Где найти должности в 1С: пошаговое руководство

Должности в программах 1С хранятся в специальном справочнике, откуда они подставляются в кадровые приказы, штатное расписание, трудовые договоры и отчёты. Место расположения этого справочника зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP путь к нему различается, хотя логика работы везде одинаковая.

Чаще всего пользователи ищут должности в трёх ситуациях: при приёме нового сотрудника, когда нужно быстро выбрать значение из списка; при проверке кадровых данных перед сдачей отчётности; при наведении порядка в справочнике, где накопились дубли. Ниже разобраны все сценарии поиска, создания и проверки должностей с учётом особенностей популярных конфигураций.

Важно понимать разницу между справочником «Должности» и штатным расписанием: должность — это просто наименование из классификатора, а позиция штатного расписания — это должность в привязке к подразделению с условиями оплаты. Путаница между этими объектами — частая причина ошибок в кадровом учёте.

Где находится справочник должностей в разных конфигурациях 1С

Конкретный путь к справочнику зависит от того, с какой программой вы работаете. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) откройте раздел «Настройка», затем пункт «Реквизиты и справочники» — в списке будет ссылка «Должности». Альтернативный путь: раздел «Кадры» → «Должности», если он выведен в панель навигации.

В 1С:Бухгалтерии предприятия справочник расположен в разделе «Справочники» → «Зарплата и кадры» → «Должности». В некоторых настройках интерфейса пункт может быть скрыт — тогда поможет раздел «Все функции» (кнопка с тремя полосами в правом верхнем углу или меню «Главное» → «Все функции»), где в ветке «Справочники» находится нужный объект.

В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексной автоматизации путь такой: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие» → «Должности». Если раздел недоступен, проверьте, включена ли в настройках функциональность кадрового учёта.

Универсальный способ: поиск через «Все функции» и строку поиска

Если вы не можете найти справочник в меню, воспользуйтесь универсальным методом, который работает во всех конфигурациях на управляемых формах. Откройте меню «Главное» (круглая кнопка в левом верхнем углу) и выберите «Все функции». В открывшемся дереве раскройте ветку «Справочники» и найдите «Должности» — можно ввести слово в поле поиска дерева.

Ещё быстрее работает глобальный поиск: нажмите Ctrl+Shift+F или кликните по значку лупы и введите «Должности». Система покажет и сам справочник, и документы, где встречается это слово. В тонком клиенте также доступно поле поиска в панели навигации текущего раздела.

Учтите, что пункт «Все функции» может быть отключён в настройках интерфейса пользователя. Тогда его нужно включить: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции» (в тонком клиенте) или аналогичная настройка в веб-клиенте.

1. 1
   Откройте меню «Главное» и выберите «Все функции»
2. 2
   В дереве раскройте «Справочники» и найдите «Должности»
3. 3
   Дважды кликните по строке — откроется список должностей
4. 4
   Для постоянного доступа добавьте справочник в избранное (F9 или контекстное меню)

Как создать и отредактировать должность

Для добавления новой должности откройте справочник и нажмите «Создать». Минимально необходимое поле — наименование. В ЗУП и ERP в карточке должности могут быть дополнительные реквизиты: ОКПДТР (код по классификатору профессий), категория персонала, вредные условия труда, основание для досрочной пенсии. Эти данные влияют на отчётность в ПФР и СЗВ-ТД, поэтому заполняйте их аккуратно.

Наименование должности записывайте так, как оно должно отображаться в трудовом договоре и приказах: без сокращений, в соответствии со штатным расписанием организации. Если организация использует профессиональные стандарты, сверяйте формулировки с ними — это снижает риск претензий при проверках.

Редактирование существующей должности выполняется двойным кликом по строке списка. Изменения наименования автоматически отразятся во всех документах, где используется эта ссылка, — перепроводить документы не требуется. Однако в уже сформированных и отправленных отчётах останется старое наименование.

Должность и штатное расписание: в чём разница и где искать позиции

В ЗУП и ERP при ведении штатного расписания приём сотрудника оформляется не на должность напрямую, а на позицию штатного расписания — связку «подразделение + должность» с указанием оклада, надбавок и количества ставок. Найти позиции можно в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» или «Настройка» → «Штатное расписание».

Признак того, что в базе ведётся штатное расписание: в документе «Приём на работу» поле называется «Позиция», а не «Должность», и при выборе открывается список с подразделениями. Если поле называется «Должность» и подразделение выбирается отдельно — штатное расписание не используется, и работать нужно напрямую со справочником должностей.

Проверить настройку можно в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания». Там же задаётся, ведётся ли история изменений штатного расписания и используется ли «вилка» окладов.

Как навести порядок: дубли, неиспользуемые и помеченные на удаление должности

В базах с длительной историей справочник должностей часто захламлён: «Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам» как три разных элемента. Дубли возникают при обменах с другими системами и при ручном вводе без проверки существующих значений. Они искажают отчёты и усложняют выбор при оформлении документов.

Для поиска дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Она находит элементы с совпадающими наименованиями и позволяет объединить их с автоматической заменой ссылок во всех документах. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию базы.

Неиспользуемые должности можно пометить на удаление стандартным способом (кнопка «Пометить на удаление» в списке), а затем выполнить «Удаление помеченных объектов» из раздела «Администрирование». Система не даст удалить должность, на которую есть ссылки в документах, — это защита от потери данных.

Как проверить, что должность заполнена корректно

После создания или изменения должности проверьте несколько контрольных точек. Откройте карточку и убедитесь, что наименование совпадает со штатным расписанием организации, код ОКПДТР соответствует классификатору, а признаки вредности и пенсионного обеспечения заполнены только там, где это действительно требуется.

Затем создайте тестовый документ приёма на работу (без проведения) и проверьте, что должность выбирается из списка, подставляются ожидаемые условия оплаты, а в печатной форме приказа наименование выводится правильно. Если в организации ведётся воинский учёт или персонифицированная отчётность, дополнительно сверьте попадание должности в соответствующие отчёты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Наименование в списке

Норма

Одно значение без дублей, совпадает со штатным расписанием

Тревожный признак

Несколько похожих наименований одной должности

Выбор в документе приёма

Норма

Должность доступна в списке выбора, условия оплаты подставляются

Тревожный признак

Должность не находится или позиция без оклада

Печатная форма приказа

Норма

Наименование выводится полностью и без ошибок

Тревожный признак

Сокращения, устаревшее или пустое наименование

Частые вопросы о должностях в 1С

Почему должность не отображается в списке выбора при приёме на работу?

Чаще всего приём оформляется на позицию штатного расписания, а нужная позиция не создана или закрыта. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и проверьте наличие позиции с этой должностью в нужном подразделении. Также проверьте, что элемент справочника не помечен на удаление и не входит в группу, скрытую отбором.

Можно ли загрузить должности из классификатора автоматически?

В типовых конфигурациях нет автоматической загрузки всего ОКПДТР в справочник должностей — классификатор используется только для выбора кода в карточке элемента. Массовая загрузка наименований возможна через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в ERP и КА) или с помощью типовых механизмов переноса данных при переходе с другой программы.

Что делать, если должность помечена на удаление, но нужна в работе?

Откройте список, включите отображение помеченных объектов (кнопка «Ещё» → «Изменить форму» или отбор по пометке), найдите элемент и снимите пометку через контекстное меню «Снять пометку удаления». После этого должность снова станет доступной для выбора в документах.

Как посмотреть, в каких документах используется должность?

Выделите должность в списке и воспользуйтесь командой «Ещё» → «Найти использование» (или аналогичной в вашей конфигурации). Откроется список всех объектов, где есть ссылка на этот элемент. Это полезно перед объединением дублей или удалением.

Влияет ли должность на расчёт зарплаты?

Сама по себе должность на расчёт не влияет — начисления привязаны к позиции штатного расписания, сотруднику или подразделению. Однако реквизиты должности (категория, вредность, основание досрочной пенсии) влияют на отчётность и страховые взносы по дополнительным тарифам, поэтому заполнять их нужно корректно.

Почему в 1С:Бухгалтерии нет штатного расписания?

1С:Бухгалтерия предназначена для упрощённого кадрового учёта: там есть только справочник должностей и кадровые документы без полноценного штатного расписания. Если требуется вести штатное расписание с историей изменений, вилками окладов и отчётами по ставкам, используйте 1С:ЗУП отдельно или в составе комплексной конфигурации.