Трудовая функция в 1С:ЗУП: как заполнить без ошибок

Трудовая функция в 1С:ЗУП — это реквизит, который связывает должность или позицию штатного расписания с общероссийскими классификаторами (ОКЗ, ОКПДТР) и профессиональными стандартами. Она используется при формировании отчетности в ПФР (в том числе сведений о трудовой деятельности ЭТК), статистических форм и при работе с профстандартами. Если реквизит не заполнен или заполнен неверно, программа выдает предупреждения при проверке отчетов, а сведения могут быть отклонены.

Механизм одинаково работает в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 в большинстве релизов, но расположение элементов зависит от настроек функциональности. Ниже разобрано, где включается учет трудовых функций, как заполнить справочники, как связать функцию с должностью и позицией штатного расписания и как проверить результат перед отправкой отчетности.

Где в 1С:ЗУП хранится трудовая функция и зачем она нужна

Под трудовой функцией в программе понимается элемент справочника «Трудовые функции», который содержит код по ОКЗ, код по ОКПДТР и может быть связан с профессиональным стандартом. Этот элемент подставляется в должность (справочник «Должности») или в позицию штатного расписания, если штатное расписание ведется.

Практическое назначение реквизита — формирование сведений о трудовой деятельности (электронные трудовые книжки), отчетов в ПФР и статистику по форме П-4 и другим формам, где требуется код занятости. Также трудовая функция участвует в механизме профстандартов: программа может проверить, соответствует ли наименование должности требованиям стандарта.

Подготовка: включение функциональности и загрузка классификаторов

Перед заполнением убедитесь, что в программе загружены актуальные классификаторы. Перейдите в раздел «Настройка» → «Поддержка и обслуживание» или «Администрирование» → «Общие настройки» и проверьте, что включена интернет-поддержка и настроено автоматическое обновление классификаторов. В свежих релизах классификаторы ОКЗ, ОКПДТР и профстандарты загружаются автоматически при наличии действующей подписки ИТС.

Если автоматическая загрузка недоступна, классификаторы можно загрузить вручную: в справочниках «Трудовые функции», «Профессии» и «Должности» предусмотрены команды подбора из классификатора. Кнопка «Подобрать из классификатора» открывает список кодов с наименованиями, из которого выбирается нужная позиция.

Заполнение справочника «Трудовые функции»

Откройте справочник: «Настройка» → «Трудовые функции» (в некоторых релизах путь — через «Кадры» → «Все кадровые справочники»). Создайте новый элемент кнопкой «Создать» или подберите готовый из классификатора кнопкой «Подобрать из классификатора».

В карточке элемента заполните наименование трудовой функции — оно должно соответствовать формулировке из ОКЗ или профстандарта. Укажите код по ОКЗ (выбирается из классификатора занятий) и при необходимости код по ОКПДТР. Если организация применяет профессиональные стандарты, свяжите трудовую функцию с конкретным профстандартом через соответствующее поле.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Трудовые функции»
2. 2
   Нажмите «Подобрать из классификатора» и найдите нужный код по наименованию или коду
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные коды ОКЗ и ОКПДТР
4. 4
   При наличии профстандарта укажите связь с ним в соответствующем поле
5. 5
   Запишите элемент и проверьте, что он доступен для выбора в должности

Привязка трудовой функции к должности и позиции штатного расписания

Основной сценарий — указание трудовой функции в карточке должности. Откройте «Кадры» → «Должности» (или «Настройка» → «Должности»), выберите нужную должность и в поле «Трудовая функция» подберите ранее созданный элемент справочника. После записи все сотрудники на этой должности будут фигурировать в отчетах с указанной функцией.

Если в программе ведется штатное расписание, трудовую функцию можно указать непосредственно в позиции штатного расписания — это приоритетный вариант, когда одна и та же должность в разных подразделениях соответствует разным функциям. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», позицию, и заполните реквизит в карточке позиции.

Если должность используется с разными функциями

Когда одна должность (например, «специалист») в разных подразделениях соответствует разным кодам ОКЗ, не создавайте дубли с одинаковым названием без необходимости. Правильнее завести отдельные позиции штатного расписания с разными трудовыми функциями либо разделить должности по смыслу, чтобы отчетность формировалась однозначно.

Маршрут решения

Как выбрать, где заполнять функцию

Штатное расписание не ведетсяЗаполняйте трудовую функцию в карточке должности

Штатное расписание ведется и функции одинаковы для всех позиций должностиЗаполните в должности — позиции унаследуют значение

Одна должность соответствует разным кодам в разных подразделенияхУказывайте функцию отдельно в каждой позиции штатного расписания

Проверка заполнения перед отправкой отчетности

После заполнения проверьте полноту данных. В отчетах по ЭТК и сведениях в ПФР предусмотрена встроенная проверка: программа укажет сотрудников, для которых трудовая функция не заполнена или содержит некорректный код. Запустите проверку через кнопку «Проверка» в форме отчета.

Дополнительно можно сформировать список должностей без трудовой функции через универсальный отчет или групповое изменение реквизитов: откройте список должностей, добавьте колонку «Трудовая функция» через «Еще» → «Изменить форму» и отсортируйте пустые значения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Колонка «Трудовая функция» в списке должностей

Норма

У всех активных должностей значение заполнено

Тревожный признак

Есть пустые строки у действующих должностей

Проверка отчета по ЭТК

Норма

Ошибок и предупреждений по кодам нет

Тревожный признак

Сообщения о незаполненной функции или неверном коде ОКЗ

Код в карточке функции

Норма

Код выбран из классификатора, подсвечен как ссылка

Тревожный признак

Код введен вручную текстом и не совпадает с классификатором

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего проблемы возникают из-за заполнения функции «для галочки» без привязки к классификатору, из-за устаревших кодов после обновления ОКЗ и из-за того, что функция заполнена в должности, но не унаследована в позициях штатного расписания, созданных ранее.

Если ошибка обнаружена после отправки сведений, исправление выполняется подачей корректирующих сведений. Поэтому дешевле по трудозатратам проверить заполнение до отправки, чем исправлять после.

Ограничения и особенности работы с профстандартами

Связь с профессиональным стандартом заполняется опционально и нужна в основном тем организациям, которые обязаны применять профстандарты (государственные и муниципальные учреждения, отдельные отрасли). Если профстандарты не применяются, достаточно корректных кодов ОКЗ и ОКПДТР.

Учтите, что состав классификаторов периодически обновляется: коды ОКЗ могут исключаться или дробиться. После обновления классификатора проверьте, не помечены ли используемые вами трудовые функции как недействующие, — в этом случае подберите актуальную замену и обновите должности.

FAQ

Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С:ЗУП?

Формально программа не блокирует работу без этого реквизита, но без него сведения о трудовой деятельности и часть отчетов будут формироваться с ошибками или предупреждениями. Для корректной сдачи отчетности заполнение фактически обязательно.

Где взять правильный код ОКЗ для должности?

Код подбирается из классификатора занятий, загруженного в программу. Ориентируйтесь на фактическое содержание работы, а не только на название должности: одна и та же должность может соответствовать разным кодам в зависимости от выполняемых задач.

Заполнил функцию в должности, но в отчете она не выводится. Что делать?

Проверьте, ведется ли штатное расписание: если да, приоритет имеет функция, указанная в позиции. Откройте позицию штатного расписания и заполните реквизит там, затем повторно сформируйте отчет.

Нужно ли заполнять трудовую функцию для уволенных сотрудников?

Для архивных должностей, по которым отчетность уже сдана, заполнение не требуется. Но если по уволенному сотруднику еще предстоит подать сведения (например, об увольнении в ЭТК), функция должна быть заполнена на момент формирования сведений.

Как массово заполнить трудовую функцию для многих должностей?

Используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» («Администрирование» → «Обслуживание»): выберите справочник «Должности», отберите нужные элементы и установите значение реквизита «Трудовая функция». Предварительно проверьте корректность присваиваемого значения на одной должности.

Что делать, если нужного кода нет в классификаторе?

Сначала обновите классификаторы через интернет-поддержку — возможно, используется устаревшая версия. Если кода действительно нет, подберите ближайший по содержанию работы код из актуального классификатора; создавать произвольные коды не следует.