Другое · 12 мин
Что такое ФОТ в 1С 8.3 ЗУП: расшифровка и работа с фондом оплаты труда
ФОТ в 1С 8.3 ЗУП — расшифровка термина, где смотреть фонд оплаты труда, как настроить расчет планового ФОТ, типовые отчеты и исправление ошибок в данных.
ФОТ — это фонд оплаты труда, то есть совокупность всех начислений сотрудникам организации за определенный период: оклады, тарифные ставки, премии, надбавки, доплаты и другие выплаты, относящиеся к оплате труда. В 1С 8.3 ЗУП (конфигурация «Зарплата и управление персоналом») ФОТ используется в двух смыслах: как плановый показатель, рассчитываемый из назначенных сотруднику начислений, и как фактический результат начисления зарплаты за месяц.
Плановый ФОТ программа считает автоматически на основании кадровых документов: приема на работу, кадрового перевода, изменения условий оплаты труда. Он показывает, сколько организация потратит на оплату труда сотрудника или подразделения при полностью отработанном времени. Фактический ФОТ формируется документами «Начисление зарплаты и взносов», премиями, больничными и другими расчетными документами.
Понимание разницы между плановым и фактическим ФОТ критично для кадровика и расчетчика: плановый показатель используется для бюджетирования и контроля штатного расписания, а фактический — для анализа расходов, отчетности и сверки с бухгалтерией. Ниже разберем, где в программе находятся эти данные, как они считаются и какие ошибки встречаются чаще всего.
Расшифровка термина и состав ФОТ
Аббревиатура ФОТ расшифровывается как «фонд оплаты труда». В него входят все выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей: должностной оклад или оплата по тарифной ставке, сдельный заработок, премии производственного характера, надбавки за стаж, вредность, районные коэффициенты, доплаты за работу в ночное время, сверхурочные и работу в выходные.
Не относятся к ФОТ социальные выплаты: материальная помощь, компенсация питания или проезда, пособия за счет ФСС (в части, не оплачиваемой работодателем), дивиденды. В 1С ЗУП принадлежность начисления к фонду оплаты труда определяется настройками вида расчета — назначением начисления и его влиянием на ФОТ.
Важно не путать ФОТ с ФЗП (фондом заработной платы): ФЗП обычно включает только прямую оплату за труд, а ФОТ шире и охватывает стимулирующие и компенсационные выплаты. В конфигурации ЗУП явного разделения на ФЗП и ФОТ нет — программа оперирует понятием ФОТ как совокупности плановых начислений сотрудника.
Где в 1С ЗУП посмотреть плановый ФОТ
Плановый ФОТ сотрудника отображается в его карточке: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → поле «ФОТ» рядом с назначенными начислениями. Эта сумма складывается из всех плановых начислений, действующих на текущую дату, с учетом занимаемой ставки (например, при 0,5 ставки оклад в ФОТ попадет пропорционально).
Для просмотра по подразделению или организации в целом используйте отчеты. Основные из них находятся в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» и «Кадры» → «Кадровые отчеты»: «Штатное расписание» (с настройкой вывода ФОТ), «Начисления и удержания по сотрудникам», «Анализ ФОТ». В типовой поставке отчет «Анализ ФОТ» показывает помесячную динамику фактических начислений в разрезе подразделений и сотрудников.
Если ведется штатное расписание, плановый ФОТ по позициям виден в документе «Штатное расписание» и отчете по нему: там выводится фонд оплаты труда по каждой позиции, итог по подразделению и организации, включая надбавки, назначенные на позицию.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате»
- 2Запустите отчет «Анализ ФОТ» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период и отбор по организации или подразделению
- 4Сформируйте отчет и проверьте итоговую строку по начислениям
- 5Для планового ФОТ откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и выведите колонку ФОТ
Как программа рассчитывает плановый ФОТ
Расчет планового ФОТ выполняется на основе плановых начислений, назначенных сотруднику кадровыми документами. При приеме на работу в документе «Прием на работу» указывается оклад, надбавки и другие постоянные начисления — их сумма и формирует ФОТ. Каждое последующее изменение (документы «Кадровый перевод», «Изменение условий оплаты труда», «Изменение плановых начислений») пересчитывает ФОТ с даты изменения.
Формула зависит от способа расчета начисления. Для оклада по месячной ставке в ФОТ попадает полная сумма оклада, умноженная на долю ставки. Для почасовой оплаты программа пересчитывает часовую ставку на месячный фонд по графику работы сотрудника. Процентные надбавки (например, премия процентом от оклада) включаются в ФОТ расчетным значением от базы.
Если сотрудник работает на нескольких ставках или по совместительству, ФОТ считается по каждому рабочему месту отдельно и суммируется в отчетах. Уволенный сотрудник исключается из планового ФОТ с даты увольнения, но его фактические начисления за отработанный период остаются в фактическом ФОТ.
Фактический ФОТ и отчеты для анализа
Фактический фонд оплаты труда складывается из проведенных расчетных документов: «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Больничный лист», «Отпуск», «Разовое начисление» и других. Пока документ начисления не проведен, его суммы в фактический ФОТ не попадают — это частая причина «недостающих» сумм в отчетах.
Для анализа фактического ФОТ используйте отчеты: «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (сводная картина по организации), «Анализ ФОТ» (помесячная динамика с детализацией), «Расчетный листок» (по конкретному сотруднику), «Начисления и удержания по сотрудникам». Все они доступны в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате».
Отчеты поддерживают отборы по подразделениям, сотрудникам, видам начислений и группировки по периодам. Чтобы сопоставить план и факт, сформируйте «Анализ ФОТ» за нужный период и сравните итоги с плановым ФОТ из штатного расписания — расхождения обычно объясняются неотработанным временем, разовыми премиями и изменениями в штате.
Настройка начислений для корректного ФОТ
Чтобы ФОТ считался правильно, проверьте настройки видов начислений: раздел «Настройка» → «Начисления». У каждого постоянного начисления должно быть корректно указано назначение (повременная оплата труда, премия, надбавка) и формула расчета. Начисление с назначением «Повременная оплата труда и надбавки» автоматически становится плановым и включается в ФОТ.
Учетная политика организации влияет на ФОТ через настройки штатного расписания: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика». Если штатное расписание не ведется, плановый ФОТ доступен только на уровне сотрудников; если ведется — добавляется контроль соответствия приемов и переводов позициям штатки и аналитика по позициям.
При использовании нескольких графиков работы убедитесь, что у сотрудников с часовой оплатой назначен правильный график: от него зависит пересчет часовой ставки в месячный ФОТ и точность планового показателя.
Расхождения планового и фактического ФОТ: причины и проверка
Расхождение планового и фактического ФОТ в пределах 10–20% — обычная ситуация, вызванная объективными факторами: отпусками без сохранения, больничными, приемом и увольнением в середине месяца, разовыми премиями, которых нет в плановом фонде. Тревожный признак — систематическое расхождение без видимых причин или расхождение по конкретному сотруднику.
Порядок проверки: сформируйте расчетный листок сотрудника и сопоставьте начисления с плановыми из карточки сотрудника. Проверьте наличие непроведенных или отмененных документов, кадровых переводов с середины месяца, изменений графика работы. Для массовой проверки используйте отчет «Начисления и удержания по сотрудникам» с группировкой по видам расчета.
Если плановый ФОТ в карточке сотрудника не совпадает с суммой в документе приема, проверьте историю изменений: ссылка «История изменений оплаты труда» в карточке сотрудника показывает все документы, менявшие начисления, и позволяет найти лишнее или пропущенное изменение.
Как проверить результат
Равен сумме действующих плановых начислений с учетом ставки
Не совпадает с документами приема/перевода — ищите пропущенное изменение
Все документы начисления проведены, итоги сходятся с расчетными листками
Есть непроведенные документы или суммы без кадрового основания
Совпадает с суммой ФОТ сотрудников, занимающих позиции
Вакантные позиции завышают план или сотрудники приняты мимо штатки
Ограничения и когда нужна доработка
Типовой функционал ЗУП покрывает стандартные задачи: плановый ФОТ по сотрудникам и штатному расписанию, фактический анализ по начислениям. Однако управленческое бюджетирование ФОТ (планирование на будущие периоды с учетом индексаций, вакансий и сценариев) в базовой поставке ограничено — для этого используют отчет «Штатное расписание» с проекцией изменений или сторонние решения.
Если требуется сложная аналитика — например, ФОТ в разрезе проектов, заказов или статей бюджета — потребуется настройка дополнительной аналитики в видах начислений и способах отражения, а иногда и доработка отчетов. Перед доработкой оцените, не решается ли задача настройкой отборов и группировок в типовых отчетах: большинство потребностей закрывается вариантами отчетов без изменения конфигурации.
При сомнениях в корректности зарплатных настроек не изменяйте типовые виды расчета напрямую — создавайте копии и тестируйте на копии базы. Ошибка в формуле начисления влияет на всех сотрудников и на уже рассчитанные периоды при пересчете.
Что важно запомнить
ФОТ — фонд оплаты труда, совокупность начислений сотрудникам. В 1С ЗУП плановый ФОТ считается из кадровых документов и виден в карточке сотрудника и штатном расписании, фактический — в отчетах «Анализ ФОТ» и «Полный свод». Корректность зависит от настроек видов начислений и своевременного проведения документов.
Часто задаваемые вопросы
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы (ФЗП)?
ФЗП обычно включает только прямую оплату за труд — оклады, тарифные ставки, сдельный заработок. ФОТ шире: он дополнительно охватывает премии, надбавки, доплаты и компенсационные выплаты, связанные с условиями труда. В 1С ЗУП явного разделения нет, программа оперирует понятием ФОТ как суммы плановых начислений.
Почему в карточке сотрудника ФОТ не равен окладу?
ФОТ включает не только оклад, но и все постоянные надбавки и плановые премии, назначенные сотруднику. Обратная ситуация — ФОТ меньше оклада — возникает при неполной ставке: например, при 0,5 ставки в ФОТ попадает половина оклада. Проверить состав можно по ссылке с перечнем начислений в карточке сотрудника.
Как посмотреть ФОТ по подразделению за год?
Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Анализ ФОТ», установите период — с начала года по нужный месяц, в настройках отбора укажите подразделение. Отчет покажет помесячную динамику фактических начислений. Для планового ФОТ по подразделению используйте отчет «Штатное расписание» с группировкой по подразделениям.
Входят ли отпускные и больничные в ФОТ?
Отпускные относятся к фонду оплаты труда, так как являются оплатой за период сохраняемого среднего заработка. Больничные за счет работодателя (первые дни нетрудоспособности) также включаются, а пособия за счет ФСС в ФОТ не входят. В отчетах ЗУП эти суммы видны как отдельные виды начислений, что позволяет анализировать их отдельно.
Что делать, если отчет по ФОТ показывает неверные суммы?
Сначала проверьте, проведены ли все документы начисления за период. Затем сверьте данные с расчетными листками сотрудников и историей изменений оплаты труда. Частые причины: непроведенные документы, сторнированные начисления, изменения задним числом, после которых не выполнен перерасчет. Если ошибка в настройках вида начисления — исправляйте её на копии базы и тестируйте пересчет.
Можно ли в ЗУП планировать ФОТ на будущие периоды?
Частично: плановый ФОТ по штатному расписанию с учетом запланированных изменений (индексаций, переводов) дает прогноз на будущие месяцы. Для полноценного бюджетирования со сценариями и лимитами типовых инструментов недостаточно — используются отчеты с проекциями, выгрузка в Excel или специализированные решения для бюджетирования.