Где найти документ «Ввод остатков отпусков» в 1С:ЗУП 3.1

Документ «Ввод остатков отпусков» в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» либо в разделе «Настройка» → «Ввод остатков отпусков» — в зависимости от того, на каком этапе работы вы его ищете. Если программа только внедряется, удобнее путь через «Настройку»; если остатки вводятся в рабочей базе для отдельного сотрудника — через журнал кадровых документов.

Частая причина, по которой пользователи не находят этот документ, — он скрыт из интерфейса. В типовой конфигурации документ появляется в списке «Все кадровые документы» только если в настройках учётной политики включён учёт отпусков, а также если у пользователя достаточно прав. Ниже разберём оба пути, способы включить документ в интерфейс и порядок его заполнения.

Где находится документ в интерфейсе ЗУП 3.1

Основной путь: откройте раздел «Кадры» на панели разделов, затем пункт «Все кадровые документы». Откроется журнал со всеми кадровыми документами программы. Нажмите кнопку «Создать» (стрелка рядом с ней раскрывает список типов) и найдите в списке «Ввод остатков отпусков».

Второй путь актуален при переходе на ЗУП 3.1 из другой программы: раздел «Настройка» → группа ссылок начального заполнения → «Ввод остатков отпусков». В некоторых релизах эта ссылка расположена в разделе «Настройка» вместе с «Вводом начальных остатков» по зарплате и кадровыми данными.

Третий вариант — универсальный поиск. Нажмите на значок поиска в правом верхнем углу окна программы (или используйте строку поиска в меню «Ещё») и введите «Ввод остатков отпусков». Программа покажет ссылку на журнал документов, если функциональность доступна вашей роли.

Что делать, если документа нет в списке

Если в списке «Создать» журнала «Все кадровые документы» нужного типа нет, наиболее вероятны три причины: документ скрыт настройкой формы журнала, у пользователя нет прав на него, либо используется ограниченный интерфейс (например, профиль «Кадровик» без доступа к этому типу документов).

Проверьте видимость через настройку формы: в журнале «Все кадровые документы» откройте «Ещё» → «Изменить форму» (или «Настроить список» в зависимости от релиза) и убедитесь, что тип документа «Ввод остатков отпусков» не отключён. Также попробуйте создать документ через раздел «Настройка» — иногда оттуда он доступен, даже когда скрыт в журнале.

Если документ недоступен по правам, обратитесь к администратору базы. Проверить это можно так: зайдите под пользователем с полными правами и убедитесь, что документ виден. Значит, проблема в профиле группы доступа вашего пользователя — администратор добавляет нужную роль через «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документа нет в списке «Создать» журналаПроверьте настройку формы журнала и попробуйте путь через раздел «Настройка»

Документ не виден ни в одном разделеПроверьте права пользователя под учётной записью с полными правами

База новая, идёт первоначальное заполнениеИспользуйте помощник начального заполнения: «Настройка» → ссылки ввода начальных данных

Как заполнить документ «Ввод остатков отпусков»

После создания документа укажите организацию и дату, на которую вводятся остатки. В табличной части добавьте сотрудника — программа покажет виды ежегодных отпусков, положенные ему по данным кадрового учёта (основной отпуск, дополнительные отпуска за вредные условия, ненормированный день и т.д.).

Для каждого вида отпуска укажите количество неиспользованных дней и рабочий период, к которому эти дни относятся. Это важно: остаток вводится не просто числом, а с привязкой к рабочему году сотрудника. Если у сотрудника накопились остатки за несколько рабочих периодов, добавьте строку на каждый период.

Дату остатков обычно ставят на первый день месяца начала эксплуатации программы либо на дату приёма сотрудника, если остаток вводится индивидуально для нового работника, у которого уже был стаж в этой организации по данным прежнего учёта.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Ввод остатков отпусков»
2. 2
   Укажите организацию и дату, на которую вводятся остатки
3. 3
   Добавьте сотрудника и проверьте список видов отпусков
4. 4
   Для каждого вида отпуска укажите дни и рабочий период
5. 5
   Проведите документ и проверьте результат отчётом по остаткам отпусков

Как проверить, что остатки введены правильно

После проведения документа откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Сформируйте его на дату, следующую за датой ввода остатков, и сверьте количество дней по каждому сотруднику с первичными данными (личными карточками Т-2, данными прежней программы).

Дополнительно проверьте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите человека и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчёт с отбором по нему. Если остаток отображается с правильным рабочим периодом — документ отработал корректно.

Контрольный признак: при последующем вводе документа «Отпуск» программа должна корректно рассчитывать новый рабочий период с учётом введённых остатков и не показывать отрицательные значения там, где их не должно быть.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки отпусков» на дату после ввода

Норма

По каждому виду отпуска видны введённые дни с правильным рабочим периодом

Тревожный признак

Остаток пустой, удвоенный или привязан к неверному периоду

Расчёт рабочего года при вводе нового отпуска

Норма

Программа корректно определяет текущий рабочий период сотрудника

Тревожный признак

Период сдвинут, остаток уходит в минус без оснований

Типичные ошибки при вводе остатков

Самая распространённая ошибка — ввод остатка общим числом без разбивки по рабочим периодам. В этом случае программа не сможет корректно отслеживать, за какой год сотрудник использует дни, и отчётность по отпускам будет искажаться.

Вторая ошибка — неверная дата документа. Если поставить дату позже фактического начала учёта в программе, часть уже зарегистрированных отпусков может задвоиться с введёнными остатками. Перед проведением сверьте, нет ли в базе уже введённых документов «Отпуск» за периоды, которые вы закрываете остатками.

Третья ошибка — повторный ввод остатков по тому же сотруднику без отмены прежнего документа. Остатки суммируются, и получить корректную картину станет сложно: придётся искать и исправлять оба документа.

Альтернативные способы переноса данных об отпусках

Если база крупная и остатки нужно ввести десяткам или сотням сотрудников, ручной ввод нерационален. При переходе с ЗУП 2.5 или других конфигураций используйте штатные обработки переноса данных — они создают документы «Ввод остатков отпусков» автоматически вместе с кадровыми данными.

Для загрузки из внешних источников (Excel, сторонних программ) применяются типовые механизмы загрузки данных или отраслевые обработки. В любом случае результатом должны быть именно проведённые документы «Ввод остатков отпусков» — только они корректно формируют движения по регистрам учёта отпусков.

Перед массовой загрузкой обязательно сделайте резервную копию базы и проверьте результат на нескольких сотрудниках вручную: сверьте дни, периоды и виды отпусков с источником.

Частые вопросы

Можно ли ввести остатки отпусков, если программа уже используется?

Да. Документ доступен в любой момент через «Кадры» → «Все кадровые документы». Главное — правильно указать дату, на которую действует остаток, и убедиться, что по этим периодам нет уже введённых отпусков, иначе данные задвоятся.

Почему в документе у сотрудника нет нужного вида отпуска?

Вид отпуска подтягивается из кадровых данных: штатного расписания или договорённостей, зафиксированных в приёме на работу. Проверьте, что в документе приёма указаны дополнительные отпуска, либо добавьте вид отпуска вручную в табличную часть документа ввода остатков.

Как исправить ошибочно введённый документ?

Найдите документ в журнале «Все кадровые документы», откройте его и либо отредактируйте строки с повторным проведением, либо пометьте на удаление и создайте новый. После исправления обязательно перепроверьте отчёт «Остатки отпусков».

Влияет ли «Ввод остатков отпусков» на расчёт отпускных?

Напрямую на средний заработок документ не влияет — он только фиксирует остатки дней и рабочие периоды. Но от корректности периодов зависит правильное определение рабочего года в документе «Отпуск» и контроль неиспользованных дней.

Где посмотреть, кто и когда вводил остатки?

Откройте журнал «Все кадровые документы» и отфильтруйте список по типу документа «Ввод остатков отпусков». В каждом документе видны автор и дата создания. Если включён журнал регистрации с историей изменений, детали можно посмотреть и там.