Другое · 11 мин
Справка с предыдущего места работы в 1С ЗУП: куда вводить данные о заработке
Куда ввести справку о заработке с предыдущего места работы в 1С ЗУП: документ «Входящие данные о среднем заработке», расчёт больничных и пособий, проверка результата.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или справка для пособий), данные из неё нужно ввести в 1С:ЗУП, чтобы программа правильно рассчитывала больничные, декретные и пособия по уходу за ребёнком. Если справку не ввести, средний заработок будет занижен, и сотрудник получит меньше, чем положено по закону.
В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен специальный документ — «Входящие данные о среднем заработке». Именно туда вносятся суммы заработка и исключаемые периоды из справки. Дополнительно данные можно ввести прямо из документа «Больничный лист», если справку принесли уже при расчёте пособия.
Ниже разберём, где находится нужный документ, как заполнить его по справке 182н, какие ограничения учитывать и как проверить, что данные подтянулись в расчёт.
Какие справки вводят и когда они нужны
Чаще всего речь идёт о справке о сумме заработной платы по форме 182н, которую работодатель обязан выдать при увольнении. Она нужна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком на новом месте работы. Данные берутся за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая.
Вторая ситуация — справка о среднем заработке для центра занятости. Она в 1С:ЗУП не вводится, потому что влияет на выплаты от службы занятости, а не на расчёты в вашей организации. Третий вариант — сведения о заработке для расчёта отпускных у нового сотрудника: здесь справка не требуется, отпускные считаются только по доходам в вашей компании.
Важно понимать: если сотрудник работает у вас второй год и более, справка 182н постепенно теряет значение — расчётный период полностью заполняется данными вашей организации. Но для недавно принятых сотрудников ввод справки критичен: без неё пособие посчитается от МРОТ или только от вашего заработка.
Где находится документ для ввода справки
Основной путь в 1С:ЗУП 3.1: раздел «Зарплата» → «См. также» → «Больничные листы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Входящие данные о среднем заработке». В некоторых настройках интерфейса документ доступен напрямую из раздела «Зарплата» по ссылке «Входящие данные о среднем заработке».
Альтернативный путь — прямо из больничного. Откройте документ «Больничный лист», на вкладке «Оплата» рядом с полем среднего заработка нажмите кнопку редактирования (значок карандаша или ссылку на сумму). В форме расчёта среднего заработка есть возможность добавить данные с предыдущих мест работы — фактически программа создаст тот же документ.
Если документа нет в списке выбора, проверьте права пользователя: доступ к документу есть у профилей «Расчётчик зарплаты» и «Старший расчётчик зарплаты». Также убедитесь, что в настройках состава начислений не отключены пособия за счёт ФСС/СФР.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Больничные листы»
- 2Нажмите «Создать» и выберите «Входящие данные о среднем заработке»
- 3Укажите сотрудника и прежнего работодателя (создайте контрагента при необходимости)
- 4Заполните таблицу: год, заработок по справке, дни исключаемых периодов
- 5Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Как заполнить документ по справке 182н
В шапке документа выберите сотрудника, укажите организацию-прежнего работодателя. Если такого контрагента ещё нет в справочнике, создайте его прямо из поля ввода — достаточно наименования и ИНН из справки. Дата документа особой роли не играет, но логично ставить дату получения справки.
В табличной части «Сведения о заработке» добавьте строки по годам. Для каждого года укажите: календарный год, сумму заработка из справки, размер предельной величины базы по взносам (программа обычно подставляет её автоматически). Если в справке указаны периоды, исключаемые из расчёта (больничные, декрет, отпуск по уходу), заполните и таблицу с днями — от них зависит знаменатель среднего заработка.
Особое внимание уделите исключаемым периодам: они важны для расчёта декретных и пособия по уходу за ребёнком, где из 730 (731) дней вычитаются дни болезни и отпусков. Для обычного больничного исключаемые периоды не применяются, но заполнить их всё равно стоит — документ универсальный.
Как проверить, что данные учлись в расчёте
Проверка выполняется на реальном или тестовом документе «Больничный лист». Создайте больничный на сотрудника, перейдите на вкладку «Оплата» и откройте форму расчёта среднего заработка. В таблице должны появиться строки с прежним работодателем и суммами из введённого документа.
Если строки не появились, проверьте три вещи: проведён ли документ «Входящие данные о среднем заработке», совпадает ли сотрудник, попадают ли годы справки в расчётный период больничного. Самая частая причина «пропажи» данных — справка введена за годы, которые не входят в расчётный период конкретного страхового случая.
Дополнительно сверьте итоговый среднедневной заработок с ручным расчётом: сумма заработка за два года (в пределах лимитов) делится на 730 для больничного или на дни расчётного периода минус исключаемые для декретных. Расхождение в копейках допустимо из-за округления, значимая разница — повод искать ошибку.
Как проверить результат
Видны прежний работодатель и суммы по годам
Таблица пустая или только ваша организация
Совпадает с ручным расчётом по справке
Рассчитан от МРОТ или занижен
Дни из справки отражены в знаменателе
Знаменатель равен 730 при наличии исключаемых периодов
Типичные ошибки при вводе справки
Самая распространённая ошибка — ввод справки как «Разовое начисление» или корректировкой дохода сотрудника в вашей организации. Такие суммы попадут в облагаемую базу по взносам и НДФЛ, что приведёт к искажению отчётности и доначислениям. Заработок у прежнего работодателя никогда не должен проходить по вашим начислениям.
Вторая ошибка — дублирование: справку ввели и отдельным документом, и через форму расчёта среднего в больничном. Программа может учесть оба документа, и средний заработок завысится вдвое. Проверяйте журнал «Входящие данные о среднем заработке» на наличие дублей по сотруднику.
Третья группа ошибок — механические: опечатка в сумме, перепутанные годы, забытые исключаемые периоды. Перед проведением документа сверяйте каждую цифру с бумажной справкой. Если сотрудник принёс справки от нескольких работодателей, создайте отдельный документ на каждого.
Если справки нет: запрос в СФР и особые случаи
Сотрудник не всегда может предоставить справку: прежний работодатель ликвидирован, находится в другом регионе или просто задерживает выдачу. В этом случае пособие рассчитывается по имеющимся данным, а по заявлению сотрудника организация направляет запрос в Социальный фонд России о сведениях о заработке. В 1С:ЗУП такой запрос формируется из раздела «Отчётность, справки» или прямо из больничного при обмене с СФР.
После получения ответа из фонда данные вводятся тем же документом «Входящие данные о среднем заработке», а пособие пересчитывается. Перерасчёт выполняется за весь прошедший период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.
Отдельный случай — совместители. Если сотрудник на момент страхового случая работает у нескольких работодателей, пособие может назначаться по каждому месту работы, и справка 182н вводится только по тем работодателям, у которых он уже не работает. Для действующих совместителей действуют другие правила распределения пособий.
Как выбрать действие
Ограничения и риски при самостоятельном вводе
Документ «Входящие данные о среднем заработке» влияет только на расчёт пособий. Он не формирует проводок, не попадает в 6-НДФЛ и РСВ, не меняет базу по взносам вашей организации. Поэтому ошибка в нём не «сломает» отчётность, но напрямую ударит по выплатам сотруднику — в большую или меньшую сторону.
Занижение пособия — это нарушение прав работника и риск претензий при проверке. Завышение — перерасход средств, который фонд может не принять к зачёту. Перед массовым вводом справок (например, при переводе сотрудников из дочерней компании) сделайте архивную копию информационной базы и проверьте расчёт на нескольких примерах.
Если в базе ведётся несколько организаций, убедитесь, что документ создан по той организации, где сотрудник оформлен сейчас. При переводе между организациями группы справка не нужна — заработок подтянется из учёта, но только если в обеих компаниях ведётся учёт в одной базе ЗУП.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ввести справку задним числом, если больничный уже оплачен?
Да. Введите документ «Входящие данные о среднем заработке» фактической датой, затем откройте оплаченный больничный и выполните перерасчёт (кнопка «Исправить» или пересчёт документа). Доначисленная сумма попадёт в ближайшую выплату. Перерасчёт возможен за период не более трёх лет до даты предоставления справки.
Почему программа уменьшила сумму из справки?
Программа сравнивает заработок каждого года с предельной базой по страховым взносам за этот год. Если сумма в справке выше лимита, в расчёт берётся только предельная величина — это требование законодательства, а не сбой. Сверить лимиты можно в форме расчёта среднего заработка.
Сотрудник принёс справки от трёх работодателей — как вводить?
Создайте отдельный документ «Входящие данные о среднем заработке» на каждого прежнего работодателя. В расчёте среднего заработка все документы суммируются, но заработок за каждый год всё равно ограничивается общим пределом по взносам.
Нужно ли вводить справку для расчёта отпускных?
Нет. Отпускные рассчитываются только из заработка в вашей организации за фактически отработанное время. Справка 182н предназначена исключительно для пособий: больничных, декретных и пособия по уходу за ребёнком.
Что делать, если прежний работодатель не выдаёт справку?
Возьмите с сотрудника письменное заявление и направьте запрос о сведениях в СФР — в 1С:ЗУП это делается через обмен с фондом. До получения ответа пособие считается по имеющимся данным, после — пересчитывается автоматически после ввода полученных сведений.
Влияет ли введённая справка на отчёты 6-НДФЛ и РСВ?
Нет. Документ «Входящие данные о среднем заработке» носит справочный характер для расчёта пособий и не формирует ни дохода сотрудника, ни базы по взносам в вашей организации. В регламентированную отчётность эти суммы не попадают.
Что важно запомнить
Справка о заработке с предыдущего места работы вводится документом «Входящие данные о среднем заработке» из журнала больничных листов. Заполняйте суммы по годам и исключаемые периоды, проверяйте результат в расчёте среднего заработка больничного и не допускайте дублей документов.