Другое · 9 мин
Начисление за первую половину месяца в 1С ЗУП: где находится и как оформить
Где в 1С ЗУП находится документ начисления за первую половину месяца, как рассчитать аванс, проверить результат и исправить типичные ошибки.
Начисление за первую половину месяца (аванс) в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется отдельным документом, который находится в разделе «Зарплата» — «Начисления за первую половину месяца». Этот документ рассчитывает сумму, причитающуюся сотрудникам за отработанные дни с 1 по 15 число, и формирует базу для выплаты и удержания НДФЛ.
В зависимости от настроек учетной политики аванс может рассчитываться двумя способами: фиксированной суммой (процентом от оклада) или расчетом за фактически отработанную первую половину месяца. От выбранного способа зависит, понадобится ли вам этот документ вообще: при фиксированном авансе расчет происходит автоматически при выплате, а документ используется только для метода «расчетом за первую половину месяца».
Ниже разобраны оба варианта, точный путь к документу в разных релизах, порядок заполнения, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых аванс не считается или считается неверно.
Где находится документ начисления за первую половину месяца
Основной путь: раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца». Здесь открывается журнал документов, где кнопкой «Создать» добавляется новый расчет. Если пункта нет в панели раздела, откройте «Зарплата» → «Все начисления» либо воспользуйтесь общим списком документов: «Операции» (или «Главное») → «Документы» → найдите «Начисление за первую половину месяца».
В свежих релизах с включенным интерфейсом «Такси» журнал может быть скрыт настройкой видимости команд. Проверьте меню раздела «Зарплата» через кнопку настройки навигации (шестеренка) и перетащите нужную команду в видимую область.
Обратите внимание: если в учетной политике выбран способ аванса «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа», документ в интерфейсе может отсутствовать, потому что он не нужен — сумма аванса подставится автоматически в ведомость на выплату.
Какой способ расчета аванса выбрать и где он настраивается
Способ расчета аванса задается в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Бухучет и выплата зарплаты». Там же указывается дата выплаты аванса (обычно с 16 по 30 число, чтобы соблюсти требование о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца).
Доступны три варианта: «Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа» и «Расчетом за первую половину месяца». Первые два не требуют документа начисления — сумма хранится в кадровых данных сотрудника или считается от оклада. Третий вариант требует ежемесячного ввода документа «Начисление за первую половину месяца» и учитывает реально отработанное время по табелю.
Сравнение вариантов расчета аванса
Подходит при стабильных окладах. Не учитывает фактические отсутствия — риск переплаты при неотработанных днях.
Простой вариант, масштабируется при изменении оклада. Тоже не учитывает фактическое время.
Наиболее точный и безопасный с точки зрения трудового контроля: учитывает отработанные дни. Требует ввода документа каждый месяц.
Как создать и заполнить документ
Откройте «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать». Заполните месяц начисления и организацию. Кнопка «Заполнить» подберет всех сотрудников, у которых в этот период есть назначенные плановые начисления и отработанное время с 1 по 15 число.
Программа рассчитает начисления пропорционально отработанным дням по графику работы сотрудника, а также удержания (например, по исполнительным листам, если это предусмотрено настройками) и НДФЛ. В табличной части можно открыть расшифровку по каждому сотруднику и проверить, какие дни учтены.
Если сотрудник был в отпуске, на больничном или в командировке в первой половине месяца, эти периоды должны быть зарегистрированы соответствующими документами до расчета аванса — иначе программа посчитает дни как отработанные.
- 1Проверьте, что в учетной политике выбран способ «Расчетом за первую половину месяца»
- 2Введите все отсутствия за 1–15 число: отпуска, больничные, командировки
- 3Создайте документ: «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать»
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату аванса
Как проверить правильность расчета
После проведения документа сформируйте расчетный листок за первую половину месяца или отчет «Расчетный листок» за месяц — в нем авансовые начисления отображаются отдельным блоком. Сумма должна соответствовать окладу, деленному на норму рабочих дней месяца и умноженному на фактически отработанные дни с 1 по 15 число.
Проверьте НДФЛ: при расчете аванса налог исчисляется с учетом вычетов, и при выплате аванса он удерживается. Убедитесь, что в ведомости на выплату колонка «К выплате» заполнена и совпадает с ожидаемой суммой за вычетом НДФЛ.
Как проверить результат
Все работающие сотрудники с плановыми начислениями включены
Кого-то нет — проверьте прием на работу и назначение планового начисления
Дни с 1 по 15 число минус зарегистрированные отсутствия
Учтены дни отпуска или больничного как отработанные
Начислено минус НДФЛ и удержания
Пустая колонка — документ не проведен или нет остатка к выплате
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — пустой документ после нажатия «Заполнить». Причины: не назначено плановое начисление при приеме на работу, сотрудник принят после 15 числа, либо в учетной политике выбран другой способ аванса. Проверьте карточку сотрудника и настройки организации.
Вторая распространенная ошибка — завышенный аванс из-за незарегистрированных отсутствий. Если больничный введен после выплаты аванса, переплата сторнируется при расчете зарплаты за месяц, но лучше вводить документы отсутствий до расчета аванса.
Третья ошибка — изменение документа задним числом после выплаты. Это приводит к расхождению между начисленным и выплаченным и к проблемам с отчетностью по НДФЛ. Исправления делайте через отмену проведения ведомости, корректировку начисления и повторную выплату разницы.
Выплата аванса и удержание НДФЛ
После расчета аванс выплачивается документом «Ведомость в банк» (или в кассу) с видом выплаты «Аванс». При заполнении ведомости программа подтягивает суммы, рассчитанные документом начисления за первую половину месяца, либо фиксированные суммы, если выбран соответствующий способ.
Дата выплаты аванса важна для НДФЛ: датой получения дохода в виде аванса считается день выплаты, поэтому налог удерживается и отражается в учете именно этой датой. Убедитесь, что фактическая дата выплаты в ведомости совпадает с реальной датой перечисления денег.
Частые вопросы
Почему в меню «Зарплата» нет документа «Начисление за первую половину месяца»?
Чаще всего потому, что в учетной политике организации выбран аванс «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа» — при этих способах документ не используется и скрывается. Также проверьте настройку видимости команд раздела через шестеренку настройки навигации.
Можно ли выплачивать аванс без документа начисления?
Да, если способ аванса — фиксированная сумма или процент от тарифа. В этом случае сумма подставляется в ведомость автоматически из кадровых данных сотрудника, а документ начисления не требуется.
Что делать, если документ не заполняется сотрудниками?
Проверьте: назначено ли сотруднику плановое начисление при приеме на работу, не принят ли он после 15 числа, не находится ли в отпуске без сохранения весь период, и выбран ли в учетной политике способ «Расчетом за первую половину месяца».
Как учитываются отпуска и больничные при расчете аванса?
Они должны быть введены в программу до расчета аванса. Тогда дни отсутствия исключаются из отработанного времени, и аванс начисляется только за фактически отработанные дни с 1 по 15 число.
Можно ли изменить документ после выплаты аванса?
Технически можно, но это создает расхождения между начисленным и выплаченным. Правильный порядок: отменить проведение ведомости, скорректировать начисление, затем выплатить разницу новой ведомостью. За закрытые отчетные периоды такие действия требуют особой осторожности.
Удерживается ли НДФЛ при выплате аванса?
Да. При расчете аванса НДФЛ исчисляется, а при выплате — удерживается. Датой получения дохода считается день фактической выплаты, поэтому важно, чтобы дата в ведомости совпадала с реальной датой перечисления денег.
Что важно запомнить
Документ «Начисление за первую половину месяца» находится в разделе «Зарплата» и нужен только при способе аванса «Расчетом за первую половину месяца». Перед расчетом введите все отсутствия, после — проверьте отработанные дни и суммы в ведомости, а исправления за закрытые периоды делайте только после резервной копии.