «Зарплата» и «Отчеты», настройка состава листа, печать по сотруднику и по подразделению, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Расчетный лист в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формируется как отчет, а не как документ, поэтому его не нужно искать среди начислений или ведомостей. В типовой конфигурации ЗУП 3.1 он доступен сразу в нескольких местах: из раздела «Зарплата», из общего списка отчетов по зарплате и из карточки сотрудника. Все варианты ведут к одной и той же форме, различается только удобство входа.
Расчетный лист показывает работнику состав начислений, удержаний, выплат и долгов за месяц. Работодатель обязан извещать сотрудника о составных частях зарплаты, поэтому умение быстро сформировать и распечатать лист — базовая операция для расчетчика. Ниже разобраны все способы найти отчет, настроить его состав и разослать листы сотрудникам.
Где находится расчетный лист в интерфейсе ЗУП 3.1
Основной путь: откройте раздел «Зарплата» и в блоке «Отчеты по зарплате» выберите пункт «Расчетный лист». Если блок отчетов свернут, нажмите на ссылку «Отчеты по зарплате», чтобы развернуть полный список — расчетный лист обычно стоит в начале.
Второй вход — через раздел «Отчеты, справки». Там отчеты сгруппированы по назначению, и расчетный лист находится в группе отчетов по зарплате. Этот путь удобен, если вы работаете одновременно с несколькими отчетами и справками.
Третий способ — из карточки сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выделите нужного работника и через кнопку «Печать» или команду «Расчетный лист» сформируйте отчет сразу с отбором по этому человеку. Это самый быстрый вариант, когда лист нужен по одному сотруднику.
Как сформировать расчетный лист за месяц
Открыв отчет, укажите месяц и год в поле периода. По умолчанию формируется лист по всей организации за текущий расчетный месяц. Если нужен конкретный сотрудник или подразделение, заполните соответствующие поля отбора в шапке отчета — в типовом варианте доступны отборы по сотруднику, подразделению и организации (при ведении учета по нескольким юрлицам).
Нажмите кнопку «Сформировать». Программа построит табличный документ, где по каждому сотруднику выводятся: начисления по видам расчета, удержания, НДФЛ, выплаченные суммы, сальдо на начало и конец месяца. Если по сотруднику есть несколько мест работы или совместительство, данные группируются соответствующим образом.
Для печати используйте стандартную кнопку печати табличного документа или сочетание Ctrl+P. Перед печатью проверьте масштаб и ориентацию страницы: при большом числе видов расчета лист может не помещаться по ширине, тогда помогает альбомная ориентация или уменьшение масштаба.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный лист»
- 2Укажите месяц и год расчета
- 3При необходимости задайте отбор по сотруднику или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
- 5Распечатайте документ или сохраните его в PDF через «Файл» → «Сохранить»
Настройка состава и вариантов отчета
Расчетный лист построен на системе компоновки данных, поэтому его состав можно менять без доработки конфигурации. Нажмите «Еще» → «Изменить вариант отчета» (или «Настройки» в шапке формы, в зависимости от версии) — откроется окно с закладками «Отборы», «Поля», «Группировки».
Типовые практические настройки: добавить в отбор конкретное подразделение, вывести дополнительные поля (например, табельный номер или должность), отключить вывод нулевых строк. Если в организации принят собственный макет расчетного листа, сохраните настроенный вариант через «Еще» → «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать его заново каждый месяц.
Учтите ограничение: состав показателей (какие начисления попадают в лист) определяется видами расчета в плане видов расчета, а не настройками самого отчета. Если какая-то выплата не отображается, проверьте, проведен ли документ, которым она начислена, и попадает ли месяц в период расчета.
Расчетные листы по подразделению и массовая рассылка
Когда листы нужны всем сотрудникам, формируйте отчет без отбора по сотруднику — программа выведет листы подряд, по одному на работника, с разрывом страниц. Для печати по отделам задайте отбор по подразделению и формируйте отдельно по каждому — так проще раздавать бумажные листы руководителям.
Для электронной выдачи в ЗУП предусмотрена рассылка расчетных листов на email сотрудников. Функциональность включается в настройках учетной записи электронной почты и разделе обмена с сотрудниками; адреса берутся из контактной информации физических лиц. Перед массовой отправкой обязательно сделайте тестовую рассылку на один адрес и проверьте, что вложение открывается и содержит данные только нужного человека.
Расчетный лист в личном кабинете сотрудника
Если в организации используется сервис 1С:Кабинет сотрудника, расчетные листы публикуются туда автоматически после расчета зарплаты, и сотрудник смотрит их самостоятельно с телефона или компьютера. В этом случае расчетчику не нужно ничего печатать — достаточно контролировать, что публикация прошла без ошибок.
Публикация выполняется из раздела обмена с кабинетами сотрудников. Если у части работников лист не отображается, проверьте, что у них заведен личный кабинет, физическое лицо сопоставлено с учетной записью сервиса, а расчет за месяц проведен и выплата отражена.
Способы выдать расчетный лист
Подходит для небольших коллективов и бумажного документооборота; требует ручной раздачи и контроля конфиденциальности
Быстро при большом штате, но нужны актуальные адреса сотрудников и настроенная учетная запись почты
Самый удобный для сотрудников вариант без участия расчетчика; требует подключения сервиса и сопоставления физлиц
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ситуация — расчетный лист пустой или не хватает сотрудников. Причины: зарплата за месяц еще не рассчитана (документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведен), выбран неверный месяц, либо стоит отбор, который отсекает часть данных. Проверьте период и снимите лишние отборы через «Еще» → «Изменить вариант отчета».
Вторая типичная проблема — суммы в листе не совпадают с ведомостью на выплату. Обычно дело в том, что выплата прошла другим месяцем (например, аванс относится к первой половине, а окончательный расчет — к следующему документу), либо есть непроведенные ведомости. Сверяйте расчетный лист с отчетом «Анализ зарплаты по сотрудникам» за тот же период.
Как проверить корректность сформированного листа
Перед выдачей сверьте ключевые суммы: итог начислено должен совпадать с данными документа расчета, сумма НДФЛ — с регистрами налогового учета, а «к выплате» — с ведомостями за месяц. Расхождения почти всегда означают непроведенный документ или ручную правку, сделанную после расчета.
Дополнительный контроль — сформировать отчет «Расчетный лист» и «Расчетная ведомость» за один и тот же месяц и сравнить итоги по организации. Совпадение итоговых сумм подтверждает, что отчет работает корректно и данные в базе согласованы.
Как проверить результат
Совпадает с суммой документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
Расхождение — есть непроведенные или измененные после расчета документы
В листе все работники, у которых были начисления в месяце
Кого-то нет — проверьте отборы и факт начисления
Совпадает с итогом ведомостей на выплату
Разница — проверьте даты ведомостей и долги на начало месяца
Что важно запомнить
Расчетный лист в ЗУП 3.1 — это отчет из раздела «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Формируйте его после проведения расчета зарплаты, контролируйте отборы и сверяйте итоги с ведомостями. Для массовой выдачи используйте рассылку или кабинет сотрудника, соблюдая конфиденциальность персональных данных.
Частые вопросы
Почему расчетный лист формируется пустым?
Чаще всего зарплата за выбранный месяц еще не рассчитана: документ «Начисление зарплаты и взносов» отсутствует или не проведен. Также проверьте период в шапке отчета и снимите лишние отборы — сохраненный вариант отчета мог запомнить старый фильтр по сотруднику или подразделению.
Можно ли сформировать расчетный лист сразу по всем сотрудникам?
Да. Оставьте поля отбора пустыми и нажмите «Сформировать» — отчет выведет листы по всем сотрудникам с начислениями за месяц, каждый лист с новой страницы. Для печати по отделам удобнее задавать отбор по подразделению и формировать отдельно.
Как сохранить расчетный лист в PDF?
Сформируйте отчет, затем через меню «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») выберите формат PDF. Также можно воспользоваться стандартной печатью с выбором виртуального PDF-принтера.
Что делать, если в листе не отображается какая-то выплата?
Проверьте, каким документом начислена выплата и проведен ли он. Отчет берет данные из регистров расчета, поэтому непроведенные или отмененные документы в него не попадают. Если документ проведен, убедитесь, что выплата относится к выбранному расчетному месяцу.
Где в ЗУП настроить рассылку листов на почту сотрудникам?
Настройка выполняется в разделе администрирования: нужно указать учетную запись электронной почты организации и заполнить адреса в контактной информации физических лиц. После этого доступна команда рассылки расчетных листов. Перед первой отправкой сделайте тест на одном адресе.
Можно ли изменить внешний вид расчетного листа?
Да, через «Еще» → «Изменить вариант отчета» доступны настройки полей, отборов и группировок; готовый вариант сохраняется для повторного использования. Полностью произвольный макет потребует доработки конфигурации или внешней печатной формы.