Другое · 11 мин
Как провести ДМС в 1С: пошаговая инструкция
Как отразить ДМС в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: договор со страховой, начисление взносов, НДФЛ и взносы, расходы на страхование сотрудников.
Добровольное медицинское страхование сотрудников отражается в 1С в двух плоскостях: расчётная (начисление взносов, НДФЛ и страховые взносы с сумм, выходящих за льготируемые пределы) и бухгалтерская (признание расходов на страхование, распределение платежа по периодам). В зависимости от того, где вы ведёте учёт — в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии или связке обеих программ, — набор документов будет отличаться.
Ключевой момент, от которого зависят все проводки: условия договора со страховой компанией. Если договор заключён на срок не менее одного года и предусматривает оплату медицинских расходов работников, взносы по нему, как правило, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если срок короче или страхуются члены семьи сотрудников, налоговая нагрузка возникает — и её нужно корректно отразить в программе.
Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 3.0: от заведения договора страхования до проверки отчётности. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть сам договор ДМС, счёт и платёжные документы — без них корректно провести операцию не получится.
Подготовка: какие данные и настройки понадобятся
Прежде чем создавать документы, соберите исходные данные: номер и дату договора со страховой компанией, срок его действия, общую сумму премии, график платежей и список застрахованных сотрудников с разбивкой сумм по каждому (если страховая её предоставляет). Именно персональная разбивка нужна для корректного расчёта НДФЛ и взносов.
В 1С:ЗУП проверьте настройки учётной политики: раздел «Настройка — Реквизиты организации — Учётная политика и другие настройки». Убедитесь, что в программе заведены виды расчёта для отражения страховых взносов по ДМС — в типовой поставке они есть, но если конфигурация дорабатывалась, начисление могло быть отключено или переименовано.
В 1С:Бухгалтерии проверьте план счетов и статьи затрат: расходы на ДМС обычно отражаются на счёте 76.01.2 «Платежи по добровольному страхованию работников» с дальнейшим списанием на затратные счета (20, 25, 26, 44 — в зависимости от того, где заняты застрахованные сотрудники). Если организация применяет ПБУ 18/02, дополнительно проверьте настройки учёта постоянных и временных разниц.
Как отразить договор ДМС и оплату в 1С:Бухгалтерии
Начните с регистрации оплаты страховой премии. Создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от принятой в организации методики. В качестве счёта расчётов укажите 76.01.2, выберите договор со страховой компанией с видом «Прочее».
Дальнейшее списание зависит от подхода к учёту. Наиболее распространённый вариант — равномерное признание расходов в течение срока действия договора. Для этого ежемесячно создаётся документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») с проводкой: дебет затратного счёта (например, 26) — кредит 76.01.2 на сумму, приходящуюся на текущий месяц. Сумму рассчитывайте пропорционально дням или месяцам действия договора — закрепите выбранный способ в учётной политике.
В налоговом учёте по налогу на прибыль расходы на ДМС признаются в пределах установленного норматива от фонда оплаты труда. Программа автоматически отслеживает норматив только при корректной настройке статей затрат, поэтому сверяйте долю расходов с ФОТ ежемесячно, особенно если премия крупная, а штат небольшой.
Как провести ДМС в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 для отражения страховых взносов по договорам ДМС используется документ «Операция учёта взносов» или специализированное начисление — в зависимости от релиза и настроек. Типовой путь: раздел «Зарплата» — «См. также» — «Операции учёта взносов», либо начисление через документ «Разовое начисление» с предварительно настроенным видом расчёта.
Настройка вида начисления для ДМС
Создайте или проверьте вид начисления в разделе «Настройка — Начисления». Ключевые параметры: назначение «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения «По отдельному документу». На вкладке «Налоги, взносы, бухучёт» укажите: НДФЛ — не облагается (если договор соответствует условиям освобождения), страховые взносы — не облагаемый доход по соответствующему коду. Если договор не попадает под льготу, выберите облагаемые коды дохода.
Ошибка в этой настройке — самая частая причина проблем с ДМС: при неверном коде дохода программа либо удержит НДФЛ с необлагаемой суммы (сотрудник недополучит деньги, а вы получите излишне уплаченный налог), либо не удержит с облагаемой — и это уже недоимка.
Начисление взносов по сотрудникам
После настройки создайте документ начисления, добавьте сотрудников по списку застрахованных и укажите суммы согласно реестру страховой компании. Дата начисления определяет месяц, в котором доход попадёт в расчёт 6-НДФЛ и РСВ, если он облагаемый. Проведите документ и проверьте движения по регистрам через кнопку «Ещё — Движения документа».
- 1Проверьте или создайте вид начисления для ДМС с корректными кодами НДФЛ и взносов
- 2Получите от страховой реестр застрахованных сотрудников с суммами
- 3Создайте документ начисления и заполните сотрудников с суммами по реестру
- 4Проведите документ и проверьте движения по регистрам учёта НДФЛ и взносов
- 5Сформируйте расчёт 6-НДФЛ и РСВ за период и убедитесь, что суммы ДМС отражены корректно
НДФЛ и страховые взносы: когда платить, когда нет
Общий принцип: взносы по договорам ДМС, заключённым на срок не менее одного года и предусматривающим оплату медицинских расходов работников, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это базовый сценарий, под который настроены типовые коды доходов в 1С.
Налоговая нагрузка возникает в следующих ситуациях: договор заключён на срок менее года; застрахованы члены семьи сотрудников (суммы за них облагаются); договор предусматривает выплаты, не связанные с оплатой медицинских услуг. В каждом из этих случаев вид начисления в ЗУП должен содержать облагаемые коды, а суммы по членам семей вносятся отдельными строками.
Отдельная ситуация — увольнение сотрудника при действующем договоре ДМС. Если страховая премия за него не возвращается страховой и договор продолжает действовать, льгота по взносам, как правило, сохраняется, но по НДФЛ возможны разные трактовки. Зафиксируйте позицию организации письменно и настройте программу в соответствии с ней.
Как выбрать настройку налогообложения
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов выполните контрольные проверки. В 1С:ЗУП сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» и «Полный свод начислений» за месяц начисления: суммы ДМС должны попасть в необлагаемую базу (или облагаемую — при соответствующем договоре). Сформируйте 6-НДФЛ: необлагаемые суммы ДМС в расчёт не включаются либо отражаются как доход с полным вычетом — сверьте с методикой вашего релиза.
В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.01.2: остаток на конец месяца должен соответствовать несписанной части премии. Сформируйте справку-расчёт по нормированным расходам, если программа её поддерживает, и сверьте признанные в налоговом учёте суммы с рассчитанным нормативом.
Как проверить результат
Равен несписанной части премии по графику
Остаток не сходится с расчётом или счёт закрыт полностью в месяц оплаты
Льготируемые суммы ДМС не увеличивают налоговую базу сотрудников
С зарплаты сотрудников удержан НДФЛ с суммы ДМС
Необлагаемые взносы ДМС отражены в составе необлагаемых сумм
Суммы ДМС полностью вошли в базу для взносов
Расходы признаны в пределах норматива от ФОТ
Списана вся премия без проверки норматива
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за трёх причин. Первая — списание всей премии в расходы одним месяцем: это искажает и бухгалтерскую, и налоговую отчётность. Вторая — отсутствие персональной разбивки по сотрудникам, из-за чего невозможно корректно рассчитать НДФЛ для облагаемых случаев. Третья — неверные коды доходов в виде начисления, приводящие к ошибкам в 6-НДФЛ и РСВ.
Учтите ограничения типовых конфигураций: автоматического документа «ДМС», который сам разнесёт премию по сотрудникам и месяцам, в стандартной поставке нет. Значительная часть операций выполняется вручную или через универсальные документы. Если договоров ДМС много, а сотрудников сотни, имеет смысл рассмотреть доработку или внешнюю обработку для загрузки реестров из Excel.
Что важно запомнить
ДМС проводится в двух контурах: оплата и постепенное списание расходов — в 1С:Бухгалтерии, начисление взносов по сотрудникам с настройкой НДФЛ и взносов — в 1С:ЗУП. Результат зависит от условий договора: срок от года и страхование только работников обычно дают освобождение от налогов, всё остальное требует облагаемых кодов и внимательной проверки отчётности.
Частые вопросы о проведении ДМС в 1С
Можно ли провести ДМС только в 1С:Бухгалтерии, без ЗУП?
Да, если зарплата ведётся в бухгалтерской программе: там есть механизмы начисления и учёта НДФЛ со взносами. Но при большом штате и сложных договорах корректнее вести расчётную часть в ЗУП и переносить данные синхронизацией.
Как отразить ДМС, если страховая премия уплачена частями?
Каждый платёж оформляется отдельным списанием с расчётного счёта на счёт 76.01.2. Списание в расходы всё равно ведётся равномерно по сроку действия договора, а не по факту оплаты — график платежей на период признания расходов не влияет.
Что делать, если сотрудник уволился в середине срока договора?
Зафиксируйте, возвращает ли страховая часть премии. Если возвращает — отразите возврат через поступление на расчётный счёт и скорректируйте расходы. Если договор продолжает действовать на уволенного, расходы продолжают списываться, а налоговые последствия определите с учётом принятой в организации позиции.
Почему суммы ДМС попали в 6-НДФЛ, хотя договор годовой?
Почти всегда причина в настройке вида начисления: проверьте код дохода по НДФЛ на вкладке «Налоги, взносы, бухучёт». Если код облагаемый — замените на соответствующий льготе, затем перепроведите начисление и пересформируйте расчёт.
Нужно ли отражать ДМС в учёте, если премию платит сотрудник сам?
Если работодатель только удерживает суммы из зарплаты и перечисляет страховой, оформляется удержание (в ЗУП — вид удержания по заявлению сотрудника) и расчёты через счёт 76. Расходов на страхование у организации в этом случае не возникает.