День на диспансеризацию: как оформить в 1С

Статья 185.1 Трудового кодекса РФ гарантирует работникам освобождение от работы на время прохождения диспансеризации с сохранением места работы и среднего заработка. Работникам общего контингента положен один день раз в три года, предпенсионерам и пенсионерам по возрасту — два дня ежегодно. В 1С:ЗУП для этого нет отдельного типового документа «диспансеризация», поэтому отсутствие оформляется через механизм отсутствий с настраиваемым видом расчета.

Корректное оформление важно с двух сторон: кадровой (день должен попасть в табель с правильным кодом и не снизить норму выработки) и расчетной (оплата идет по среднему заработку, а не по окладу, иначе сумма в расчетном листке будет занижена или завышена). Ниже разобран полный цикл: от настройки вида отсутствия до проверки результата в отчетах.

Правовая основа: что положено работнику

Основание — ст. 185.1 ТК РФ. Работник пишет заявление на день (дни) прохождения диспансеризации, работодатель обязан его освободить от работы с сохранением среднего заработка. Для большинства сотрудников это один рабочий день раз в три года; для работников предпенсионного возраста (в течение пяти лет до наступления пенсионного возраста) и работающих пенсионеров — два рабочих дня ежегодно.

Важно: день диспансеризации — это не больничный и не отпуск. Листок нетрудоспособности на этот день не оформляется, медицинская организация выдает справку о прохождении диспансеризации, которую работник прикладывает к заявлению или предъявляет после. В табеле учета рабочего времени унифицированного кода для этого случая нет, поэтому организация вводит собственное буквенное обозначение (часто используют «ДС») и закрепляет его в учетной политике или локальном акте.

Подготовка: создаем вид отсутствия и начисление

В типовой 1С:ЗУП 3.1 предопределенного вида отсутствия «Диспансеризация» может не быть — его создают вручную. Откройте раздел «Настройка — Виды отсутствий» и добавьте новый элемент: наименование «День на диспансеризацию», обозначение в табеле — выбранный организацией код (например, «ДС»). В настройках укажите, что отсутствие является оплачиваемым и не уменьшает норму рабочего времени.

Для оплаты потребуется вид начисления. Создайте его в разделе «Настройка — Начисления»: назначение — «Оплата времени отсутствия», способ расчета — «По среднему заработку». Проверьте закладки налогов и взносов: оплата дня диспансеризации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, поэтому коды дохода указываются стандартные, как для оплаты по среднему заработку.

1. 1
   Создайте вид отсутствия «День на диспансеризацию» с кодом табеля (Настройка — Виды отсутствий)
2. 2
   Создайте начисление «Оплата дня диспансеризации» с расчетом по среднему заработку (Настройка — Начисления)
3. 3
   Проверьте настройки НДФЛ и страховых взносов у начисления
4. 4
   Убедитесь, что вид отсутствия связан с начислением и доступен в документе «Отсутствие»

Оформление документа «Отсутствие»

Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие» (раздел «Кадры — Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата — Отсутствия», в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ, выберите сотрудника, вид отсутствия «День на диспансеризацию» и укажите дату или период (для предпенсионеров — два дня, можно одним документом).

Если начисление настроено корректно, программа автоматически рассчитает оплату по среднему заработку прямо в документе — на закладке «Начислено» появится сумма с расшифровкой базы среднего заработка. Расчет среднего выполняется по общим правилам: учитываются выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отсутствия, и фактически отработанное время.

Документ проводится в месяце отсутствия. Если день диспансеризации пришелся на месяц, по которому зарплата уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчет — либо сторнирование и повторный расчет, либо отражение отсутствия в следующем периоде с доначислением, в зависимости от принятой в организации практики.

Проверка табеля и расчетного листка

После проведения документа сформируйте табель учета рабочего времени (Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель Т-13 или аналогичный). День диспансеризации должен отображаться с вашим кодом «ДС», а общее количество отработанных дней — уменьшиться на один без занижения оплаты. Если день отображается как «НН» (неявка по невыясненным причинам) или прогул — вид отсутствия настроен неверно.

В расчетном листке сотрудника оплата диспансеризации должна идти отдельной строкой «Оплата дня диспансеризации» с суммой, рассчитанной по среднему заработку. Сравните её с окладной частью: если вместо оплаты по среднему день просто «выпал» из оклада (сумма за месяц уменьшилась пропорционально), значит, начисление не подхватилось — проверьте связь вида отсутствия с начислением.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13

Норма

День отмечен кодом «ДС», норма времени корректна

Тревожный признак

Стоит «НН», «ПР» или день отсутствует вовсе

Расчетный листок

Норма

Отдельная строка оплаты по среднему заработку

Тревожный признак

Оклад уменьшен пропорционально, отдельной строки нет

Средний заработок

Норма

База — выплаты за 12 предшествующих месяцев

Тревожный признак

Сумма равна дневной части оклада без учета премий

Особые сценарии

Два дня для предпенсионеров

Работникам предпенсионного возраста и работающим пенсионерам положены два дня в год. Их можно оформить одним документом «Отсутствие» на смежные даты или двумя документами, если дни разнесены. Контроль лимита программа автоматически не ведет — кадровику следует отслеживать использованные дни вручную или через произвольный отчет по виду отсутствия.

Совпадение с больничным или отпуском

Если на день диспансеризации пришелся больничный или ежегодный отпуск, освобождение не переносится автоматически: работник договаривается с работодателем о другой дате и подает новое заявление. В программе в этом случае документ «Отсутствие» просто не создается либо создается на новую дату — двойная оплата одного дня недопустима, и 1С при попытке ввести пересекающиеся отсутствия выдаст предупреждение.

Внешний совместитель

Право на день диспансеризации распространяется и на совместителей. Если сотрудник занят у нескольких работодателей, освобождение оформляется у каждого по отдельному заявлению. В 1С:ЗУП для внешнего совместителя документ «Отсутствие» создается по его отдельному лицевому счету стандартным образом.

Отчетность и документальное подтверждение

Оплата дня диспансеризации попадает в расчет 6-НДФЛ и взносов в составе обычных выплат по среднему заработку — отдельных строк для нее не предусмотрено. В РСВ и персонифицированных сведениях суммы отражаются в общем порядке. Специальной отчетности именно по диспансеризации работодатель не сдает.

Документальное основание хранится в кадровом деле: заявление работника, согласованные даты, при необходимости — приказ об освобождении от работы и справка о прохождении диспансеризации. В 1С удобно приложить скан заявления к документу «Отсутствие» через механизм присоединенных файлов — это упрощает поиск основания при проверках и при передаче дел новому специалисту.

Если диспансеризацию проходят регулярно несколько сотрудников, создайте отдельный шаблон документа или сохраните настройки вида отсутствия в избранном — это сократит время оформления и снизит риск выбора неправильного вида расчета.

FAQ

Можно ли оформить день диспансеризации документом «Прогул, отсутствие» вместо «Отсутствие»?

Технически можно, если вид отсутствия настроен как оплачиваемый, но не рекомендуется: документ «Прогул, отсутствие» по умолчанию трактуется как неоплачиваемое отсутствие, и оплата по среднему заработку не рассчитается. Используйте документ «Отсутствие» с корректно настроенным видом.

Что делать, если в списке видов отсутствий нет нужного пункта?

Создайте его вручную: Настройка — Виды отсутствий — Создать. Укажите наименование, код табеля и признак оплачиваемого отсутствия, затем свяжите с начислением по среднему заработку. Это разовая настройка, дальше вид будет доступен во всех документах.

Облагается ли оплата дня диспансеризации НДФЛ и взносами?

Да. Оплата по среднему заработку за время диспансеризации относится к доходам работника и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Льгот и исключений для этой выплаты законодательство не предусматривает.

Как отследить, сколько дней диспансеризации сотрудник уже использовал?

Автоматического счетчика в типовой конфигурации нет. Сформируйте отчет по отсутствиям сотрудника за период с отбором по виду «День на диспансеризацию» или используйте универсальный отчет по регистру отсутствий. Для предпенсионеров контролируйте лимит двух дней в год вручную.

Работник не принес справку о прохождении диспансеризации — отменять оплату?

Основание для освобождения — заявление работника и согласование с работодателем; справка подтверждает факт прохождения. Если подтверждения нет и есть сомнения в добросовестности, вопрос решается в кадровом порядке: работодатель вправе запросить подтверждающий документ. В 1С уже проведенный документ при необходимости сторнируют с перерасчетом зарплаты.

Нужно ли оформлять приказ на день диспансеризации?

ТК РФ прямо не требует приказа — достаточно заявления и согласования даты. Однако многие организации издают приказ для внутреннего порядка и подтверждения кода табеля. В 1С приказ можно сформировать как печатную форму на основании документа «Отсутствие» или оформить произвольным документом.