Другое · 10 мин
Где найти графики работы сотрудников в 1С ЗУП 3.1
Где в 1С ЗУП 3.1 хранятся графики работы сотрудников: справочник, настройка, индивидуальные графики, отчёты и типичные ошибки при поиске.
Графики работы сотрудников в 1С:ЗУП 3.1 хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников», а открываются через раздел «Настройка» или «Кадры». Именно этот справочник — основа расчёта зарплаты: от него зависят нормы времени, оплата по окладу, учёт отсутствий и табель. Если график не заполнен или заполнен с ошибкой, программа неверно посчитает норму часов и сумму начислений.
Быстрый путь к справочнику: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Если пункта нет в меню, он доступен через «Кадры» → «Графики работы сотрудников» либо через полнотекстовый поиск по названию. Дополнительно график конкретного сотрудника можно увидеть в карточке сотрудника, в кадровых документах (приём на работу, кадровый перевод) и в отчётах по рабочему времени.
В статье разобраны все места, где графики отображаются и редактируются: справочник, карточка сотрудника, индивидуальные графики, отчёты и типовые проблемы, когда нужный пункт не виден или график не участвует в расчёте.
Основной способ: справочник «Графики работы сотрудников»
Откройте раздел «Настройка» в верхней панели разделов и выберите пункт «Графики работы сотрудников». Перед вами появится список всех графиков, созданных в информационной базе: пятидневка, сменные графики, графики сокращённой недели, неполного рабочего времени и другие.
Двойной щелчок по строке открывает карточку графика. Внутри видны ключевые параметры: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины), виды времени (явка, ночные, вечерние часы), расписание по дням и ссылка на календарь, от которого считается производственный календарь нормы.
Кнопка «Изменить» (или «Изменить расписание работы») позволяет скорректировать расписание. После сохранения программа автоматически пересчитывает табельное расписание на весь период действия графика — при большом количестве сотрудников это может занять некоторое время.
- 1Откройте раздел «Настройка» в панели разделов
- 2Выберите пункт «Графики работы сотрудников»
- 3Откройте нужный график двойным щелчком
- 4Проверьте расписание и при необходимости нажмите «Изменить»
Как посмотреть график конкретного сотрудника
Справочник показывает шаблоны графиков, но часто нужно узнать, какой именно график назначен конкретному человеку. Для этого откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и в его карточке перейдите по ссылке «График работы» либо откройте вкладку с кадровыми данными — там отображается текущее назначение.
История смены графиков хранится в кадровых документах: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение графика работы списком». Если сотрудник в середине месяца перевёлся на другой режим, норма времени будет рассчитана по двум графикам пропорционально периодам.
Быстрый визуальный способ — отчёт «Штатное расписание» или расшифровка в табеле: в форме Т-13 видно, по какому расписанию проставлены явки и выходные. Если в табеле у сотрудника пусто, чаще всего график ему не назначен вовсе.
Индивидуальные графики и документ «Индивидуальный график»
Когда сотруднику на конкретный месяц устанавливают особое расписание (например, разовые смены, не совпадающие с его обычным графиком), используется документ «Индивидуальный график». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «Индивидуальные графики» или через «Все отчёты и документы» по кадровому учёту рабочего времени.
Документ имеет приоритет над основным графиком: программа при расчёте нормы времени за месяц берёт данные индивидуального графика, если он проведён. Это частая причина «расхождений» — расчётчик смотрит на справочный график, а зарплата считается по индивидуальному.
Проверить наличие такого документа можно журналом документов с отбором по сотруднику и месяцу. Если индивидуальный график больше не нужен, его следует отменить (пометить на удаление или распровести), а не редактировать задним числом в закрытом периоде.
Графики в отчётах: табель, норма времени, анализ
Для контроля и сверки удобнее всего использовать отчёты из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» и «Кадры» → «Кадровые отчёты». Наиболее полезные: «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», «График работы» (плановое расписание), «Норма времени» и универсальный отчёт по рабочему времени.
Отчёт «График работы» показывает плановое расписание сотрудника или подразделения на выбранный период — именно его удобно распечатывать для ознакомления работников. Табель Т-13 показывает факт: явки, отсутствия, ночные часы по данным документов.
Если план и факт расходятся, сначала проверьте, какие документы отклонений (отпуска, больничные, прогулы) введены за период, а затем — не создан ли индивидуальный график.
Что смотреть в какой ситуации
Нужно создать или изменить шаблон расписания. Ограничение: правки влияют на всех сотрудников с этим графиком.
Нужно узнать, какой график назначен конкретному человеку. История — в кадровых документах.
Разовое отклонение расписания на месяц. Имеет приоритет над основным графиком при расчёте.
Контроль, сверка плана и факта, печать для сотрудников. Не редактируют данные.
Что делать, если пункт меню не виден или график не находится
Отсутствие пункта «Графики работы сотрудников» в меню «Настройка» чаще всего связано с правами доступа. Пользователю нужны права кадровика или расчётчика; у роли только для просмотра зарплаты часть разделов скрыта. Проверьте состав ролей в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» или обратитесь к администратору базы.
Вторая причина — настройка состава интерфейса: пункты можно скрыть через «Настройка навигации» в меню раздела. Нажмите на значок настройки в панели навигации раздела и перенесите нужный пункт из правого списка в левый.
Если график в справочнике есть, но сотрудник по нему не работает (в табеле пусто или неверная норма), проверьте кадровые документы: график мог быть не указан при приёме или переводе. Также убедитесь, что в карточке графика корректно заполнен производственный календарь и расписание не обрывается на нужной дате.
Типичные ошибки при работе с графиками
Самая распространённая ошибка — создание нового графика вместо изменения существующего. В результате в базе накапливаются дубли («Пятидневка», «Пятидневка 2», «Пятидневка новая»), и разные сотрудники одного подразделения работают по разным объектам справочника, что усложняет контроль.
Вторая ошибка — неправильный учёт ночных и вечерних часов в расписании. Если в графике не выделены виды времени «Ночные часы», доплата за ночную работу рассчитана не будет, даже если сотрудник фактически работал ночью.
Третья проблема — забытые индивидуальные графики прошлых месяцев, которые расчётчик не отменил, и сотрудник продолжает получать норму по разовому расписанию. Регулярная сверка журнала «Индивидуальные графики» решает этот вопрос.
Проверка результата после настройки
После создания или изменения графика обязательно проверьте, как он отразился на данных. Сформируйте отчёт «График работы» за ближайший месяц по подразделению: расписание должно совпадать с ожидаемым, выходные и праздничные дни — соответствовать производственному календарю.
Затем сформируйте табель Т-13 по одному-двум сотрудникам с этим графиком. Норма дней и часов в шапке табеля должна совпадать с нормой производственного календаря для данного режима. Расхождение — признак ошибки в расписании или в назначении графика.
Как проверить результат
Расписание совпадает с ожидаемым, праздники — выходные
Сдвиги дней, рабочие праздники, пустые ячейки
Совпадает с нормой производственного календаря
Норма отличается или равна нулю
Оклад и доплаты рассчитаны пропорционально норме
Суммы искажены, ночные не посчитаны
FAQ
Где в ЗУП 3.1 посмотреть норму рабочего времени по графику?
Норму видно в отчёте «Табель Т-13» (в шапке по каждому сотруднику), в отчёте «Норма времени», а также в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Зарплата» — там норма дней и часов выводится по графику сотрудника за расчётный месяц.
Как изменить график сотруднику с середины месяца?
Оформите документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры») с датой перевода и новым графиком работы. Программа рассчитает норму пропорционально: до даты перевода — по старому графику, после — по новому. Редактировать справочник графика для этого не нужно.
Почему в табеле у сотрудника пустые строки?
Чаще всего сотруднику не назначен график в документе приёма или перевода, либо в карточке графика не заполнено расписание на нужный период. Проверьте кадровые документы сотрудника и откройте его график — расписание должно быть заполнено на весь месяц.
Чем индивидуальный график отличается от основного?
Индивидуальный график — документ на конкретный месяц, который заменяет основной график при расчёте нормы времени. Он нужен для разовых отклонений. Если документ проведён, программа игнорирует основной график за этот месяц, поэтому неотменённые индивидуальные графики — частый источник ошибок.
Можно ли распечатать график работы для сотрудников?
Да. Используйте отчёт «График работы» (раздел «Кадры» или «Зарплата», подбор по подразделению или сотруднику) — он формирует плановое расписание на период в удобном для печати виде. Для фактического учёта времени печатается унифицированная форма Т-13.
Не вижу раздел «Графики работы сотрудников» в меню — что делать?
Сначала откройте настройку навигации раздела «Настройка» и проверьте, не скрыт ли пункт. Если его нет и там — дело в правах: попросите администратора добавить роль кадровика или расчётчика зарплаты вашему пользователю.
Что важно запомнить
Графики работы в 1С ЗУП 3.1 открываются через «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Назначение графика сотруднику делается кадровыми документами, разовые отклонения — документом «Индивидуальный график», а контроль плана и факта — отчётами «График работы» и Т-13. Перед правкой действующего графика убедитесь, что это не сломает уже рассчитанную зарплату.