Электронная трудовая книжка в 1С: как завести и вести

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд (сейчас — Социальный фонд России, СФР) в электронном виде. В 1С:ЗУП ведение ЭТК сводится к двум вещам: правильному оформлению кадровых документов (приём, перевод, увольнение) и своевременной отправке отчёта СЗВ-ТД по каждому кадровому событию.

Ошибки в этой цепочке приводят к штрафам и расхождениям между данными работодателя и фонда, поэтому важно сразу настроить программу корректно: проверить реквизиты организации, данные сотрудников и обмен с СФР. Ниже разобран весь процесс — от первичной настройки до контроля отправленных сведений.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал ограничен, и полноценное ведение ЭТК там затруднено.

Что нужно проверить перед началом работы

До оформления первого сотрудника убедитесь, что программа готова к кадровому учёту и электронному обмену. Проверьте актуальность релиза конфигурации: формы отчётности и форматы обмена с СФР периодически меняются, и на устаревшем релизе отчёт может не пройти форматный контроль.

Заполните карточку организации: раздел «Настройка — Реквизиты организации» (или «Организации» в меню «Главное»). Обязательны ИНН, КПП, ОГРН и регистрационный номер в СФР — именно он используется при отправке СЗВ-ТД. Ошибка в одном символе регистрационного номера приведёт к отказу в приёме отчёта.

Настройте обмен с контролирующими органами. В 1С:ЗУП это делается через «Отчётность, справки — 1С-Отчётность» либо через встроенный обмен при наличии действующего сертификата электронной подписи. Без подключённого канала связи отчёт можно только выгрузить в файл и отправить через сторонний сервис.

Как завести сотрудника и оформить приём на работу

Приём на работу — первое кадровое событие, которое попадает в электронную трудовую книжку. Откройте раздел «Кадры — Приёмы на работу» и создайте новый документ. Если сотрудника ещё нет в базе, программа предложит создать его карточку прямо из документа.

В карточке сотрудника критичны поля: ФИО полностью, дата рождения, СНИЛС, ИНН (при наличии), пол, гражданство. СНИЛС — ключевой идентификатор: по нему СФР сопоставляет сведения с лицевым счётом человека. Проверьте номер по документу, а не со слов сотрудника, и сверьте контрольную сумму — программа подсвечивает заведомо некорректные номера.

В самом документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность, характер работы (основное место или совместительство) и условия оплаты. Дата приёма из этого документа уйдёт в СЗВ-ТД как дата начала трудовой деятельности, поэтому она должна совпадать с приказом и трудовым договором.

1. 1
   Заполните карточку сотрудника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, ИНН
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу» и укажите должность, подразделение, дату приёма
3. 3
   Проведите документ и сверьте дату с приказом и трудовым договором
4. 4
   Сформируйте СЗВ-ТД с мероприятием «Приём»
5. 5
   Отправьте отчёт в СФР не позднее следующего рабочего дня

Какие кадровые события передаются в ЭТК

В электронную трудовую книжку попадают не все кадровые документы, а только мероприятия из установленного перечня: приём, перевод (в том числе переименование должности или подразделения, если это меняет запись), увольнение, запрет занимать должность, а также переименование организации. Обычные изменения оклада или графика работы в СЗВ-ТД не отражаются.

Каждое мероприятие передаётся отдельной строкой с кодом и датой. Срок отправки жёсткий: СЗВ-ТД подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Просрочка — основание для штрафа на должностное лицо, а при повторном нарушении санкции выше.

Как сформировать и отправить СЗВ-ТД

Отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки — СЗВ-ТД» (в некоторых релизах — через «Кадры — Электронные трудовые книжки»). Создайте новый документ, укажите дату формирования и организацию — программа автоматически подберёт неотправленные кадровые мероприятия за период.

Проверьте табличную часть: по каждому сотруднику должны быть заполнены вид мероприятия, дата, должность по штатному расписанию, подразделение (при наличии) и основание — реквизиты приказа. Для увольнения дополнительно указывается статья ТК РФ. Пустые реквизиты приказа — частая причина замечаний при проверках.

После проверки нажмите «Отправить» (при подключённой 1С-Отчётности) или «Выгрузить» для передачи файлом. Дождитесь подтверждения приёма: протокол со статусом «Принят» или «Принят частично». Статус «Не принят» с перечнем ошибок требует исправления данных и повторной отправки — просто переотправить тот же файл недостаточно.

Переводы, переименования и увольнения

Кадровый перевод оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»). В СЗВ-ТД попадёт новая должность и подразделение с датой перевода. Если переводов несколько в один день — каждый отражается отдельной строкой в хронологическом порядке.

При увольнении создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание — статью ТК РФ с пунктом и частью. В СЗВ-ТД мероприятие «Увольнение» передаётся с кодом причины из классификатора. Неверный код основания — типичная ошибка: например, увольнение по соглашению сторон и по инициативе работника имеют разные формулировки и коды.

Отдельный случай — переименование организации без смены работодателя. В 1С:ЗУП для этого есть специальный документ или механизм отражения переименования, после которого формируется СЗВ-ТД по всем действующим сотрудникам с мероприятием «Переименование». Пропуск этого события приводит к тому, что в ЭТК работников остаётся старое название работодателя.

Как проверить результат и исправить ошибки

После отправки контролируйте статус в журнале обмена: принят отчёт или нет. Дополнительно полезно периодически сверять данные с фондом — сотрудник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги и принести её для сверки, особенно при приёме на работу, чтобы убедиться, что предыдущий работодатель закрыл запись об увольнении.

Если ошибка обнаружена после приёма отчёта, подаётся отменяющий СЗВ-ТД: в 1С это делается через механизм отмены мероприятия (пометка «Отмена» по строке с указанием отменяемого события). После отмены при необходимости подаётся корректное мероприятие. Нельзя просто изменить исходный документ задним числом без отменяющего отчёта — в фонде останется старая запись.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отправки СЗВ-ТД

Норма

Протокол «Принят» без замечаний

Тревожный признак

Статус «Не принят» или ошибки сопоставления ФИО/СНИЛС

Состав мероприятий в отчёте

Норма

Все приказы за период попали в отчёт с верными датами

Тревожный признак

Приказ проведён, но мероприятие в СЗВ-ТД отсутствует

Выписка из ЭТК сотрудника

Норма

Записи совпадают с приказами организации

Тревожный признак

Нет записи о приёме или дублируются строки

Реквизиты организации

Норма

Регистрационный номер СФР совпадает с извещением фонда

Тревожный признак

Отчёты стабильно отклоняются по реквизитам страхователя

Частые вопросы

Можно ли вести электронную трудовую книжку в 1С:Бухгалтерии?

Частично: в 1С:Бухгалтерии есть приёмы и увольнения, а также возможность сформировать СЗВ-ТД. Но полноценный кадровый учёт (переводы, переименования, сложные совместительства) там ограничен. Для регулярного ведения ЭТК в организации с активным движением персонала подходит 1С:ЗУП.

Что делать, если сотрудник не предоставил СНИЛС?

Без СНИЛС передать сведения невозможно — это обязательный идентификатор. Запросите у сотрудника документ или номер, при утере карточки номер можно узнать через Госуслуги или СФР. До получения СНИЛС отчёт по этому сотруднику сформировать корректно не получится, поэтому собирайте документы при приёме, а не после.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет. СЗВ-ТД — событийный отчёт: он подаётся только при наличии мероприятий (приём, перевод, увольнение и т.п.). «Пустой» отчёт за период без событий не требуется.

Как исправить ошибку в уже принятом СЗВ-ТД?

Подаётся отменяющий отчёт: в документе СЗВ-ТД строка с ошибочным мероприятием помечается признаком отмены и отправляется в СФР. После подтверждения отмены при необходимости подаётся новое мероприятие с верными данными. Простое редактирование кадрового документа задним числом запись в фонде не исправит.

Какой срок отправки СЗВ-ТД при увольнении?

Общий срок един для всех мероприятий: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. При увольнении приказ обычно издаётся в последний рабочий день сотрудника, поэтому отчёт нужно отправить на следующий рабочий день после увольнения.