Подработка в 1С 8.3: как оформить и учесть совместительство

Под «подработкой» в 1С 8.3 обычно понимают работу по совместительству — дополнительную занятость сотрудника помимо основного места работы. В программах линейки 1С, прежде всего в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3», для этого предусмотрен штатный механизм: отдельный вид приема на работу, отдельная ставка, свой график и отдельное начисление зарплаты.

Важно сразу различить два понятия. Внутреннее совместительство — сотрудник уже работает в вашей организации и берет дополнительную должность у того же работодателя. Внешнее совместительство — человек оформляется у вас, но его основное место работы находится в другой организации. В 1С оба случая оформляются по-разному, и путаница между ними — одна из главных причин ошибок в учете.

Кроме совместительства, «подработку» иногда путают с совмещением должностей и расширением зон обслуживания — это другая конструкция: доплата к основному окладу без отдельного трудового договора. Ниже разберем, чем эти варианты отличаются, как оформить каждый в 1С 8.3 и как проверить, что зарплата посчиталась правильно.

Что такое подработка в контексте 1С 8.3

В самой программе термина «подработка» нет — это разговорное слово, которым пользователи называют сразу несколько разных ситуаций. Чтобы правильно настроить учет, нужно понять, какая именно ситуация у вас: от этого зависит документ оформления, налогообложение и отражение в отчетности.

Основные варианты, которые скрываются за словом «подработка»:

• Внутреннее совместительство — отдельный трудовой договор с тем же работодателем, работа в свободное от основной занятости время;
• Внешнее совместительство — сотрудник принят к вам, но работает по совместительству, его основная организация другая;
• Совмещение должностей — доплата за выполнение дополнительной работы в течение основного рабочего дня, без второго договора;
• Разовая работа по договору ГПХ — подряд или оказание услуг, оформляется документом «Договор (работы, услуги)».

Чем совместительство отличается от совмещения

Это ключевое различие, от которого зависят все дальнейшие действия в программе. Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный табельный учет времени. Совмещение — доплата к существующему договору, время дополнительной работы отдельно не учитывается.

Практический ориентир прост: если сотрудник работает на дополнительной должности в отдельные часы (например, вечером после основной смены) — это совместительство. Если он выполняет дополнительные обязанности параллельно с основными в то же рабочее время — это совмещение.

Какой вариант выбрать

Внутреннее совместительство

Сотрудник уже работает у вас и берет вторую должность в свободное время. Требуется отдельный график и табель.

Внешнее совместительство

Человек принят к вам, но основное место работы в другой организации. Заводится новый сотрудник с соответствующим видом занятости.

Совмещение должностей

Дополнительная работа выполняется в основное рабочее время. Оформляется доплатой, без второго договора и отдельного табеля.

Договор ГПХ

Разовая или проектная работа без трудовых отношений. Не дает права на отпуск и больничный по трудовому кодексу.

Как оформить внутреннее совместительство в 1С:ЗУП 8.3

Для внутреннего совместителя не нужно создавать нового физического лица — программа привяжет второе место работы к существующему сотруднику. Это важно для корректного расчета НДФЛ и страховых взносов: налоги считаются суммарно по всем доходам физлица в организации.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Прием на работу».
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите существующего сотрудника — программа подтянет данные физического лица.
3. 3
   В поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство».
4. 4
   Выберите должность, подразделение и количество ставок (например, 0,5 ставки).
5. 5
   Назначьте отдельный график работы совместителя — он не должен совпадать с основным графиком.
6. 6
   На вкладке «Оплата труда» задайте начисление: оклад по часам, по дням или сдельно.
7. 7
   Проведите документ и проверьте, что у сотрудника появилось второе место работы.

После проведения документа у сотрудника в списке появится вторая строка — отдельное место работы. При заполнении табеля и начислении зарплаты программа обрабатывает основное место и совместительство независимо: у каждого свой график, свои отработанные часы и своя сумма начисления.

Обратите внимание на график работы. Для совместителя обычно создают отдельный график с неполным рабочим временем — например, 4 часа в день или работа только в определенные дни. Если оставить стандартный пятидневный график, программа посчитает зарплату как за полную ставку, и сумма окажется завышенной.

Как оформить внешнее совместительство

Внешний совместитель для вашей организации — новый сотрудник. Его заводят в справочник физических лиц (если он там еще не числится) и принимают на работу стандартным документом «Прием на работу», но с видом занятости «Внешнее совместительство».

Отличия от оформления основного работника:

• в документе приема указывается вид занятости «Внешнее совместительство» — это влияет на отчетность и статистику;
• справка с основного места работы в программе не регистрируется, но в кадровом деле она должна быть;
• для внешнего совместителя, как правило, не ведется трудовая книжка (по желанию работника сведения вносятся по основному месту);
• стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются только по одному месту работы — обычно по основному.

Начисление зарплаты и учет рабочего времени совместителя

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов». Программа автоматически подбирает все места работы сотрудника и рассчитывает каждое по своему графику и начислению. В документе основное место и совместительство отображаются отдельными строками.

Типовые варианты оплаты совместителя:

• Оклад по часам — сумма зависит от фактически отработанных часов по графику совместителя;
• Оклад по дням — расчет пропорционально отработанным дням;
• Часовая тарифная ставка — фиксированная цена часа, удобна при нерегулярном графике;
• Сдельная оплата — за фактически выполненный объем, вводится документами сдельных нарядов.

Если совместитель работает по неполной ставке, убедитесь, что в документе приема корректно указано количество ставок. При 0,5 ставки и графике неполного времени программа рассчитает оплату пропорционально. Если и ставка дробная, и график сокращенный, легко получить «двойное» уменьшение — проверьте расчет на первом же месяце.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка совместителя в «Начислении зарплаты»

Норма

Отдельная строка со своим начислением и отработанным временем

Тревожный признак

Совместительство не попадает в документ или время нулевое

График работы совместителя

Норма

Создан отдельный график с реальным режимом работы

Тревожный признак

Назначен стандартный график полной занятости

НДФЛ по физлицу

Норма

Налог считается суммарно со всех мест работы в организации

Тревожный признак

Вычеты применены дважды или налог посчитан по каждому месту изолированно

Табель (отчет «Табель Т-13»)

Норма

Основное место и совместительство показаны отдельно

Тревожный признак

Часы совместителя смешаны с основным графиком

Отпуск, больничный и увольнение совместителя

Совместителю положен ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы. В 1С отпуск оформляется документом «Отпуск» отдельно для каждого места работы. Если сотрудник — внутренний совместитель, удобно оформить оба отпуска в одном документе: программа позволяет указать несколько мест работы списком.

Пособие по временной нетрудоспособности для совместителей имеет свои особенности: порядок оплаты зависит от того, где человек работал в расчетном периоде. В 1С больничный лист для внутреннего совместителя рассчитывается с учетом заработка по обоим местам; для внешнего — по правилам, которые программа применяет в зависимости от настроек и стажа работы у вас. При сомнениях сверьте расчет среднего заработка в печатной форме больничного.

Прекращение подработки оформляется документом «Увольнение» только по месту совместительства — основное место работы при этом не затрагивается. Если совместитель переводится на основное место (например, уволился из другой организации), в 1С это оформляют как увольнение с совместительства и новый прием с видом занятости «Основное место работы», либо кадровым переводом — в зависимости от ситуации и настроек учетной политики.

Типичные ошибки при оформлении подработки

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда подработку оформляют «вне штата» — просто начисляют доплату разовым документом. Такой подход искажает кадровый учет: сотрудник фактически занимает должность, но в штатном расписании и отчетах это никак не отражено. При проверке это расценивается как нарушение оформления трудовых отношений.

Перед массовым оформлением совместителей проверьте настройки видов начислений: для оплаты по часам должен быть назначен вид расчета с формулой «по часовой ставке», иначе при неполном графике суммы будут некорректными. Удобно сначала оформить одного сотрудника и полностью просчитать его месяц — от приема до расчетного листка.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в 1С:ЗУП оформить совместителя на несколько должностей одновременно?

Да, количество мест работы по совместительству программно не ограничено. Каждое оформляется отдельным документом «Прием на работу» со своим графиком и начислением. На практике ограничением служит требование о продолжительности рабочего времени по совместительству — оно контролируется кадровиком, а не программой.

Почему совместитель не попадает в документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего причины три: не проведен документ приема, дата приема позже расчетного периода или у сотрудника уже оформлено увольнение с этого места работы. Проверьте карточку сотрудника: место совместительства должно быть активным в расчетном месяце.

Как оформить разовую подработку без трудового договора?

Для разовых работ используйте договор гражданско-правового характера: в 1С:ЗУП это документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата» или «Кадры», а оплата отражается документом «Акт приемки выполненных работ». Такой договор не создает места работы и не влияет на табель.

Нужен ли совместителю отдельный расчетный листок?

Нет. Расчетный листок в 1С формируется по физическому лицу и включает все места работы: основное и совместительство выводятся отдельными блоками, но в одном документе. Это удобно для контроля общей суммы начислений и удержаний.

Как перевести внешнего совместителя на основное место работы?

Стандартная практика — уволить сотрудника с места внешнего совместительства и принять его же с видом занятости «Основное место работы» на ту же или другую должность. Физическое лицо при этом остается тем же, поэтому история доходов и налогов сохраняется без разрывов.