Другое · 11 мин
Как оформить отпуск без сохранения заработной платы в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению отпуска без сохранения заработной платы в 1С ЗУП: документы, настройка вида отсутствия, расчет зарплаты и типичные ошибки.
Отпуск без сохранения заработной платы (отпуск за свой счет) в 1С:ЗУП оформляется кадровым документом, который фиксирует отсутствие сотрудника и одновременно исключает дни отпуска из расчета среднего заработка и оплаты по окладу. Корректное оформление важно сразу для нескольких участков: табеля учета рабочего времени, расчета зарплаты за месяц, стажа для ежегодного отпуска и отчетности.
В программе есть несколько способов зарегистрировать такое отсутствие: документом «Отпуск без сохранения оплаты», документом «Отпуск» с соответствующим видом отсутствия либо через «Прогул, отсутствие» в отдельных сценариях. Выбор зависит от того, как настроен ваш план видов расчета и какие документы используются в учетной политике организации.
Ниже разобран пошаговый порядок оформления в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, настройки вида расчета, влияние на зарплату и стаж, а также типичные ошибки, из-за которых отсутствие «теряется» при расчете или наоборот занижает оплату лишний раз.
Какие документы используются для отпуска за свой счет
В типовой 1С:ЗУП 3.1 основной документ — «Отпуск без сохранения оплаты». Он находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» либо в разделе «Зарплата» → «Отпуска без сохранения оплаты» (точное расположение зависит от настроек интерфейса и релиза). Документ регистрирует плановое отсутствие и формирует движения, которые учтутся при расчете зарплаты.
Альтернативный вариант — универсальный документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», если он включен в функциональности. Он позволяет выбрать причину отсутствия из списка, включая отпуск без сохранения оплаты. Этот документ удобен, когда в организации все виды отсутствий регистрируют централизованно одним инструментом.
Важно не путать отпуск за свой счет с простым невыходом: если сотрудник отсутствовал, но документ не введен, программа посчитает дни как рабочие и начислит оплату по окладу в полном объеме. Поэтому документ вводится до расчета зарплаты за соответствующий месяц.
Пошаговое оформление документа «Отпуск без сохранения оплаты»
Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте новый документ «Отпуск без сохранения оплаты». Если такого вида документа нет в списке, проверьте функциональность: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отсутствия» — должны быть включены соответствующие виды отсутствий.
Заполните основные реквизиты:
- Организация и сотрудник — выберите работника, которому предоставляется отпуск;
- Период отпуска — даты начала и окончания; программа сама посчитает количество календарных дней;
- Вид отсутствия — обычно «Отпуск без сохранения заработной платы» (код табеля «ДО») или «Отпуск без сохранения зарплаты по обстоятельствам, предусмотренным законодательством» (код «ОЗ»);
- Основание — заявление сотрудника, можно указать реквизиты для печатной формы приказа.
- 1Проверьте, что вид отсутствия включен в настройках функциональности
- 2Создайте документ «Отпуск без сохранения оплаты» через «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»
- 3Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска, вид отсутствия
- 4Заполните основание (заявление сотрудника) при необходимости печати приказа
- 5Проведите документ и проверьте табель: дни должны отразиться кодом «ДО» или «ОЗ»
- 6Выполните расчет зарплаты за месяц и убедитесь, что оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отсутствия
После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-6 (или самостоятельно разработанной форме), если это требуется кадровым делопроизводством. Печатная форма доступна из самого документа по кнопке «Печать».
Настройка вида расчета и отражения в табеле
За поведение отсутствия в расчетах отвечает вид расчета в плане видов расчета «Начисления». Откройте «Настройка» → «Начисления» и найдите начисление с назначением «Отпуск без оплаты». На вкладке «Учет времени» проверяется вид времени — именно он определяет буквенный код в табеле («ДО», «ОЗ», «УВ» и другие).
Если в табеле отсутствие отражается неправильным кодом или не отражается вовсе, проверьте три вещи: корректность вида времени в начислении, дату документа (он должен попадать в расчетный месяц) и отсутствие пересекающихся документов по тому же сотруднику за те же даты.
Как проверить результат
Дни отпуска отмечены кодом «ДО» или «ОЗ»
Дни стоят как рабочие или отсутствие не отражено
Оплата по окладу уменьшена пропорционально дням отсутствия
Оклад начислен полностью, как за полный месяц
Документ проведен, период совпадает с заявлением
Документ не проведен или период пересекается с другим отсутствием
Влияние на расчет зарплаты и средний заработок
При расчете зарплаты за месяц документ «Начисление зарплаты и взносов» учитывает зарегистрированное отсутствие автоматически: оплата по окладу (или по тарифу) рассчитывается только за фактически отработанные дни. Отдельно «минусовать» дни вручную не нужно — если документ отпуска проведен до расчета, программа сделает это сама.
Дни отпуска без сохранения оплаты исключаются из расчетного периода при последующем расчете среднего заработка (для командировок, отпускных, больничных по правилам пособий — с учетом особенностей каждого вида расчета). Это происходит автоматически, если отсутствие зарегистрировано штатным документом, а не «закрашено» ручными правками табеля.
Влияние на отпускной стаж
По ст. 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается время отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. В 1С:ЗУП этот учет ведется автоматически: программа накапливает дни отсутствий по видам и при превышении лимита сдвигает дату окончания рабочего года сотрудника.
Проверить стаж можно в карточке сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Отсутствия» или через отчет «Остатки отпусков» («Кадры» → «Кадровые отчеты»). Если сотрудник регулярно берет дни за свой счет, сверяйте остатки отпусков перед планированием ежегодного отпуска.
Отпуск за свой счет в середине месяца и перерасчеты
Если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, документ можно оформить одним документом на весь период — программа сама распределит дни по месяцам при расчете. Однако если зарплата за первый месяц уже рассчитана и выплачена, а отпуск оформлен задним числом, потребуется перерасчет.
В этом случае после проведения документа отпуска сформируйте документ «Перерасчет» или выполните перерасчет в следующем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа сторнирует излишне начисленную оплату. Удержание излишне выплаченных сумм оформляйте с учетом ограничений ст. 137 ТК РФ и согласования с работником.
Отмена или изменение дат отпуска
Если отпуск перенесен или отменен, не создавайте «обратный» документ вручную. Варианты: пометить документ на удаление (если зарплата еще не рассчитана) либо ввести документ «Сторнирование начислений» / изменить период в исходном документе с последующим перерасчетом. При уже выплаченной зарплате корректнее работать через механизм перерасчетов.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространенная проблема — забытый документ. Сотрудник ушел за свой счет по устной договоренности, документ не ввели, и зарплата начислена полностью. Минимизируйте риск регламентом: заявление сотрудника → приказ → документ в ЗУП до закрытия расчета месяца.
Вторая типичная ситуация — пересекающиеся отсутствия. Например, на дни отпуска за свой счет приходится больничный. В этом случае отпуск без сохранения оплаты не продлевается на дни болезни (в отличие от ежегодного оплачиваемого), а в программе нужно корректно развести периоды: больничный регистрируется своим документом, отпуск при необходимости корректируется.
Третья ошибка — использование документа «Прогул, отсутствие» вместо отпуска без сохранения оплаты. Прогул — это дисциплинарная ситуация с другим кадровым и расчетным смыслом; подмена документа искажает учет и может создать проблемы при проверках.
Как выбрать действие
Проверка результата перед закрытием месяца
Перед окончательным расчетом месяца полезно выполнить контрольную сверку. Откройте отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» («Зарплата» → «Отчеты по зарплате») и убедитесь, что дни отпуска отражены правильным кодом. Затем сформируйте расчетный листок сотрудника и проверьте, что оплата по окладу рассчитана только за отработанные дни.
Дополнительно сверьте данные с кадровым приказом: даты в документе ЗУП должны совпадать с датами в приказе и заявлении. Расхождения между первичными документами и программой — частый источник ошибок при проверках и спорах с сотрудниками.
Что важно запомнить
Отпуск без сохранения зарплаты оформляется документом «Отпуск без сохранения оплаты» до расчета зарплаты за месяц. Программа сама исключит дни из оплаты, отразит их в табеле и учтет в стаже. Не правьте табель вручную, следите за видом отсутствия и лимитом 14 дней в рабочем году, а при позднем вводе документа используйте перерасчет.
FAQ
Каким кодом отражается отпуск без сохранения зарплаты в табеле?
Чаще всего используется код «ДО» (отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный по соглашению сторон) или «ОЗ» (отпуск в случаях, предусмотренных законодательством). Код определяется видом времени, указанным в настройках начисления.
Можно ли оформить отпуск за свой счет на один день?
Да, механика та же: создайте документ «Отпуск без сохранения оплаты» на один день. При расчете зарплаты оплата по окладу уменьшится на один рабочий день, а в табеле день будет отмечен соответствующим кодом.
Что делать, если зарплата уже рассчитана, а документ об отпуске забыли ввести?
Введите документ фактическим периодом, затем выполните перерасчет: программа сторнирует излишне начисленную оплату. Удержание переплаты из следующих выплат оформляйте с учетом ограничений трудового законодательства и при необходимости с письменного согласия работника.
Влияет ли отпуск за свой счет на ежегодный оплачиваемый отпуск?
Да. В стаж для ежегодного отпуска включаются только 14 календарных дней отпусков без сохранения оплаты за рабочий год. Превышение сдвигает окончание рабочего года. 1С:ЗУП отслеживает это автоматически, проверить можно в отчете «Остатки отпусков».
Нужно ли продлевать отпуск без сохранения оплаты, если сотрудник заболел?
Нет, продление на дни болезни предусмотрено только для ежегодного оплачиваемого отпуска. Больничный в период отпуска за свой счет регистрируется отдельным документом, а пособие за эти дни по общему правилу не назначается.
Чем отличается документ «Отпуск без сохранения оплаты» от «Прогул, отсутствие»?
«Отпуск без сохранения оплаты» — оформленное по согласованию с работодателем отсутствие на основании заявления. «Прогул, отсутствие» фиксирует невыход без уважительной причины и имеет дисциплинарные последствия. Использовать один документ вместо другого нельзя.