Что делает кадровик в 1С: полный круг задач и документов

Кадровик в 1С ведёт полный цикл кадрового учёта: оформляет приём на работу, переводы, увольнения, отпуска и больничные, поддерживает штатное расписание и готовит кадровые отчёты. В типовых конфигурациях — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Камин: Зарплата» — для каждого кадрового события есть свой документ, и именно корректное заполнение этих документов определяет, правильно ли потом рассчитается зарплата, отпускные и страховые взносы.

Главный принцип работы в 1С: любое кадровое событие оформляется документом, а не ручной правкой данных сотрудника. Если кадровик «поправил» оклад прямо в карточке сотрудника вместо документа «Кадровый перевод», программа не увидит изменения в расчётах, и в отчётах возникнут расхождения. Поэтому работа кадровика в 1С — это прежде всего дисциплина документооборота.

Ниже разобраны основные задачи кадровика в 1С: какие документы создавать, в какой последовательности, что проверять после ввода и каких ошибок избегать. Ориентир — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1», как наиболее распространённая, но логика во многом совпадает с другими решениями.

Приём на работу: первый документ в жизни сотрудника

Приём оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе указываются организация, подразделение, должность из штатного расписания, дата приёма, вид занятости (основное место работы или совместительство), график работы и условия оплаты — оклад, надбавки, доплаты.

Перед приёмом кадровик создаёт личную карточку физического лица с ФИО, датой рождения, ИНН, СНИЛС, паспортными данными и адресом. Эти данные потом уйдут в отчётность в налоговую и фонды, поэтому ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к непрохождению форматного контроля при сдаче отчётов.

После проведения документа программа автоматически формирует запись в регистрах: сотрудник появляется в списках, ему назначаются начисления, он попадает в табель. Проверить результат можно отчётом «Штатные сотрудники» — новый сотрудник должен отображаться с корректной датой приёма и размером оплаты.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните ИНН, СНИЛС, документ, удостоверяющий личность
2. 2
   Убедитесь, что в штатном расписании есть свободная позиция с нужной должностью
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, график и начисления
4. 4
   Проведите документ и проверьте сотрудника в отчёте «Штатные сотрудники»
5. 5
   При необходимости сформируйте печатную форму приказа по форме Т-1

Переводы и изменения условий труда

Любое изменение условий работы — смена подразделения, должности, оклада, графика — оформляется документом «Кадровый перевод». В документе на вкладках отмечается, что именно меняется: место работы, оплата труда, график. Меняются только отмеченные параметры, остальное наследуется из предыдущего состояния.

Типичная ситуация — индексация окладов. Для массового изменения оплаты есть документ «Изменение оплаты сотрудников» или «Изменение плановых начислений», который позволяет увеличить оклады сразу группе сотрудников на процент или коэффициент. Это быстрее и надёжнее, чем делать перевод каждому вручную.

Важно понимать дату события: перевод действует «с» указанной даты, и расчёт зарплаты за переходный месяц программа разделит пропорционально отработанным периодам по старым и новым условиям. Если дата указана неверно, расчёт будет неправильным, и исправлять придётся через отмену или перепроведение документа.

Увольнение: финальный кадровый документ

Увольнение оформляется документом «Увольнение» с указанием даты, основания и статьи ТК РФ. При проведении программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск — для этого кадровик должен убедиться, что остатки отпусков в программе актуальны. Остаток проверяется отчётом «Остатки отпусков» или справкой из карточки сотрудника.

После увольнения сотрудник исключается из списков штатных сотрудников, но его данные остаются в базе — они нужны для отчётности за периоды, когда он работал. Удалять физическое лицо из базы нельзя: отчёты прошлых периодов перестанут сходиться.

Если увольнение оформлено ошибочно или отменено, документ помечается на удаление или отменяется, а связанные расчёты сторнируются. Делать это нужно до закрытия периода и сдачи отчётности, иначе придётся подавать корректирующие формы.

Отпуска, больничные и другие отсутствия

Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск»: указывается сотрудник, период, количество дней. Программа рассчитывает отпускные по среднему заработку и одновременно регистрирует отсутствие в табеле. Отпуск без сохранения зарплаты, учебный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком оформляются тем же документом с выбором соответствующего вида.

Больничный вводится документом «Больничный лист» по данным электронного листка нетрудоспособности — номер ЭЛН подгружается при настроенном обмене с ФСС (СФР). Командировки, прогулы и простои также оформляются отдельными документами, потому что каждое отсутствие по-разному влияет на расчёт и табель.

Критично вводить отсутствия до расчёта зарплаты за месяц. Если больничный введён после того, как зарплата начислена и выплачена, появляется переплата, которую придётся сторнировать перерасчётом.

Штатное расписание и структура организации

Штатное расписание в ЗУП 3.1 ведётся документами «Изменение штатного расписания»: создаются позиции (подразделение + должность), указывается количество ставок, оклад и надбавки. Если штатное расписание включено в настройках, приёмы и переводы привязываются к конкретным позициям, и программа контролирует, не занято ли больше ставок, чем предусмотрено.

Ведение штатки даёт кадровику рабочие инструменты: отчёт «Штатное расписание» (печатная форма Т-3), анализ занятых и свободных ставок, историю изменения окладов по позиции. Без включённого штатного расписания эти возможности недоступны, а контроль соответствия приёмов штату ложится на кадровика вручную.

Изменение оклада в штатном расписании само по себе не меняет оплату сотрудникам — для этого отдельно оформляется изменение плановых начислений. Это частая логическая ошибка новичков: штатка обновлена, а сотрудники продолжают получать старый оклад.

Кадровые отчёты и справки

Кадровик регулярно формирует: списки сотрудников, штатную расстановку, справки о работе и доходах, данные для воинского учёта, статистические формы (например, П-4 при необходимости). Большинство отчётов находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: «Штатные сотрудники», «Остатки отпусков», «Табель», «Сводка отсутствий».

Для увольняемых и действующих сотрудников кадровик готовит личные данные для отчётности: сведения для персонифицированного учёта, данные о стаже. Перед сдачей отчётов периода стоит прогнать проверку данных — в ЗУП есть встроенные механизмы контроля ИНН, СНИЛС и документов.

Печатные формы приказов (Т-1, Т-6, Т-8 и другие) формируются прямо из документов кнопкой «Печать». Если в компании приняты свои формы, их можно подключить как внешние печатные формы, но это задача для специалиста по внедрению, а не для кадровика.

Контрольные точки

Как проверить результат работы за месяц

Табель учёта рабочего времени (Т-13)

Норма

Все дни месяца заполнены, отсутствия совпадают с больничными и отпусками

Тревожный признак

Пустые дни, «явки» в период больничного, несовпадение с документами

Остатки отпусков

Норма

Остатки уменьшаются на фактически использованные дни

Тревожный признак

Отрицательные остатки без оснований, отпуска не списываются

Штатные сотрудники на конец месяца

Норма

Список совпадает с реальным составом, уволенные исключены

Тревожный признак

Уволенные числятся работающими, новые сотрудники отсутствуют

Разграничение ролей: кадровик и расчётчик

В ЗУП 3.1 предусмотрено разделение прав: кадровик вводит кадровые документы, а расчётчик — начисления и выплаты. На практике в небольших компаниях это один человек, но документы всё равно оформляются по тем же правилам. Понимание границы помогает: кадровые документы создают события, расчётные документы — деньги.

Кадровику не нужно вручную считать отпускные или больничные — это делает программа на основе введённых кадровых данных. Но кадровик отвечает за то, чтобы исходные данные были верны: даты, графики, остатки отпусков, личные сведения. Ошибка на входе гарантированно даёт ошибку в деньгах.

Частые вопросы о работе кадровика в 1С

Можно ли вести кадры в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В «1С:Бухгалтерии» есть базовые кадровые документы (приём, увольнение, отпуск), подходящие для небольших компаний с простым учётом. Но штатное расписание, воинский учёт, сложные графики и полноценные кадровые отчёты там ограничены. Если сотрудников больше нескольких десятков или есть сменные графики, практичнее «1С:Зарплата и управление персоналом».

Что делать, если ошибочно приняли сотрудника не на ту должность?

Если документ ещё не повлиял на расчёты, его можно отменить или перепровести с исправлением. Если зарплата уже начислена, корректнее оформить «Кадровый перевод» с нужной даты на правильную позицию — так сохранится история и не придётся трогать расчётные документы.

Как исправить ошибку в СНИЛС сотрудника?

ИНН и СНИЛС правятся в карточке физического лица — это справочные данные, а не кадровое событие, поэтому документ не нужен. Но если отчётность с неверным СНИЛС уже сдана, потребуется подать корректирующие сведения в фонд. Перед правкой убедитесь по оригиналу документа, что новое значение верное.

Нужно ли вводить в 1С приказы, созданные на бумаге?

Да, если хотите, чтобы расчёты и табель были правильными. Бумажный приказ и документ в 1С должны существовать параллельно: документ в программе регистрирует событие для учёта, а печатная форма из него же заменяет ручное оформление приказа. Вводить «только для расчёта» без проверки дат — источник расхождений с бумажным архивом.

Почему в табеле у сотрудника пустые дни?

Чаще всего сотруднику не назначен график работы при приёме или переводе, либо график не заполнен на текущий период. Проверьте график в кадровом документе и сам график работы в справочнике — он должен быть заполнен на нужный год. После заполнения табель пересчитается автоматически.

Как оформить работу по внутреннему совместительству?

Совместитель создаётся отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство» — у того же физического лица появляется второй сотрудник со своим графиком, начислениями и табелем. Объединять совместительство с основным местом в одном сотруднике нельзя: расчёты ведутся по каждому месту работы отдельно.