Другое · 8 мин
Где находится 2-НДФЛ в 1С и как сформировать справку
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия, как сформировать справку о доходах для сотрудника и для налоговой, типичные ошибки и проверка данных.
Вопрос «где 2-НДФЛ в 1С» возникает у бухгалтеров и кадровиков регулярно: сотруднику нужна справка для банка или визы, а отчётность в налоговую сдаётся по итогам года. Сразу важный нюанс: с 2021 года форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена — она вошла в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1. Однако в программах 1С справка о доходах и суммах налога физического лица по-прежнему существует и формируется в двух вариантах: для сотрудника и для передачи в ИФНС.
Местоположение справки зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документы находятся в разделе «Отчетность, справки», в 1С:Бухгалтерия — в разделе «Зарплата и кадры» или «Отчёты». Ниже разобраны оба пути, а также способы проверить корректность данных до выдачи справки.
Что изменилось с формой 2-НДФЛ и почему это важно
Форма 2-НДФЛ как отдельный ежегодный отчёт упразднена: сведения о доходах физических лиц теперь сдаются в составе расчёта 6-НДФЛ в виде приложения № 1. При этом сама справка никуда не исчезла — она осталась востребована для выдачи сотрудникам по их заявлениям: банки при оформлении кредитов, консульства, работодатели при трудоустройстве запрашивают именно её.
В программах 1С это отражено так: для налоговой формируется приложение к 6-НДФЛ, а для сотрудника — отдельный документ «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Путать эти два документа нельзя: у них разное назначение и разные механизмы формирования.
Где найти справку 2-НДФЛ в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справка для сотрудника открывается через раздел «Отчетность, справки». Далее перейдите по ссылке «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — откроется журнал документов, где можно создать новую справку кнопкой «Создать».
Для сведений, передаваемых в ИФНС, используется другой документ: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где годовая отчётность формируется как расчёт 6-НДФЛ с приложением № 1. Также в некоторых релизах доступен отдельный документ «Справки о доходах (2-НДФЛ) для передачи в ИФНС» в том же разделе.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки»
- 2Выберите «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 3Нажмите «Создать» и укажите сотрудника и налоговый период
- 4Проверьте автоматически заполненные суммы доходов и налога
- 5Проведите документ и распечатайте справку кнопкой «Печать»
Где найти справку 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия путь немного другой. Справка для сотрудника находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Если зарплата в базе не ведётся и раздел недоступен, проверьте настройки функциональности: «Администрирование» → «Функциональность» → включите учёт зарплаты и кадров.
Для передачи в налоговую используется документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в том же разделе «Зарплата и кадры», либо сведения формируются в составе 6-НДФЛ через «Отчёты» → «Регламентированные отчёты». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы или откройте «Все функции» и начните вводить «2-НДФЛ».
Как сформировать справку для сотрудника
Создайте новый документ и заполните ключевые поля: организацию, налоговый период (год), сотрудника и ставку налога. Данные о доходах, вычетах и удержанном НДФЛ подтянутся автоматически из учётных регистров — вручную вносить суммы не требуется и нежелательно.
После заполнения проверьте итоговые суммы: общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный и удержанный налог. Если справка нужна за неполный год (например, сотрудник уволился в середине года), программа покажет данные за фактический период работы. Проведите документ — только после проведения справка считается оформленной, и её можно распечатать.
Как проверить данные перед выдачей
Перед печатью справки сверьте её с регистрами учёта. В ЗУП для этого есть отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Расчётный листок» сотрудника. В Бухгалтерии — регистр «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ».
Типичная проблема — расхождение между исчисленным и удержанным налогом. Оно возникает из-за непроведённых ведомостей на выплату, отрицательных доходов или ручных правок в документах. Если суммы не сходятся, справку выдавать нельзя: сначала найдите и исправьте причину расхождения.
Как проверить результат
Совпадает с суммой начислений за год по расчётным листкам
Есть разница — ищите непроведённые или исправленные документы
Суммы равны при отсутствии задолженности
Удержанный меньше исчисленного — есть непроведённые выплаты
ИНН, ФИО и паспортные данные заполнены без ошибок
Пустой ИНН или устаревший паспорт — справку могут не принять
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — поиск справки не в том разделе: пользователи ищут 2-НДФЛ среди регламентированных отчётов, хотя справка для сотрудника является документом, а не отчётом. Вторая ошибка — попытка сформировать справку за год, по которому ещё не закрыт период: начисления декабря или перерасчёты могут быть не проведены, и суммы будут неполными.
Также учтите ограничение: справка формируется только по сотрудникам, заведённым в базу как физические лица с начислениями. Если доход выплачивался по договору ГПХ, проверьте, что договор отражён в программе корректно — иначе доход не попадёт в справку.
Что делать, если справка не находится или не формируется
Если пункт меню отсутствует, вероятные причины три. Первая — недостаточно прав: пользователю не назначена роль кадровика или расчётчика. Вторая — отключена функциональность зарплаты и кадров в настройках программы. Третья — устаревший релиз конфигурации, в котором документ называется иначе или расположен в другом разделе.
Если документ создаётся, но суммы пустые, проверьте: проведены ли документы начисления зарплаты за выбранный год, указан ли сотрудник в нужной организации (при обособленных подразделениях справка формируется по конкретному регистратору), корректно ли заполнен налоговый период.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Справка 2-НДФЛ (справка о доходах) в 1С:ЗУП находится в разделе «Отчетность, справки», в 1С:Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры». Для сотрудника создаётся отдельный документ, для налоговой — приложение № 1 к 6-НДФЛ. Перед выдачей сверьте суммы с регистрами учёта НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли сформировать 2-НДФЛ за несколько лет сразу?
Нет, справка формируется отдельным документом за каждый налоговый период (календарный год). Если сотруднику нужны сведения за несколько лет, создайте отдельную справку для каждого года, указав соответствующий налоговый период.
Почему в справке нет данных, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего причина в непроведённых документах начисления или в том, что справка создаётся не по той организации. Также проверьте, что сотрудник принят на работу кадровым документом, а начисления отражены именно в выбранном налоговом периоде.
Чем справка для сотрудника отличается от справки для ИФНС?
Справка для сотрудника — это документ произвольного применения, который выдаётся по заявлению и не передаётся в налоговую. Сведения для ИФНС сдаются ежегодно в составе расчёта 6-НДФЛ (приложение № 1) и формируются по всем сотрудникам сразу.
Как распечатать справку из 1С?
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите макет справки о доходах. Форма соответствует утверждённому бланку, дополнительно подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью при её наличии.
Что делать, если сотрудник работал в двух организациях?
Справка формируется отдельно по каждой организации-работодателю, так как каждая является самостоятельным налоговым агентом. Создайте по одному документу в каждой базе или по каждой организации, если учёт ведётся в одной информационной базе.