Где поставить аванс в 1С:ЗУП

Аванс в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это выплата за первую половину месяца, и программа предлагает несколько способов её оформить: автоматический расчёт по фактически отработанному времени, фиксированную сумму или процент от тарифной ставки. Выбор способа влияет на то, какие документы создавать и где именно «ставить» аванс: в настройках учётной политики организации, в кадровых документах сотрудника или напрямую в ведомости на выплату.

По трудовому законодательству зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому первая выплата месяца не является «добровольной» — её нужно отражать в учёте корректно, чтобы правильно считался НДФЛ и не возникало расхождений при окончательном расчёте. В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный документ «Начисление за первую половину месяца», а также ведомости с типом выплаты «Аванс».

Ниже разобраны все рабочие варианты: от настройки способа расчёта аванса до проверки результата в отчётах, с указанием типичных ошибок и ограничений.

Какие способы выплаты аванса поддерживает ЗУП

Программа предлагает три базовых варианта расчёта аванса. Первый — расчёт за фактически отработанное время первой половины месяца: программа берёт начисления сотрудника (оклад, надбавки) и рассчитывает сумму пропорционально отработанным дням с 1-го по 15-е число. Это самый «безопасный» с точки зрения трудовых проверок вариант, так как сумма всегда соответствует реально отработанному времени.

Второй вариант — фиксированная сумма. Она задаётся индивидуально для сотрудника и не зависит от отработанного времени. Третий — процент от тарифной ставки (например, 40% от оклада). Оба последних варианта проще в администрировании, но требуют контроля: если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца, фиксированный аванс может оказаться избыточным, и переплату придётся удерживать при окончательном расчёте.

Сравнение способов расчёта аванса

Расчёт за первую половину месяца

Точный расчёт по отработанному времени; требует заполненного табеля и документа «Начисление за первую половину месяца».

Фиксированная сумма

Просто и быстро, но риск переплаты при отсутствиях сотрудника; сумму нужно пересматривать при изменении оклада.

Процент от тарифа

Компромисс: сумма масштабируется вместе с окладом, но всё равно не учитывает фактические отсутствия.

Где задать способ расчёта аванса

Общая настройка для всей организации находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации») на вкладке «Учётная политика и другие настройки» → «Учётная политика» → «Зарплата и аванс». Здесь указываются дата выплаты аванса и способ его расчёта по умолчанию. Эти параметры применяются ко всем сотрудникам, для которых не задан индивидуальный порядок.

Индивидуальный способ аванса задаётся в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод» — на вкладке «Оплата труда» есть группа полей «Аванс», где можно выбрать вариант расчёта и указать сумму или процент. Если сотруднику нужно изменить аванс без перевода на другую должность, используется документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменение аванса» или через журнал «Все кадровые документы» в зависимости от релиза).

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и найдите документ приёма на работу сотрудника или создайте «Изменение аванса».
2. 2
   На вкладке «Оплата труда» найдите поле «Аванс» и выберите способ: расчёт за первую половину месяца, фиксированная сумма или процент от тарифа.
3. 3
   Укажите сумму или процент, если выбран соответствующий вариант.
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что дата изменения корректна — настройка действует с указанной даты.

Как начислить аванс расчётом за первую половину месяца

Если выбран расчётный способ, в середине месяца создаётся документ «Начисление за первую половину месяца»: раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать». В шапке укажите месяц начисления, организацию и подразделение (при необходимости), затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых способ аванса установлен как «Расчёт за первую половину месяца».

Программа рассчитает сумму по плановым начислениям сотрудника и фактически отработанному времени с 1-го по 15-е число. Если в этот период были отсутствия (больничный, отпуск, командировка), они должны быть введены в программу до расчёта аванса — тогда сумма уменьшится автоматически. Также в документе рассчитывается НДФЛ: с даты вступления в силу обязанности удерживать налог с аванса программа отражает исчисленный НДФЛ на дату выплаты.

Проверьте вкладку «Начисления» и колонку с НДФЛ перед проведением. Если у сотрудника сумма нулевая или неожиданно маленькая — откройте его расчётный листок и проверьте, введены ли документы отсутствий и нет ли незаполненного табеля.

Как выплатить аванс фиксированной суммой или процентом

Если аванс фиксированный или процентный, документ «Начисление за первую половину месяца» не нужен — суммы подтягиваются сразу в ведомость. Создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу», «Ведомость на счета» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты.

После нажатия «Заполнить» программа подставит сотрудников с их авансами: фиксированную сумму или рассчитанный процент от тарифа. В ведомости также будет рассчитан НДФЛ к удержанию. Если сумма аванса у конкретного сотрудника нулевая — проверьте, задан ли ему способ аванса в кадровых документах.

Как проверить результат и сформировать выплату

После проведения документов аванса проверьте начисленные суммы отчётами. Основные инструменты: «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») — покажет аванс в составе выплаченных сумм за месяц; «Свод начислений и выплат» и «Анализ зарплаты по сотрудникам» — для сводной проверки по подразделениям. Для контроля НДФЛ используйте «Анализ НДФЛ по датам получения дохода».

Порядок выплаты стандартный: ведомость проводится, на её основании формируется платёжное поручение (при обмене с банком) или расходный кассовый ордер. Статус выплаты отслеживается в журнале ведомостей. Если ведомость не проводится с сообщением об отсутствии сумм к выплате — чаще всего не задан способ аванса у сотрудников или неверно указан месяц выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ аванса заполнен

Норма

Все сотрудники с расчётным способом аванса присутствуют, суммы соответствуют отработанному времени

Тревожный признак

Сотрудники отсутствуют или суммы нулевые при полностью отработанном периоде

НДФЛ в ведомости

Норма

Налог рассчитан и заполнена колонка «НДФЛ к перечислению»

Тревожный признак

Колонка НДФЛ пустая при ненулевом авансе

Расчётный листок за месяц

Норма

Аванс отображается как выплата, итог месяца сходится с долгом на конец

Тревожный признак

Переплата или отрицательная сумма к выплате без объяснимой причины

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — аванс не заполняется в ведомости, потому что сотруднику не задан способ аванса. Это происходит при ручном приёме на работу, когда вкладку «Оплата труда» заполнили не полностью. Вторая типичная ситуация — фиксированный аванс выплачен сотруднику, который всю первую половину месяца был на больничном: программа не уменьшит фиксированную сумму автоматически, сумму придётся скорректировать вручную в ведомости.

Ещё одна ошибка — расхождение дат: дата ведомости попадает в другой месяц или другой отчётный период по НДФЛ, из-за чего 6-НДФЛ формируется некорректно. Всегда сверяйте дату фактической выплаты с датой документа. Наконец, при смене способа аванса в середине месяца документ «Изменение аванса» должен быть проведён до формирования ведомости, иначе применится старая настройка.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить аванс без документа «Начисление за первую половину месяца»?

Да, если способ аванса — фиксированная сумма или процент от тарифа. В этом случае суммы подставляются напрямую в ведомость с видом выплаты «Аванс». Документ начисления нужен только для расчёта по фактически отработанному времени.

Почему в ведомости на аванс пусто после нажатия «Заполнить»?

Наиболее вероятные причины: у сотрудников не указан способ аванса в кадровых документах, неверно выбран месяц выплаты, либо аванс за этот период уже выплачен другой ведомостью. Проверьте вкладку «Оплата труда» в приёме на работу и журнал ведомостей за месяц.

Как изменить размер аванса сотруднику, не переводя его на другую должность?

Используйте документ «Изменение аванса» из раздела «Зарплата». В нём укажите сотрудника, новую сумму или процент и дату, с которой действует изменение. Кадровый перевод для этой цели создавать не нужно.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

Да. Аванс признаётся доходом на дату его выплаты, поэтому налог исчисляется и удерживается при выплате. Программа рассчитывает НДФЛ автоматически в документе начисления аванса или в ведомости — важно только указать корректную дату выплаты.

Что делать, если аванс оказался больше итоговой зарплаты за месяц?

Такое бывает при фиксированном авансе и длительных отсутствиях во второй половине месяца. Переплата отразится как отрицательная сумма к выплате; её можно зачесть при следующих выплатах или удержать по согласованию с сотрудником. Чтобы избежать повторения, перейдите на расчёт аванса по отработанному времени.

Где посмотреть, какой способ аванса установлен сотруднику?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Оплата труда» (или откройте последний кадровый документ — приём или перевод). В блоке «Аванс» будет указан действующий способ: расчёт, фиксированная сумма или процент. Историю изменений показывают документы «Изменение аванса».