Где найти графики работы в 1С 8.3 ЗУП

Графики работы в 1С 8.3 ЗУП — это справочник, на основе которого программа рассчитывает норму времени, оплату за отработанные часы, работу в выходные и сверхурочные. Без корректно заполненного графика расчёт зарплаты будет неточным или вовсе невозможным, поэтому знать, где находится этот справочник и как он устроен, нужно каждому кадровику и расчётчику.

Найти графики можно несколькими путями: через основной раздел «Настройка», через раздел «Кадры» и через документы приёма или кадрового перевода конкретного сотрудника. Выбор пути зависит от задачи: создать новый график, проверить заполнение существующего или узнать, какой график назначен работнику.

Где находится справочник графиков работы

Основной путь к справочнику: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Откроется список всех графиков, созданных в информационной базе. Здесь можно создать новый график, открыть существующий для просмотра или скопировать типовой вариант.

Альтернативный путь — раздел «Кадры» → «Графики работы» (в некоторых релизах пункт называется «Графики работы сотрудников»). Оба пути ведут к одному и тому же справочнику, различается только расположение пункта в интерфейсе.

Если нужных пунктов не видно в меню, проверьте настройки видимости разделов: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели разделов и убедитесь, что разделы «Настройка» и «Кадры» включены. Также доступ к справочнику может быть ограничен правами пользователя — тогда пункт будет скрыт или недоступен для изменения.

Как узнать, какой график назначен сотруднику

График конкретного работника задаётся не в справочнике, а в кадровых документах. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), затем перейдите к документу «Приём на работу» или последнему «Кадровый перевод» — на вкладке с условиями труда указан график работы.

Быстрый способ проверить графики сразу по нескольким сотрудникам — отчёт. В разделе «Кадры» или «Зарплата» найдите отчёт «Штатное расписание» или используйте универсальный отчёт по кадровым данным, добавив поле «График работы». Это удобно при массовой проверке перед расчётом зарплаты.

Обратите внимание: если сотрудник переводился на другой график в середине месяца, действующий график определяется по последнему кадровому документу на дату расчёта. История изменений хранится в документах, а не в карточке справочника.

Как создать новый график работы

Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Задайте понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов» — по нему график будут выбирать в кадровых документах.

Далее заполните параметры в гиперссылке «Изменить свойства графика». Здесь задаётся способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки), произвольной длины (для сменных графиков), суммированный учёт рабочего времени, длительность рабочего дня и перерывов. Для сменных графиков создаются отдельные смены с указанием времени начала и окончания.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и откройте «Изменить свойства графика»
3. 3
   Выберите способ заполнения: по дням недели или произвольной длины
4. 4
   Задайте виды времени: явка, ночные, вечерние часы, выходные
5. 5
   Установите дату отсчёта для циклических графиков
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть», затем заполните календарь на нужный год
7. 7
   Проверьте итоговую норму часов внизу формы графика

После настройки свойств заполните календарь графика на конкретный год: выберите год в поле периода и нажмите «Заполнить» (или «Заполнить автоматически»). Программа разложит часы по дням с учётом производственного календаря и заданных параметров. Проверьте итоговую норму часов — она отображается внизу формы.

Заполнение графика на новый год

Частая ситуация: в январе зарплата или табель не считаются, потому что графики не заполнены на новый год. График в ЗУП не продлевается автоматически — календарь нужно заполнять на каждый год вручную.

Откройте нужный график, переключите год в форме заполнения и нажмите «Заполнить». Перед этим убедитесь, что в базе заполнен производственный календарь на соответствующий год («Настройка» → «Производственные календари»): именно из него берутся праздничные и перенесённые дни.

Если производственный календарь не обновлён, график заполнится без учёта официальных праздников и переносов, и норма времени окажется неверной. Сначала обновите календарь, затем перезаполните графики.

Как проверить, что график заполнен правильно

Главный контрольный показатель — норма рабочего времени. Для стандартной пятидневки она должна совпадать с нормой по производственному календарю на соответствующий год. Сверьте итоговое количество часов в графике с данными календаря — расхождение указывает на ошибку в настройках.

Дополнительно проверьте расчёт конкретного сотрудника: сформируйте документ «Табель» (раздел «Зарплата») или отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Если график заполнен верно, табель заполнится явками и выходными автоматически без ручных правок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за год в графике

Норма

Совпадает с производственным календарём

Тревожный признак

Расхождение в часы или дни — проверьте свойства графика и календарь

Автозаполнение табеля

Норма

Явки и выходные проставлены по дням

Тревожный признак

Пустой табель или нули — график не заполнен на этот год

Праздничные дни

Норма

Отмечены как выходные

Тревожный признак

Праздники стоят рабочими — не обновлён производственный календарь

Ночные и вечерние часы

Норма

Выделены отдельным видом времени в сменах

Тревожный признак

Все часы записаны как явка — доплата за ночные не посчитается

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — редактирование типового графика «под сотрудника» вместо создания отдельного. Если один график используется разными подразделениями, изменение затронет всех, кому он назначен. Для исключений создавайте копию графика.

Вторая ошибка — попытка отразить отклонения (больничные, отпуска, командировки) прямо в графике. График задаёт только плановое расписание; фактические отклонения вводятся отдельными документами учёта отсутствий, иначе расчёт будет искажён.

Учтите ограничение: график задаёт только плановое время. Индивидуальные изменения на конкретный месяц (например, временный перевод на другой режим) оформляются документом «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата», а не правкой основного графика.

Частые вопросы

Почему в списке «Графики работы сотрудников» пусто?

Либо в базе ещё не создан ни один график (типично для новой базы — создайте первый кнопкой «Создать»), либо у пользователя нет прав на просмотр справочника. Проверьте права доступа у администратора и настройки видимости раздела «Настройка».

Как назначить график сотруднику?

График указывается в документе «Приём на работу» при трудоустройстве. Чтобы сменить график действующему сотруднику, создайте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры») и укажите новый график с даты изменения — прямое редактирование карточки сотрудника историю не сохранит.

Нужно ли каждый год создавать график заново?

Нет, создавать новый не нужно — достаточно открыть существующий график, переключить год и нажать «Заполнить». Предварительно убедитесь, что производственный календарь обновлён на этот год.

Чем график работы отличается от производственного календаря?

Производственный календарь — единый для базы справочник праздников и переносов. График работы строится на его основе и добавляет режим конкретного подразделения: длительность смен, ночные часы, циклы сменности. Один календарь обслуживает множество разных графиков.

Как ввести сменный график 2/2 по 12 часов?

Создайте график со способом заполнения «произвольной длины», задайте цикл из четырёх дней (два рабочих по 12 часов, два выходных), укажите дату отсчёта цикла и при необходимости выделите ночные часы отдельным видом времени. Затем заполните календарь на год.

Можно ли изменить график только на один месяц?

Да, для этого служит документ «Индивидуальный график» в разделе «Зарплата». Он переопределяет плановое время сотрудника на выбранный месяц, не затрагивая основной график из кадровых документов.