Где найти численность работников в 1С 8.3 ЗУП

Вопрос «где в 1С ЗУП посмотреть численность работников» возникает у кадровиков и расчётчиков регулярно: данные нужны для отчётности в статистику, для сверки со штатным расписанием, для внутреннего управленческого учёта. Программа хранит эту информацию в нескольких местах, и важно понимать, какой именно показатель вам нужен — списочная численность, среднесписочная, количество занятых ставок или фактически работающие сотрудники.

Разница между этими показателями принципиальна. Списочная численность — это все оформленные сотрудники на конкретную дату, включая находящихся в отпусках и на больничных. Среднесписочная — расчётный показатель за период, который требуется для отчётности. Занятые ставки — это данные штатного расписания, которые могут отличаться от реальной численности из-за совместительства и незаполненных вакансий.

В 1С:ЗУП 8.3 (редакция 3.1) все эти данные доступны через типовые отчёты в разделе «Кадры» и «Зарплата», а также через справочник сотрудников. Ниже разберём каждый способ с точными путями по меню, настройками и типичными проблемами.

Какие показатели численности есть в ЗУП и чем они отличаются

Прежде чем искать цифру, определите, какой показатель требуется. В программе фактически существует четыре разных «численности», и подстановка неправильной в отчётность — частая ошибка.

Списочная численность — количество сотрудников, с которыми заключён трудовой договор на конкретную дату. Сюда входят временно отсутствующие (отпуск, больничный, командировка), но не входят внешние совместители и работники по договорам ГПХ — это важно для статистической отчётности.

Среднесписочная численность рассчитывается за период (месяц, квартал, год) как среднее арифметическое списочной численности по дням с учётом правил округления и исключения отдельных категорий, например сотрудниц в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Штатная численность (занятые ставки) — это данные штатного расписания: сколько ставок занято и сколько вакантно. Один сотрудник может занимать 0,5 ставки или 1,5 ставки (основная должность плюс внутреннее совместительство), поэтому количество занятых ставок почти никогда не совпадает с количеством людей.

Быстрый способ: справочник «Сотрудники»

Самый простой способ оценить численность — открыть справочник сотрудников. Путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники». В списке по умолчанию отображаются действующие сотрудники организации, выбранной в шапке.

Чтобы получить количество, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и проверьте отборы: обычно установлен отбор по организации и признаку «Показывать уволенных» выключен. Затем выделите все строки (Ctrl+A) — в нижней части окна или через «Ещё» → «Вывести список» можно получить табличный документ с итоговым количеством строк.

У способа есть ограничение: справочник показывает записи о сотрудниках, а не о рабочих местах. Если у человека есть внутреннее совместительство, в списке может быть одна строка (при настройке «по физическим лицам») или две (по сотрудникам). Проверьте вариант группировки в настройках списка, иначе число будет завышено или занижено.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Выберите нужную организацию в шапке списка
3. 3
   Через «Ещё» → «Настроить список» убедитесь, что уволенные скрыты
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и сформируйте табличный документ
5. 5
   Посмотрите итоговое количество строк в сформированном документе

Списочная численность: отчёт «Списочный состав»

Для корректного значения на дату используйте типовой отчёт. Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав» (в некоторых релизах — «Численность и текучесть кадров» или похожие по названию варианты). Отчёт формируется на указанную дату по выбранной организации.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно задать период, отбор по подразделению, должности, виду занятости. Это полезно, когда нужно посчитать численность по конкретному филиалу или только основных работников без совместителей.

Отчёт показывает список сотрудников с датами приёма и увольнения, поэтому его удобно использовать и для сверки: если итоговая цифра вызывает сомнения, видно, кто именно в неё попал. Уволенные до указанной даты сотрудники в отчёт не попадают, принятые после — тоже.

Если отчёт выдаёт явно неверное число, чаще всего причина в непроведённых кадровых документах: приём или увольнение созданы, но не проведены, либо проведены задним числом после формирования отчёта. Проверьте журналы «Приёмы на работу» и «Увольнения» на наличие непроведённых строк.

Среднесписочная численность для отчётности

Среднесписочная численность нужна для статистических форм и ряда расчётов (например, для подтверждения права на льготы или спецрежимы). В ЗУП 3.1 её можно получить в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» при формировании соответствующих форм, а также через кадровые отчёты.

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт со среднесписочной численностью (в типовой поставке есть показатель в составе отчётов по численности). Укажите период — программа рассчитает показатель с учётом дней приёма, увольнения и исключаемых категорий.

Важно понимать ограничение: корректность расчёта зависит от полноты кадровых данных. Если в базе не оформлены отпуска по беременности и родам или по уходу за ребёнком как кадровые события, программа не сможет автоматически исключить этих сотрудниц из среднесписочной — показатель будет завышен.

Штатная расстановка и занятые ставки

Если в организации ведётся штатное расписание, численность удобно контролировать через отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» либо из карточки штатного расписания). Отчёт показывает по каждой позиции: количество ставок по штату, занято, вакантно и кем занято.

Это основной инструмент для анализа вакансий: колонка «Вакантно» показывает разницу между утверждённым штатом и фактическим набором. Для руководства обычно нужен именно этот срез — сколько единиц не закрыто.

Помните про особенность с совместителями: в штатной расстановке один человек может занимать доли ставок на нескольких позициях. Суммируя колонку «Занято», вы получите ставки, а не людей. Для подсчёта людей используйте списочный состав.

Контроль расхождений и проверка результата

Надёжный приём — сверить численность из разных источников в программе. Сравните списочный состав на дату с количеством сотрудников, которым начислена зарплата за месяц (отчёт «Полное сводное начисление» или расчётные листки с группировкой). Разница обычно объяснима: уволенные в начале месяца, сотрудники без начислений (декрет, отпуск без сохранения).

Проверьте также соответствие штатной расстановки списочному составу. Если занятых ставок существенно больше или меньше списочной численности — ищите причину: незакрытые позиции совместителей, вакансии, сотрудники, принятые без привязки к позиции штатного расписания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочный состав на дату

Норма

Число совпадает с количеством действующих трудовых договоров

Тревожный признак

В списке есть уволенные или отсутствуют недавно принятые — проверьте проведение документов

Штатная расстановка

Норма

Колонки «Занято» и «Вакантно» в сумме дают штатные ставки

Тревожный признак

Отрицательные вакансии или незаполненные строки — ошибки в кадровых приказах

Среднесписочная за месяц

Норма

Показатель близок к списочной с поправкой на исключаемые категории

Тревожный признак

Резкие скачки без приёмов и увольнений — проверьте оформление отсутствий

Если типовых отчётов не хватает

Когда нужен нестандартный срез — например, численность по категориям персонала с динамикой по месяцам — используйте универсальный отчёт (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет») по регистрам кадровых данных или настройте произвольный вариант типового отчёта через «Настройки» → «Расширенные».

Любой кадровый отчёт в ЗУП построен на СКД, поэтому можно сохранить собственный вариант: добавить группировку по подразделениям, отбор по виду договора, вычисляемое итоговое поле. Сохранённый вариант будет доступен в списке отчётов всем пользователям с соответствующими правами.

Для выгрузки численности во внешние системы удобно формировать отчёт и сохранять его в Excel через «Файл» → «Сохранить копию» из табличного документа. Это быстрее, чем настраивать обмен, если потребность разовая.

Перед сдачей статистической отчётности сформируйте списочный состав на последнее число каждого месяца периода и сохраните печатные формы. Это позволит быстро объяснить любую цифру в среднесписочной и не пересчитывать показатели вручную при вопросах проверяющих.

Частые вопросы по численности в 1С ЗУП

Почему списочный состав не совпадает с количеством в справочнике «Сотрудники»?

Обычно причина в отборах списка: в справочнике могут отображаться уволенные, не отобрана конкретная организация или включён режим показа по физическим лицам вместо сотрудников. Настройте список через «Ещё» → «Настроить список» и сравните с отчётом на ту же дату.

Где посмотреть численность внешних совместителей отдельно?

В отчёте «Списочный состав» или в справочнике «Сотрудники» добавьте отбор по виду занятости «Внешнее совместительство». Для статистической отчётности внешние совместители учитываются отдельным показателем и в списочную численность не включаются.

Учитываются ли работники по договорам ГПХ в численности?

В списочную численность исполнители по договорам ГПХ не включаются, поскольку с ними нет трудовых отношений. В ЗУП они хранятся отдельно (документы «Договор работы, услуги»), и их количество можно посмотреть через соответствующие отчёты по договорам ГПХ.

Отчёт показывает ноль или пустой результат — что проверить?

Проверьте выбранную организацию в шапке отчёта, дату формирования и наличие проведённых кадровых документов. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр кадровых данных по этой организации — при ограничении прав отчёт может возвращать неполные данные без явного сообщения об ошибке.

Как получить численность по подразделениям за период?

Откройте кадровый отчёт по численности, в настройках добавьте группировку «Подразделение» и задайте период. Для динамики по месяцам добавьте группировку по периоду (месяц). Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать заново.