Отпуск с последующим увольнением в 1С ЗУП: пошаговое оформление

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник перед расторжением трудового договора использует накопленные дни ежегодного отпуска. День увольнения при этом совпадает с последним днём отпуска, а все расчёты и выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) производятся в последний рабочий день перед отпуском. В 1С:ЗУП такой сценарий оформляется связкой документов «Отпуск» и «Увольнение», и важно правильно расставить даты, иначе программа неверно рассчитает компенсацию и средний заработок.

Основная сложность в том, что отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска, а окончательный расчёт — в последний рабочий день. Если документы введены с ошибками в датах, программа может посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск дважды или, наоборот, потерять дни. Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом.

Когда применяется отпуск с последующим увольнением

Работодатель предоставляет такой отпуск по письменному заявлению сотрудника, но не обязан это делать — это право, а не обязанность. Исключение: при увольнении по соглашению сторон или по иным основаниям стороны могут договориться об отпуске с последующим увольнением, зафиксировав это в соглашении.

Есть ограничение: отпуск с последующим увольнением не предоставляется при увольнении за виновные действия (прогул, появление в состоянии опьянения и т. п.). Также

Подготовка: проверка остатка дней отпуска

Прежде чем вводить документы, убедитесь, что у сотрудника есть неиспользованные дни отпуска. В 1С ЗУП остаток смотрят через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчеты, справки» — «Остатки отпусков») либо из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия» / справки об остатках отпусков.

Если сотрудник отгулял больше дней, чем заработал (отпуск авансом), при увольнении образуется задолженность работника, и программа при расчёте удержит сумму за неотработанные дни — но только в пределах ограничений по удержаниям. Если дней накоплено больше, чем сотрудник хочет отгулять, остаток компенсируется деньгами при увольнении.

Оформление документа «Отпуск»

В разделе «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников» (или «Зарплата» — «Отпуска») создайте документ «Отпуск». Укажите сотрудника, вид отпуска (обычно «Ежегодный основной»), дату начала и количество календарных дней. Программа автоматически определит дату окончания с учётом нерабочих праздничных дней, которые в счёт отпуска не входят.

В документе «Отпуск» установите флаг «Отпуск с последующим увольнением» (в разных релизах он может называться «Предоставить отпуск с последующим увольнением»). После установки флага программа потребует указать дату увольнения — она подставится автоматически как последний день отпуска. При проведении документа в этом режиме ЗУП создаст и кадровое увольнение, и рассчитает отпускные, а также компенсацию или удержание за неиспользованные/неотработанные дни.

На вкладке начислений проверьте расчёт среднего заработка: программа берёт расчётный период 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если в периоде были исключаемые дни (больничные, командировки, другие отпуска), они учитываются автоматически при условии, что соответствующие документы проведены в базе.

1. 1
   Проверьте остаток дней отпуска отчётом «Остатки отпусков»
2. 2
   Создайте документ «Отпуск», укажите даты и вид отпуска
3. 3
   Установите флаг «Отпуск с последующим увольнением» и проверьте дату увольнения
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка и начисленные суммы
5. 5
   Проведите документ, распечатайте приказ по форме Т-6 и записку-расчёт Т-60
6. 6
   Сформируйте приказ на увольнение (Т-8) и записку-расчёт Т-61
7. 7
   Введите ведомость на выплату отпускных за 3 дня до начала отпуска
8. 8
   В последний рабочий день проведите окончательный расчёт и выдайте документы

Оформление увольнения и приказов

Если вы использовали флаг в документе «Отпуск», кадровый документ «Увольнение» создаётся автоматически с датой, равной последнему дню отпуска. Откройте его и проверьте основание увольнения (статья ТК РФ), дату и реквизиты заявления сотрудника. Если флага в вашей версии нет, создайте «Отпуск» и «Увольнение» отдельно, вручную указав в увольнении последний день отпуска.

Из документов печатаются унифицированные формы: приказ на отпуск (Т-6), приказ на увольнение (Т-8), записка-расчёт при предоставлении отпуска (Т-60) и при расторжении договора (Т-61). Если организация использует самостоятельно разработанные формы, они настраиваются в печатных формах документов.

Не забудьте про запись в личной карточке и сведения о трудовой деятельности: при увольнении программа формирует данные для раздела «Трудовая деятельность» и отчёт СЗВ-ТД (или его актуальный аналог по персонифицированной отчётности) с событием «Увольнение». Подача сведений в фонд выполняется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Расчёт выплат и сроки

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В ЗУП для этого создаётся ведомость на выплату с видом «Отпуска» — программа подтянет начисленные документом «Отпуск» суммы. Окончательный расчёт (зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованные дни сверх предоставленного отпуска, премии) выплачивается в последний рабочий день перед отпуском.

Обратите внимание на НДФЛ: с отпускных налог перечисляется в общем порядке — не позднее последнего числа месяца выплаты. При увольнении все удержания (алименты, займы, задолженность за неотработанные дни отпуска) должны быть корректно отражены в документе увольнения или отдельных документах удержаний.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата увольнения в документе «Увольнение»

Норма

Равна последнему дню отпуска

Тревожный признак

Совпадает с последним рабочим днём или датой начала отпуска

Компенсация за неиспользованный отпуск

Норма

Начислена только за дни сверх предоставленного отпуска

Тревожный признак

Компенсация посчитана за все дни, включая отгулянные

Средний заработок в расчёте

Норма

Расчётный период — 12 месяцев, исключаемые периоды учтены

Тревожный признак

Период пустой или захвачены неправильные месяцы

Ведомости на выплату

Норма

Отпускные выплачены за 3 дня до отпуска, расчёт — в последний рабочий день

Тревожный признак

Всё выплачено одной суммой в день увольнения

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неверная дата увольнения. Кадровик ставит последний рабочий день вместо последнего дня отпуска, из-за чего сотрудник числится уволенным раньше времени, а стаж для отпуска и отчётность искажаются. Вторая ошибка — двойной расчёт: сначала оформляют отпуск, а потом отдельным документом компенсацию за те же дни.

Ещё одна проблема — непроведённые документы расчётного периода. Если больничный или командировка за прошлые месяцы введены после расчёта отпускных, средний заработок окажется заниженным, и потребуется перерасчёт. Перед проведением «Отпуска» убедитесь, что все документы расчётного периода проведены, а зарплата за предыдущие месяцы начислена.

FAQ

Можно ли отозвать заявление на увольнение во время отпуска с последующим увольнением?

Нет. После начала отпуска работник уже не может отозвать заявление, так как день увольнения определён, а трудовые отношения фактически прекращаются в последний рабочий день. До начала отпуска отзыв возможен, если на место не приглашён другой работник.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска с последующим увольнением?

Отпуск на период болезни не продлевается, дата увольнения не переносится. Больничный лист оплачивается в обычном порядке — пособие по временной нетрудоспособности положено даже после даты увольнения, если заболевание началось до неё.

Как оформить, если в документе «Отпуск» нет флага увольнения?

Создайте два документа: «Отпуск» с нужными датами и «Увольнение», где датой увольнения вручную укажите последний день отпуска. Компенсация за неиспользованные сверх отпуска дни рассчитается в документе «Увольнение».

Удерживается ли задолженность за отпуск, использованный авансом?

Да, при увольнении сумма за неотработанные дни отпуска удерживается из расчёта, но с ограничениями по размеру удержаний и с исключениями (например, при сокращении штата удержание не производится). В ЗУП расчёт выполняется автоматически в документе увольнения.

Когда выдавать трудовую книжку и расчёт?

В последний рабочий день перед началом отпуска. К этому моменту должны быть изданы приказы, внесена запись об увольнении, подготовлены сведения о трудовой деятельности и выплачены все причитающиеся суммы, кроме отпускных — те выплачиваются раньше, за три дня до начала отпуска.