Другое · 10 мин
Фонд оплаты труда в 1С:ЗУП: где посмотреть и как проверить
Где в 1С:ЗУП посмотреть фонд оплаты труда: отчёты «Анализ ФОТ», «Штатное расписание», плановый и фактический ФОТ, настройка показателей и типичные ошибки.
Фонд оплаты труда в 1С:ЗУП не хранится одной отдельной цифрой — программа рассчитывает его по данным штатного расписания, назначенных сотрудникам начислений и фактических расчётов за период. Поэтому ответ на вопрос «где посмотреть» зависит от того, какой ФОТ нужен: плановый (по штатному расписанию и окладам), фактический (по начислениям за месяц) или аналитический (в разрезе подразделений, сотрудников, статей затрат).
Основные места, где виден ФОТ: отчёт «Анализ фонда оплаты труда», отчёты по штатному расписанию, свод начислений и удержаний, а также документ «Отражение зарплаты в бухучёте» для сумм, передаваемых в бухгалтерию. Ниже разобраны все рабочие варианты с конкретными путями по меню.
Перед поиском убедитесь, что у вас достаточно прав: отчёты по зарплате доступны профилям «Расчётчик», «Старший расчётчик» или «Кадровик-расчётчик». Если нужных отчётов нет в интерфейсе, проверьте права доступа у администратора — это частая причина «пропавших» отчётов.
Что такое ФОТ в 1С:ЗУП и какие его виды различает программа
В 1С:ЗУП под фондом оплаты труда понимают две разные величины, и путаница между ними — главный источник вопросов. Плановый ФОТ — это сумма, которую организация должна выплатить сотрудникам исходя из штатного расписания, окладов, тарифных ставок и постоянных надбавок. Он считается «вперёд» и не зависит от фактически отработанного времени.
Фактический ФОТ — это сумма реально начисленной оплаты труда за период: оклады по отработанному времени, премии, доплаты, отпускные, больничные и прочие начисления. Он формируется документами расчёта и виден только после начисления зарплаты за период.
Отдельно существует ФОТ в разрезе отражения в учёте — суммы, распределённые по статьям затрат и счетам бухучёта. Он нужен бухгалтерии и может отличаться от расчётного ФОТ из-за компенсаций, пособий за счёт ФСС и других особенностей.
Плановый ФОТ: отчёты по штатному расписанию
Если нужна плановая величина фонда, откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите кнопку «Отчёты». Базовый отчёт «Штатное расписание» выводит список позиций с окладами, надбавками и итоговой колонкой «ФОТ» по каждой позиции с подведением итога по подразделениям и организации в целом.
Более гибкий инструмент — отчёт «Анализ штатного расписания» (там же, в меню отчётов штатного расписания). Он позволяет группировать ФОТ по подразделениям, должностям, разрядам, сравнивать занятые и вакантные ставки и видеть, сколько стоит каждая вакансия в плановом фонде.
Чтобы ФОТ в этих отчётах считался корректно, в настройках штатного расписания должна быть включена возможность его ведения, а в позициях — заполнены начисления: оклад, постоянные надбавки. Если начисления не указаны, колонка ФОТ будет пустой или заниженной.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание»
- 2Нажмите кнопку «Отчёты» и выберите «Штатное расписание» или «Анализ штатного расписания»
- 3Укажите дату, на которую нужен срез, и при необходимости отбор по подразделению
- 4Проверьте итоговую строку по колонке «ФОТ» — это плановый фонд на выбранную дату
Фактический ФОТ: отчёт «Анализ фонда оплаты труда»
Главный отчёт для фактического фонда — «Анализ фонда оплаты труда». Найдите его в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». В типовой поставке он показывает начисления за выбранный период с группировкой по месяцам, подразделениям и сотрудникам, а также сравнение с базой прошлых периодов.
Через кнопку «Настройки» отчёт перестраивается: можно добавить группировку по видам начислений, статьям финансирования, местам в структуре предприятия, вывести среднесписочную численность и среднюю зарплату. Это удобно для анализа динамики фонда и поиска причин его роста.
Альтернативный вариант — отчёт «Свод начислений и удержаний» (там же, в отчётах по зарплате). Он даёт общую сумму начислено по организации или подразделению за период, что по сути и есть фактический ФОТ, но без аналитики динамики.
ФОТ в разрезе бухучёта и затрат
Для целей бухгалтерского учёта ФОТ смотрят через документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»). В табличной части документа начисления распределены по счетам, субконто и статьям затрат — именно эти суммы уйдут в бухгалтерскую программу при синхронизации.
Если нужен фонд в разрезе способов отражения без формирования самого документа, используйте отчёт «Начисленная зарплата по способам отражения» из списка отчётов по зарплате. Он показывает, какая часть ФОТ относится на производство, какая — на коммерческие или управленческие расходы.
Имейте в виду: суммы в отражении могут отличаться от отчёта «Анализ ФОТ» на величину пособий за счёт ФСС, начислений подрядчикам по ГПХ (если они учитываются отдельно) и корректировок прошлых периодов. Это нормально, но при сверке нужно понимать состав расхождений.
Какой отчёт выбрать
Плановый ФОТ по окладам и надбавкам на дату. Не учитывает фактическую отработку и разовые премии.
Фактический ФОТ за период с аналитикой и динамикой. Требует рассчитанной зарплаты.
Быстрая общая сумма начислено за период. Минимум аналитики.
ФОТ по счетам и статьям затрат для сверки с бухгалтерией.
Настройка состава ФОТ и плановых показателей
Что именно попадает в плановый ФОТ, определяется начислениями, назначенными в штатном расписании и кадровых документах. Проверьте справочник «Начисления» (раздел «Настройка» → «Начисления»): у постоянных начислений должны быть корректные формулы расчёта и назначение «Повременная оплата труда и надбавки» либо аналогичное.
Для управленческого планирования в ЗУП существует механизм «Планирование фонда оплаты труда» (в некоторых конфигурациях — отдельный блок бюджетирования зарплаты). Он позволяет задавать плановые значения по подразделениям и сравнивать план с фактом. Доступность зависит от редакции конфигурации и включённых функциональных опций.
Если плановый ФОТ в отчётах занижен, чаще всего причина в том, что часть надбавок назначена сотрудникам кадровыми документами, но не отражена в позициях штатного расписания, либо в позиции указан неполный состав начислений. Сверьте типовую позицию с фактическими назначениями сотрудника.
Проверка корректности данных ФОТ
Базовая проверка — сопоставить итог отчёта «Анализ фонда оплаты труда» за месяц с итогом документа «Начисление зарплаты и взносов» по колонке «Начислено». Суммы должны совпадать. Если нет — проверьте, не проведены ли разовые начисления (премии, отпускные) отдельными документами с другой датой периода.
Вторая контрольная точка — сравнение планового ФОТ с фактическим. Умеренное превышение факта над планом объясняется премиями и доплатами; если факт систематически ниже плана, вероятны вакансии, неотработанное время или неверно заполненные позиции штатного расписания.
Как проверить результат
Суммы начислено совпадают
Расхождение — ищите непроведённые или сторнированные документы
Заполнена по всем позициям, итоги по подразделениям сходятся
Пустые ячейки — в позиции не указаны начисления
Расхождение объясняется пособиями ФСС и известными корректировками
Необъяснимая разница — проверяйте способы отражения сотрудников
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельный просмотр отчётов безопасен — отчёты не изменяют данные. Осторожность нужна при изменении настроек начислений, позиций штатного расписания и способов отражения: правки задним числом пересчитают плановый ФОТ и могут повлиять на уже сданную отчётность.
Если в базе ведётся несколько организаций, обособленные подразделения, сотрудники на совмещении и по ГПХ, анализ ФОТ требует аккуратной настройки отборов. В сложных случаях — нестандартные формулы начислений, доработанные отчёты, расхождения с бухгалтерией, которые не удаётся объяснить, — разумно привлечь специалиста по 1С:ЗУП, предварительно сделав архивную копию базы.
Частые вопросы
Почему в отчёте «Анализ фонда оплаты труда» пусто за текущий месяц?
Отчёт строится по рассчитанным данным. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц не проведён, данных нет. Проведите расчёт и сформируйте отчёт заново.
Чем плановый ФОТ отличается от фактического?
Плановый считается по окладам и постоянным надбавкам штатного расписания и не зависит от отработанного времени. Фактический — это реально начисленные суммы за период, включая премии, больничные и отпускные. Расхождение между ними — норма, а не ошибка.
Где посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
В отчёте «Анализ фонда оплаты труда» установите отбор по подразделению через «Настройки» → «Отбор», либо используйте группировку по подразделениям. То же работает в отчётах по штатному расписанию для планового фонда.
Входит ли НДФЛ и взносы в ФОТ?
НДФЛ — это удержание из ФОТ, а не часть его: фонд считается по начисленным суммам до удержаний. Страховые взносы в ФОТ не входят — они начисляются сверх фонда и анализируются отдельными отчётами по взносам.
Почему плановый ФОТ в штатном расписании меньше реальных выплат?
Чаще всего в позициях штатного расписания указан только оклад без надбавок, а надбавки назначены сотрудникам кадровыми документами. Дополните позиции постоянными начислениями, и плановый фонд выровняется.
Как выгрузить ФОТ в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Структура группировок сохранится, дальше данные можно обрабатывать сводными таблицами.
Что важно запомнить
Плановый ФОТ — в отчётах по штатному расписанию, фактический — в «Анализе фонда оплаты труда» и «Своде начислений» после расчёта зарплаты, бухгалтерский — в «Отражении зарплаты в бухучёте». Корректность цифр зависит от полноты начислений в позициях и проведённых документов расчёта.