Количество ставок в 1С ЗУП: что это и как с ним работать

Количество ставок в 1С:ЗУП — это числовой показатель, который определяет долю занимаемой сотрудником должности относительно полной единицы в штатном расписании. Ставка 1 означает полную занятость, 0,5 — работу на полставки, 1,5 — основную должность плюс внутреннее совместительство на полставки. От этого значения напрямую зависит расчёт оклада, надбавок и других начислений, заданных «пропорционально отработанному времени» или от оклада по штатному расписанию.

Реквизит встречается сразу в нескольких местах программы: в позиции штатного расписания, в кадровых документах (приём, перевод, изменение условий труда), в карточке сотрудника и в документе «Изменение оплаты труда». Ошибка в любом из этих мест приводит к неверному начислению зарплаты, причём программа не всегда сигнализирует о проблеме явно — расчёт просто выполняется от неправильной базы.

Материал ниже объясняет, где именно хранится количество ставок, как оно связано со штатным расписанием и графиком работы, как задать и изменить ставку, а также как проверить, что программа рассчитывает зарплату корректно.

Где в программе хранится количество ставок

Основное место хранения — кадровые документы. При приёме на работу в документе «Приём на работу» (или «Приём на работу списком») на закладке «Главное» есть поле «Количество ставок». Именно значение из последнего действующего кадрового документа программа использует при расчёте зарплаты.

Второй источник — позиция штатного расписания. Если учёт ведётся со штатным расписанием, то в справочнике «Штатное расписание» для каждой позиции указывается количество штатных единиц (сколько человек может занять позицию) и при приёме сотрудника подставляется занимаемая им доля. Важно не путать два разных понятия: количество единиц в позиции — это вместимость штатки, а количество ставок сотрудника — его личная доля занятости.

Третье место — карточка сотрудника. В форме сотрудника по ссылке «Трудовой договор» или в отчёте «Личные данные» можно увидеть текущее количество ставок, но редактировать его напрямую там нельзя: изменения выполняются только документами, чтобы сохранялась история.

Как ставка связана со штатным расписанием и графиком

Если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания (раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Штатное расписание»), то при приёме сотрудника программа контролирует свободные единицы позиции. Например, по позиции «Бухгалтер» предусмотрено 2 единицы; принять трёх человек по ставке 1 без расширения штатки не получится — программа выдаст предупреждение или запрет, в зависимости от настройки контроля.

Количество ставок работает в паре с графиком работы сотрудника. Типичная связка для работы на полставки: количество ставок 0,5 плюс специальный график неполного рабочего времени (например, 4 часа в день). Если указать 0,5 ставки, но оставить полный график 40 часов, расчёт оклада за полностью отработанный месяц может дать неожиданный результат: программа начислит половину оклада, хотя человек отработал полную норму часов.

Обратная ошибка встречается реже, но тоже опасна: ставка 1 при сокращённом графике. Тогда оклад начислится полностью, но норма времени в графике меньше, и расчёт «пропорционально отработанному времени» при отклонениях (отпуска, больничные) будет вестись от заниженной нормы.

Как задать количество ставок при приёме на работу

Создайте документ «Кадры» — «Приёмы на работу» (или «Все кадровые документы» — «Приём на работу»). Заполните организацию, сотрудника, подразделение и должность. Если включено штатное расписание, выбирается позиция штатки, и поле «Количество ставок» подставится автоматически со значением 1 — измените его на нужное.

На закладке «Оплата труда» укажите начисление (обычно «Оплата по окладу») и размер оклада. Важный момент: оклад вводится за полную ставку. Если человек принят на 0,5 ставки, а месячный оклад по штатке 60 000, в документе указывается 60 000, а фактическое начисление составит 30 000 при полностью отработанном времени. Некоторые пользователи ошибочно вводят уже «половинный» оклад и получают двойное занижение.

На закладке «Главное» проверьте график работы: для неполной ставки подберите или создайте график неполного рабочего времени. После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что количество ставок отображается верно.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните сотрудника, подразделение, позицию
2. 2
   Установите количество ставок, например 0,5
3. 3
   Проверьте, что оклад указан за полную ставку
4. 4
   Назначьте график неполного рабочего времени
5. 5
   Проведите документ и проверьте данные в карточке сотрудника
6. 6
   В конце месяца сверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Как изменить количество ставок действующему сотруднику

Перевод сотрудника на другую долю ставки оформляется кадровым документом, а не ручной правкой. В зависимости от ситуации используются «Кадровый перевод» (если меняются условия труда, включая ставку и график), «Изменение условий труда» или документ «Изменение оплаты труда», если меняется только размер оплаты.

В документе «Кадровый перевод» на закладке «Главное» установите новое количество ставок и дату, с которой оно действует. Если меняется и график, укажите новый график работы. Программа при расчёте зарплаты за переходный месяц учтёт оба периода: часть месяца по старой ставке, часть — по новой, пропорционально отработанному времени по каждому графику.

Для массовых изменений (например, перевод целого подразделения на сокращённый режим) удобнее использовать «Кадровый перевод списком» — там ставки и графики задаются таблицей по нескольким сотрудникам сразу.

Как ставка влияет на расчёт зарплаты

Для начислений с формулой «по окладу» программа берёт размер оклада из кадрового документа и умножает его на количество ставок, а затем — на долю отработанного времени от нормы по графику. То есть итоговая сумма зависит от трёх сомножителей: оклад, ставка, отработанное время.

Надбавки, заданные в процентах от оклада, пересчитываются автоматически вслед за окладом — отдельно умножать их на ставку не нужно. А вот начисления фиксированной суммой (например, ежемесячная доплата 5 000 рублей) не зависят от ставки: сотрудник на 0,5 ставки получит те же 5 000, если иное не заложено в формулу начисления.

Районный коэффициент и северная надбавка применяются уже к рассчитанной сумме, поэтому ставка влияет на них опосредованно. Средний заработок для отпускных и командировок от ставки напрямую не зависит — он считается из фактически начисленных сумм и отработанного времени, поэтому ошибки в ставке «протекают» в средний заработок через неверные начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление за полный месяц

Норма

Оклад × ставка, без расхождений в копейках

Тревожный признак

Сумма равна полному окладу при неполной ставке или вдвое меньше ожидаемой

График работы сотрудника

Норма

Для неполной ставки назначен график неполного времени

Тревожный признак

При ставке 0,5 стоит стандартный 40-часовой график

Отчёт «Полный свод начислений»

Норма

Суммы по сотруднику соответствуют его ставке и отработанным дням

Тревожный признак

Начисления не меняются при смене ставки в переходном месяце

Штатное расписание

Норма

Занятые единицы позиции не превышают предусмотренные

Тревожный признак

Программа показывает превышение или отрицательный остаток свободных единиц

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — ввод оклада уже с учётом ставки. Признак: сотрудник на 0,5 ставки получает четверть от полного оклада. Исправление: документом «Изменение оплаты труда» установите оклад за полную ставку и пересчитайте зарплату за затронутые месяцы, если выплаты ещё не закрыты отчётностью.

Вторая ошибка — изменение ставки «задним числом» правкой старого приёма. Это переписывает историю и делает недостоверными уже сданные отчёты. Правильный путь — отменить или сторнировать некорректный документ штатными средствами и оформить цепочку документов заново, либо ввести исправительный документ текущей датой.

Третья группа проблем связана с совместительством. Внутренний совместитель оформляется отдельным сотрудником (элементом справочника «Сотрудники») со своим количеством ставок, а не увеличением ставки основного сотрудника до 1,5. Иначе сломается кадровый учёт, табель и отчётность по среднесписочной численности.

Частые вопросы по количеству ставок

Можно ли указать ставку больше 1, например 1,25?

Технически программа позволяет ввести дробное значение больше единицы, но для оформления дополнительной работы это неправильный способ. Внутреннее совместительство оформляется отдельным приёмом с собственной ставкой и должностью, а работа сверх нормы — документами сверхурочных. Ставка больше 1 у одного сотрудника искажает табель и кадровые отчёты.

Почему сотруднику на 0,5 ставки начислился полный оклад?

Чаще всего причина в том, что в документе приёма или перевода количество ставок осталось равным 1, либо начисление настроено фиксированной суммой, а не расчётом от оклада. Откройте последний кадровый документ сотрудника, проверьте поле «Количество ставок» и формулу начисления на закладке «Оплата труда».

Как оформить временный перевод на полставки на несколько месяцев?

Используйте документ «Кадровый перевод» с датой начала новых условий, указав ставку 0,5 и соответствующий график. По окончании периода оформите обратный перевод на прежние условия. В переходных месяцах программа рассчитает зарплату пропорционально по периодам каждого условия.

Влияет ли количество ставок на НДФЛ и страховые взносы?

Напрямую — нет. Налог и взносы считаются от фактически начисленных сумм. Но поскольку ставка определяет размер начислений, ошибка в ней косвенно искажает базу НДФЛ и взносов, что вылезает расхождениями в отчётах 6-НДФЛ и РСВ.

Где посмотреть историю изменения ставки по сотруднику?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Оформить документ» — «Кадровые документы» или используйте отчёт «Штатные сотрудники» / «Кадровая история» в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты». Там видна цепочка приёмов и переводов с датами и значениями ставок на каждую дату.

Нужно ли менять ставку при сокращённой неделе по инициативе работодателя?

Если вводится режим неполного рабочего времени, в программе оформляется изменение условий труда: меняется график и, как правило, количество ставок пропорционально новой продолжительности. Если же меняется только график без изменения оплаты, достаточно документа смены графика — ставку трогать не нужно.