Где находятся расчетные листки в 1С:ЗУП и как с ними работать

Расчетный листок в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется автоматически после расчета зарплаты за месяц, но в интерфейсе программы его найти не всегда очевидно — особенно новичкам, работавшим ранее в «бухгалтерских» конфигурациях. В ЗУП расчетный листок существует в двух видах: как печатная форма документа «Начисление зарплаты и взносов» и как отдельный отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)», который многие и называют расчетным листком.

Ниже разобраны все рабочие места, где листок доступен: печать из документа, отчет по сотруднику, массовая рассылка по электронной почте и передача в сервис «1С:Кабинет сотрудника». Также приведены настройки состава листка и типичные проблемы, из-за которых листок не формируется или показывает неполные данные.

Печать расчетного листка из документа начисления зарплаты

Самый быстрый путь — открыть документ, которым рассчитана зарплата за нужный месяц. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов», откройте документ за требуемый период и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В списке форм выберите «Расчетные листки».

Программа сформирует листки сразу по всем сотрудникам, включенным в документ. Если нужен листок конкретного работника, в форме печати можно отметить только его. Удобно, что из документа печатается именно та картина начислений, которая зафиксирована в данном расчете, — это полезно при разборе спорных ситуаций.

Учтите ограничение: если зарплата за месяц начислялась несколькими документами (например, основное начисление и отдельные премии), листок из одного документа покажет только его часть. Для полной картины за месяц используйте отчет, описанный ниже.

Отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)»

Основное рабочее место для расчетных листков — отчет в разделе «Зарплата» — «Отчеты по зарплате». Откройте отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)», укажите период и при необходимости отбор по подразделению или сотруднику, затем нажмите «Сформировать».

Этот отчет собирает все начисления, удержания, налоги и выплаты сотрудника за месяц независимо от того, какими документами они внесены: основное начисление, премии, больничные, отпускные, удержания по исполнительным листам. Именно его обычно имеют в виду, когда говорят «расчетный листок в ЗУП».

В настройках отчета (кнопка «Настройки») можно изменить группировку, добавить или убрать колонки — например, вывести НДФЛ отдельной строкой или скрыть взносы. Вариант настроек сохраняется, чтобы не повторять настройку каждый месяц.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате».
2. 2
   Найдите отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)».
3. 3
   Установите период и отбор по сотруднику или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав начислений и удержаний.
5. 5
   Выведите на печать или сохраните в файл через меню «Файл» — «Сохранить как».

Массовая отправка расчетных листков сотрудникам

Печатать листки на бумаге для всей организации — трудоемко и во многих компаниях уже не требуется. ЗУП поддерживает два способа электронной доставки.

Отправка по электронной почте

В разделе «Зарплата» (в некоторых версиях — «Отчеты, справки») есть обработка «Отправка расчетных листков по электронной почте». Она формирует листки за выбранный месяц и рассылает их на адреса, указанные в карточках сотрудников (вид контактной информации «EMail»). Перед первой рассылкой проверьте, что у всех сотрудников заполнен адрес, и настройте учетную запись почты в разделе «Администрирование» — «Органайзер» — «Системная учетная запись».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника»

Если организация подключена к сервису, расчетные листки публикуются автоматически после расчета зарплаты, а сотрудник просматривает их в личном кабинете с компьютера или телефона. Настройка выполняется в разделе «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «1С:Кабинет сотрудника». Этот вариант снимает вопрос рассылки полностью, но требует подключения сервиса.

Настройка состава расчетного листка

Закон требует, чтобы листок отражал составные части зарплаты, удержания, общую сумму к выплате и компенсации за задержку, если она была. Состав печатной формы в ЗУП частично управляется настройками: в разделе «Настройка» — «Расчет зарплаты» есть параметры, влияющие на детализацию отражения зарплаты в учете, а вид отчета настраивается через кнопку «Настройки» в самом отчете.

Если требуется нестандартный листок — с логотипом, дополнительными пояснениями или иным порядком разделов — создается внешняя печатная форма и подключается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки». Такую доработку лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обновление конфигурации.

Если расчетный листок пустой или неполный

Чаще всего листок не формируется по простым причинам: за выбранный месяц не проведен документ «Начисление зарплаты и взносов», либо сотрудник отсутствует в отборе отчета. Проверьте период, организацию и отборы — в отчете они иногда сохраняются от прошлого формирования.

Если в листке отсутствуют отдельные начисления, убедитесь, что соответствующие документы (премии, больничные, отпуска) проведены тем же месяцем расчета. Документы, проведенные позже с другим месяцем начисления, попадут в листок того периода, которым они зарегистрированы.

Еще одна причина пустого отчета — недостаток прав. Пользователю нужны права на чтение данных расчета зарплаты; если отчет открывается, но пуст, попросите администратора проверить роли (например, «Расчетчик зарплаты» или «Чтение данных расчета зарплаты»).

Чем расчетный листок отличается от других отчетов по зарплате

В ЗУП есть несколько похожих отчетов, и их часто путают. Расчетный листок отвечает на вопрос одного сотрудника «из чего состоит моя зарплата», тогда как расчетная ведомость (Т-51) и свод начислений нужны бухгалтерии для сводного контроля, а справка о доходах (2-НДФЛ/справка для сотрудника) отражает доход и налог нарастающим итогом без детализации по видам начислений.

Какой отчет использовать

Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)

Полный расчетный листок за месяц по сотруднику или списку сотрудников. Основной инструмент.

Печать из документа «Начисление зарплаты и взносов»

Быстрая печать по конкретному расчету, но без начислений из других документов.

Расчетная ведомость Т-51

Свод по подразделению для бухгалтерии, не заменяет индивидуальный листок.

1С:Кабинет сотрудника

Самостоятельный доступ сотрудника к листкам без участия расчетчика, требует подключения сервиса.

Ответы на частые вопросы

Может ли сотрудник сам посмотреть свой расчетный листок в 1С:ЗУП?

Да, если организация подключила сервис «1С:Кабинет сотрудника» — листки публикуются туда после расчета зарплаты. Без сервиса сотруднику листок выдает расчетчик печатной формой или отправкой на email.

Почему в листке нет премии, которую выплатили в этом месяце?

Проверьте месяц начисления в документе премии: листок группирует данные по месяцу регистрации начисления. Если премия проведена другим месяцем, она попадет в листок того периода.

Как сохранить расчетный листок в PDF?

Сформируйте отчет или печатную форму, затем через меню «Файл» — «Сохранить как» выберите формат PDF. Также файл можно отправить на печать в виртуальный PDF-принтер.

Обязательно ли выдавать расчетные листки при переводе зарплаты на карту?

Да. Обязанность извещать сотрудника о составе зарплаты не зависит от способа выплаты. Форма извещения — бумажная или электронная — закрепляется в локальных документах организации.

Листок формируется пустым у нового пользователя. Что делать?

Скорее всего, не хватает прав на данные расчета зарплаты. Попросите администратора назначить пользователю профиль с ролями расчетчика или чтения данных расчета зарплаты и проверьте отборы отчета.