Другое · 9 мин
Где посмотреть больничные листы в 1С Бухгалтерии
Где найти больничные листы в 1С Бухгалтерии 8.3: журнал документов, загрузка ЭЛН из ФСС, проверка начислений, отчёты и типичные ошибки при поиске.
Больничные листы в 1С:Бухгалтерии 8.3 хранятся как документы начисления, и найти их можно несколькими способами: через раздел кадровых документов, через журнал зарплатных операций или через специализированный журнал электронных больничных (ЭЛН), если программа обменивается данными с ФСС (СФР). Выбор пути зависит от того, что именно нужно — найти конкретный документ, проверить начисление по сотруднику или загрузить новый электронный листок нетрудоспособности.
Ниже разобраны все рабочие места, где отображаются больничные: журналы документов, загрузка ЭЛН, отчёты по начислениям и проактивные выплаты. Также описаны типичные ситуации, когда документ «не находится», хотя он введён в базу.
Журнал «Больничные листы» — основное место хранения документов
Основной журнал, где хранятся все введённые вручную или загруженные больничные, открывается через меню «Зарплата и кадры» — «Больничные листы». В списке отображаются номер и дата документа, сотрудник, период нетрудоспособности и сумма начисления. Двойной щелчок открывает документ для просмотра или корректировки.
Если в списке много документов, используйте стандартный отбор: кнопка «Найти» или поле поиска в шапке журнала. Можно отобрать по сотруднику, по периоду, по номеру листка нетрудоспособности. Для отбора по номеру ЭЛН удобно открыть настройку списка (кнопка «Ещё» — «Настроить список») и добавить отбор по реквизиту «Номер листка нетрудоспособности».
Обратите внимание: журнал показывает только документы типа «Больничный лист». Если начисление по нетрудоспособности было введено вручную через документ «Начисление зарплаты» (что встречается в упрощённых учётных схемах), в этом журнале его не будет — ищите в журнале «Все начисления».
- 1Откройте раздел «Зарплата и кадры» в главном меню
- 2Перейдите в журнал «Больничные листы»
- 3Используйте поиск по сотруднику, дате или номеру ЭЛН
- 4Откройте документ двойным щелчком и проверьте суммы
- 5Если документа нет — проверьте журнал «Все начисления» и загрузку ЭЛН
Электронные больничные (ЭЛН): где загружать и смотреть статусы
Электронные листки нетрудоспособности работодатель получает от Социального фонда России (бывший ФСС). В 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрен отдельный механизм: «Зарплата и кадры» — «Электронные больничные» (в некоторых релизах пункт называется «Обмен электронными больничными с ФСС»). Здесь отображается список ЭЛН, полученных по сотрудникам организации, с их статусами: открыт, закрыт, направлен расчёт и т.д.
Чтобы обмен работал, в программе должен быть настроен обмен с СФР: подключён сертификат, указан регистрационный номер страхователя, включён сервис 1С-Отчётность или настроен прямой обмен. Без этого журнал ЭЛН будет пустым, даже если у сотрудников есть электронные больничные.
Из журнала ЭЛН можно сразу создать документ начисления: выделите строку с закрытым больничным и нажмите кнопку создания больничного листа — программа заполнит документ данными из электронного листка, включая период, диагноз (код причины нетрудоспособности) и данные для расчёта.
Проверка начислений по сотруднику через расчётные документы
Если нужно посмотреть не сам документ, а результат — сколько начислено по больничному конкретному человеку — удобнее использовать расчётный листок. Путь: «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Расчётные листки». Выберите сотрудника и период — в листке отдельной строкой будет показано пособие по временной нетрудоспособности с разбивкой по источникам финансирования.
Альтернатива — отчёт «Расчётная ведомость» или свод начислений за период. Там больничные видны в общей структуре начислений по всем сотрудникам сразу, что удобно для контроля перед сдачей отчётности.
Ещё один способ — открыть карточку сотрудника (справочник «Сотрудники») и перейти по ссылке на документы начислений. Так видна вся история, включая больничные, отпуска и премии, в хронологическом порядке.
Как проверить, что больничный учтён в зарплате
Больничный лист влияет на расчёт зарплаты только после его проведения и включения в итоговое начисление месяца. Признак корректного учёта: в документе «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц у сотрудника уменьшена оплата по окладу пропорционально дням болезни, а сумма пособия отражена отдельно. Если оклад начислен полностью, а больничный «висит» неучтённым — проверьте, проведён ли документ и не создан ли он датой следующего месяца.
Как проверить результат
Документ проведён, суммы заполнены, статус ЭЛН «закрыт»
Документ в черновике, не проведён или без сумм
Пособие отражено отдельной строкой, оклад уменьшен на дни болезни
Пособия нет или оклад начислен полностью
Листок получен из СФР, статус позволяет рассчитать
Журнал пуст — обмен с СФР не настроен или не выполнялся
Проактивные выплаты и уведомления из СФР
С переходом на проактивный механизм СФР сам направляет работодателю сведения об открытии и закрытии ЭЛН, а также запросы на представление данных для расчёта. В 1С:Бухгалтерии эти сообщения попадают в «1С-Отчётность» — «Уведомления» или в журнал входящих документов обмена с фондом. Там же формируются ответы на запросы СФР со сведениями о заработке и стаже застрахованного.
Периодически проверяйте входящие сообщения: если запрос фонда остался без ответа, выплата сотруднику задержится, а бухгалтер увидит «зависший» больничный без понятной причины. Ответ на запрос формируется прямо из программы и подписывается тем же сертификатом, что и отчётность.
Типичные ошибки при поиске и учёте больничных
Самая частая ситуация — документ введён, но его «не видно». Причины обычно простые: установлен отбор в журнале, документ создан другим периодом, либо начисление внесено не документом «Больничный лист», а вручную. Снимите все отборы кнопкой «Ещё» — «Установить стандартные настройки» и проверьте журнал «Все начисления».
Вторая группа проблем — обмен с СФР. Если журнал ЭЛН пуст, проверьте: действителен ли сертификат, настроен ли обмен в учётной политике организации, выполнялся ли обмен вручную (кнопка «Обновить» / «Получить данные из ФСС»). Обмен не происходит автоматически без настроенного регламентного задания или 1С-Отчётности.
Если больничный ведётся в другой программе
В организациях, где расчёт зарплаты ведётся в 1С:ЗУП, а в 1С:Бухгалтерию переносятся только проводки, документов «Больничный лист» в бухгалтерской базе не будет вовсе. В этом случае больничные видны в 1С:Бухгалтерии только как строки в документе «Отражение зарплаты в бухучёте» по виду операции (например, «Больничный за счёт работодателя» / «Больничный за счёт ФСС»). Искать первичный документ нужно в зарплатной программе.
Признак такой схемы: в разделе «Зарплата и кадры» журнал «Больничные листы» пуст, но в проводках есть счета 69 и 70 с аналитикой по пособиям. Это не ошибка, а нормальный режим раздельного учёта.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему в журнале «Больничные листы» нет документа, хотя сотрудник болел?
Чаще всего установлен отбор в списке, документ создан другим месяцем или начисление внесено вручную через «Начисление зарплаты». Сбросьте отборы и проверьте журнал «Все начисления» за весь период болезни.
Как загрузить электронный больничный по номеру?
Откройте «Зарплата и кадры» — «Электронные больничные», выполните обмен с СФР. Если листок не пришёл автоматически, при создании документа «Больничный лист» можно указать номер ЭЛН вручную и загрузить данные из фонда кнопкой загрузки — при условии настроенного обмена.
Где посмотреть, сколько дней оплачивает работодатель, а сколько — СФР?
В самом документе «Больничный лист» суммы разбиты по источникам: за счёт работодателя (первые дни нетрудоспособности) и за счёт средств фонда. Эта же разбивка видна в расчётном листке сотрудника.
Можно ли распечатать больничный лист из программы?
Да, в документе есть команда «Печать» — доступен расчёт пособия (приложение к больничному листу) со средним заработком и расшифровкой сумм. Сам электронный листок нетрудоспособности на бумаге не оформляется.
Что делать, если сумма пособия в 1С отличается от расчёта СФР?
Сверьте средний заработок, стаж и районный коэффициент в документе с данными, которые фонд указал в запросе/ответе. Расхождения обычно вызваны неполными сведениями о заработке за расчётные годы или неверным процентом оплаты по стажу.
Видны ли больничные в 1С, если зарплату считают в 1С:ЗУП?
Как отдельные документы — нет. В 1С:Бухгалтерию при синхронизации переносятся только итоговые суммы в документе «Отражение зарплаты в бухучёте», а первичные документы ищите в базе ЗУП.
Что важно запомнить
Документы больничных хранятся в «Зарплата и кадры» — «Больничные листы», электронные листки — в журнале ЭЛН при настроенном обмене с СФР. Суммы проверяйте через расчётный листок, а «пропавшие» документы ищите со сброшенными отборами и в журнале «Все начисления». Не редактируйте больничные закрытых периодов без необходимости — это потребует уточнённой отчётности.