Что писать в трудовой функции в 1С при приеме на работу

Трудовая функция в 1С:ЗУП — это формулировка, которая попадает в трудовой договор и кадровые документы при приеме сотрудника. Она отвечает на вопрос, какую работу человек обязан выполнять: «ведение бухгалтерского учета», «продажа товаров и консультирование покупателей», «программирование и сопровождение информационных систем». От того, что вы впишете в это поле, зависит содержание печатной формы договора и корректность кадрового учета.

Многие кадровики оставляют поле пустым или копируют туда название должности — «менеджер», «специалист». Это ошибка: название должности и трудовая функция — разные вещи. Должность отвечает на вопрос «кто», функция — «что делает». В 1С эти данные хранятся в разных местах и используются по-разному, поэтому важно понимать, откуда программа берет формулировку и как ее контролировать.

Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — именно там трудовая функция реализована как отдельный механизм. В конце разобраны отличия для других конфигураций и частые вопросы.

Что такое трудовая функция и чем она отличается от должности

Должность — это наименование позиции в штатном расписании: «бухгалтер», «кладовщик», «инженер-программист». Трудовая функция — описание работы, которую сотрудник выполняет на этой должности. По ТК РФ в трудовом договоре указывается именно трудовая функция: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работы.

На практике это означает: если сотрудник принимается бухгалтером, в договоре должно быть написано не просто «бухгалтер», а «работа в должности бухгалтера, трудовая функция — ведение бухгалтерского учета» либо развернутая формулировка. Именно трудовая функция определяет круг обязанностей: поручить сотруднику работу, не входящую в его функцию, без дополнительного соглашения нельзя.

Различие важно и для 1С: должность хранится в справочнике «Должности», а трудовая функция — в отдельном справочнике «Трудовые функции», который привязывается к позиции штатного расписания. Если перепутать эти сущности, печатная форма договора будет содержать некорректный текст.

Как сформулировать трудовую функцию: правила и примеры

Формулировка строится по простому шаблону: действие + объект работы. Пишите отглагольными существительными или инфинитивами: «ведение первичного учета», «обслуживание клиентов», «разработка и тестирование программных модулей». Избегайте расплывчатых формулировок вроде «выполнение прочих поручений руководителя» — такая запись не определяет функцию и создает риск споров при проверках.

Источники формулировок: профессиональные стандарты (если они приняты для данной профессии), ЕТКС и ЕКС, должностные инструкции организации. Если для должности действует профстандарт, наименование трудовой функции разумно брать из него — это упрощает обоснование формулировки. Если профстандарта нет, используйте формулировки из внутренней должностной инструкции.

• Бухгалтер: «ведение бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности».
• Продавец: «продажа товаров, консультирование покупателей, поддержание выкладки».
• Кладовщик: «прием, хранение и выдача товарно-материальных ценностей».
• Программист: «разработка, отладка и сопровождение программного обеспечения».
• Кадровый специалист: «ведение кадрового делопроизводства и учета персонала».

Где в 1С:ЗУП 3.1 хранится трудовая функция

В ЗУП 3.1 трудовая функция — это самостоятельный справочник. Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» и найдите «Трудовые функции» (в типовой поставке справочник доступен через «Настройка — Реквизиты и доп. сведения» либо напрямую из карточки позиции штатного расписания, в зависимости от релиза). Каждый элемент справочника содержит наименование функции и при необходимости — код по профстандарту или ОКЗ.

Основная точка привязки — позиция штатного расписания. В карточке позиции (раздел «Кадры — Штатное расписание») есть поле «Трудовая функция». Когда вы оформляете прием на эту позицию, программа автоматически подставляет формулировку в документ «Прием на работу» и далее в печатную форму трудового договора. Заполнять поле вручную в каждом приеме не нужно — достаточно один раз корректно настроить позицию.

1. 1
   Создайте элемент справочника «Трудовые функции» с корректной формулировкой
2. 2
   Откройте позицию штатного расписания и заполните поле «Трудовая функция»
3. 3
   Оформите документ «Прием на работу» на эту позицию
4. 4
   Откройте печатную форму трудового договора и проверьте, что функция подставилась
5. 5
   При необходимости скорректируйте шаблон договора в настройках печатных форм

Заполнение при приеме: пошаговый сценарий

Рассмотрим типовой сценарий приема нового сотрудника на новую позицию. Сначала создайте должность в справочнике «Должности», затем — позицию штатного расписания. Именно в позиции укажите трудовую функцию, выбрав ее из справочника или создав новый элемент прямо из поля ввода.

После этого оформляйте документ «Прием на работу»: выберите сотрудника, подразделение и позицию. Программа заполнит условия трудового договора по данным позиции. Проверьте печатную форму: в типовом шаблоне трудовой функции выводится в пункте о предмете договора. Если формулировка не подставилась — вернитесь к позиции и проверьте заполнение поля.

Если штатное расписание не ведется

В настройках учетной политики можно отключить ведение штатного расписания. Тогда при приеме должность и условия указываются вручную в документе приема, а трудовая функция заполняется непосредственно в карточке приема или в шаблоне договора. Этот режим подходит микроорганизациям, но требует дисциплины: формулировку придется контролировать в каждом приеме отдельно.

Несколько функций у одной позиции

Если работник выполняет несколько функций (например, «ведение учета» и «составление отчетности»), их можно перечислить в одном элементе справочника через запятую или точку с запятой. Не создавайте отдельные позиции под каждую функцию — это раздует штатное расписание и усложнит отчетность.

Удобно заводить трудовые функции в справочнике заранее, до массового приема: согласуйте формулировки с юристом или руководителем, а кадровик при приеме будет только выбирать готовые значения. Это исключает разночтения в договорах сотрудников одинаковых должностей.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — дублирование названия должности в поле трудовой функции. Запись «менеджер — менеджер» не содержит информации о работе и не защищает ни работника, ни работодателя. Вторая типичная проблема — слишком широкая формулировка «выполнение должностных обязанностей согласно должностной инструкции»: она допустима только как отсылка к конкретному приложенному документу, а сама по себе функцию не определяет.

Отдельный риск — изменение трудовой функции действующего сотрудника. Это изменение условий трудового договора и оформляется кадровым переводом или дополнительным соглашением, а не правкой справочника. В 1С для этого используется документ «Кадровый перевод».

Проверка результата

После оформления приема убедитесь, что трудовая функция корректно отображается во всех связанных местах. Это займет пару минут, но избавит от переделывания документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма трудового договора

Норма

Формулировка функции присутствует в пункте о предмете договора

Тревожный признак

Поле пустое или содержит только название должности

Карточка позиции штатного расписания

Норма

Поле «Трудовая функция» заполнено значением из справочника

Тревожный признак

Поле пустое, функция вписана только в шаблон

Справочник «Трудовые функции»

Норма

Одна функция — один элемент, без дублей с разным написанием

Тревожный признак

Несколько одинаковых функций с разными формулировками

Приемы на одинаковые должности

Норма

Во всех договорах одинаковая формулировка

Тревожный признак

У разных сотрудников одной должности разные функции

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 механизм трудовых функций упрощен: отдельного справочника нет, формулировка вписывается в текст трудового договора вручную при печати. В 1С:КАМИН и отраслевых решениях механика близка к ЗУП, но названия справочников могут отличаться — ищите «Трудовые функции» в разделе кадровых настроек.

Если вы ведете учет в ЗУП, а договоры формируете в другой программе, следите за согласованностью: формулировка в договоре должна совпадать с данными позиции в ЗУП, иначе при сверке возникнут расхождения.

FAQ

Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С?

Для корректной печатной формы трудового договора — да. ТК РФ требует указать трудовую функцию в договоре, поэтому пустое поле приведет к пропуску в документе. Технически программа может позволить провести прием без нее, но договор придется править вручную.

Можно ли написать трудовую функцию своими словами, не по профстандарту?

Да, если для должности нет обязательного профстандарта. Формулировка должна конкретно описывать вид работы. Если профстандарт принят и обязателен, требования из него применяются, и формулировку лучше брать из текста стандарта.

Чем трудовая функция отличается от должностной инструкции?

Трудовая функция — краткая формулировка вида работы в трудовом договоре. Должностная инструкция — подробный локальный документ с полным перечнем обязанностей, прав и ответственности. В договоре можно сослаться на инструкцию, но саму функцию указать все равно нужно.

Как изменить трудовую функцию уже принятому сотруднику?

Через документ «Кадровый перевод» в ЗУП с оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору. Просто отредактировать справочник или позицию недостаточно — это изменение условий договора и требует согласия сторон.

Нужно ли создавать отдельную функцию для каждой должности?

Нет. Одинаковые должности используют одну и ту же функцию из справочника. Создавайте новый элемент только когда вид работы действительно отличается — это упрощает ведение и исключает разночтения.

Что делать, если в печатной форме договора функция не выводится?

Проверьте, заполнено ли поле «Трудовая функция» в позиции штатного расписания, и убедитесь, что в шаблоне договора есть соответствующий параметр. Если шаблон дорабатывался, параметр мог быть удален — восстановите его из типовой поставки.