Другое · 10 мин
Доход с предыдущего места работы в 1С ЗУП: куда и как вносить
Где в 1С ЗУП внести доход с предыдущего места работы: справка о доходах, ввод данных для расчёта НДФЛ и пособий, проверка вычетов и типичные ошибки.
При приёме нового сотрудника бухгалтеру почти всегда нужно учесть его доходы с прежнего места работы. Эти данные влияют на две вещи: правильное применение стандартных вычетов по НДФЛ (они предоставляются до достижения предельной базы по доходу с начала года) и расчёт пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, где учитывается заработок за два предшествующих календарных года. Если сведения не внести, программа посчитает налог и пособия только по данным текущего работодателя — и сотрудник либо переплатит НДФЛ, либо получит заниженное пособие.
В 1С:ЗУП для этого предусмотрено два разных механизма, и их часто путают. Доход для целей НДФЛ (для контроля права на вычеты) вводится одним документом, а заработок для расчёта пособий — другим. Оба вводятся на основании справок, которые сотрудник приносит с прежнего места работы: справки о доходах и суммах налога (ранее форма 2-НДФЛ) и справки о сумме заработка для расчёта пособий (форма 182н, ныне заменена сведениями из СФР).
Ниже разобрано, какие именно документы создавать, где они находятся в интерфейсе, какие поля заполнять и как проверить, что данные подхватились при расчёте.
Зачем вообще вносить доход с прежнего места работы
У нового работодателя нет данных о том, сколько сотрудник заработал с начала года до прихода в организацию. Между тем право на стандартные вычеты на детей сохраняется только до месяца, в котором совокупный доход с начала года превысит установленный лимит. Если не учесть доход у прежнего работодателя, программа будет предоставлять вычет дольше положенного — и при проверке доначислят НДФЛ, пени и штраф.
Вторая причина — пособия. Расчётный период для больничных и декретных — два календарных года, предшествующих году страхового случая. Если сотрудник в этот период работал в другой организации, его заработок там включается в расчёт среднего. Без справки пособие посчитается только по заработку у текущего работодателя, что почти всегда занижает сумму.
Ввод дохода для расчёта НДФЛ и вычетов
Для учёта дохода при расчёте НДФЛ используется документ «Справка о доходах с другого места работы» (в некоторых релизах — «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)»). Найти его можно двумя путями: через раздел «Налоги и взносы» — ссылка «Справки о доходах с другого места работы», либо из карточки сотрудника по ссылке «Налог на доходы» в шапке формы — там будет кнопка перехода к вводу справки.
В документе указывается сотрудник, прежний работодатель (ИНН, КПП, наименование), а затем помесячно вносятся суммы дохода и удержанного налога из справки. Если в справке есть разбивка по кодам доходов и применённым вычетам, её тоже переносят — это важно для корректного отражения в дальнейшей отчётности.
- 1Откройте раздел «Налоги и взносы» — «Справки о доходах с другого места работы» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите данные прежнего работодателя из справки
- 3Перенесите помесячно суммы дохода, вычетов и удержанного налога
- 4Проведите документ и убедитесь, что он датирован до первого начисления зарплаты сотруднику
- 5Проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем документе «Начисление зарплаты и взносов»
Когда справку вводить обязательно, а когда можно пропустить
Если сотрудник не претендует на стандартные вычеты и устраивается на первое место работы в году, справка для НДФЛ не нужна. Если вычеты заявлены — без справки предоставлять их нельзя, так как невозможно проконтролировать лимит дохода. На практике безопаснее вводить справку всегда, когда она предоставлена: это исключает и занижение, и завышение налога.
Ввод заработка для расчёта больничных и пособий
Для расчёта пособий используется отдельный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Обычно он доступен в разделе «Зарплата» в группе документов по больничным и пособиям, либо через раздел «Отчётность, справки». Также документ можно создать прямо из формы больничного листа — там есть ссылка на добавление справки о заработке.
В справке указывается страхователь (прежний работодатель), расчётные годы и суммы заработка по каждому году, а также количество календарных дней, исключаемых из расчёта (периоды болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком) — для декретных пособий это критично. Суммы вносятся в пределах годовой предельной базы: программа сама ограничит заработок при расчёте, но корректнее вносить данные из справки как есть.
Две справки — два разных документа
Влияет на НДФЛ и право на стандартные вычеты. Вводится помесячно за текущий год. Не участвует в расчёте пособий.
Влияет на средний заработок для больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком. Вводится по годам за два предшествующих года. На НДФЛ не влияет.
Как проверить, что данные учтены
После ввода справки для НДФЛ откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» и сформируйте регистр налогового учёта или справку о доходах — доход с прежнего места должен отображаться в обобщённых данных за год. Дополнительно проверьте первый расчёт зарплаты: если лимит дохода для вычета уже превышен с учётом справки, вычет применяться не должен.
Для пособий проверка делается в документе «Больничный лист»: на вкладке «Оплата» или в форме расчёта среднего заработка откройте детализацию — заработок за расчётные годы должен включать суммы из входящей справки. Если средний заработок не изменился после ввода справки, чаще всего причина в том, что справка проведена после расчёта больничного, либо указаны не те годы.
Как проверить результат
Суммы из справки видны в данных за год, лимит для вычетов контролируется корректно
Доход не отображается — документ не проведён или введён на другого сотрудника
В расчёт включены суммы из входящей справки за нужные годы
Суммы не попали в расчёт — проверьте годы в справке и пересчитайте больничный
Вычет прекращается в месяце превышения лимита с учётом прежнего дохода
Вычет продолжает применяться при явном превышении лимита
Типичные ошибки при вводе данных
Самая распространённая ошибка — внесение дохода для НДФЛ в справку для пособий и наоборот. Документы не взаимозаменяемы: бухгалтер вводит одну справку, ждёт эффекта в другом расчёте и не получает его. Вторая частая проблема — ввод справки после того, как зарплата или больничный уже рассчитаны. Программа не пересчитывает прошлые документы автоматически: больничный нужно пересчитать вручную, а НДФЛ скорректируется при следующем расчёте.
Ещё одна ошибка — неверные годы в справке для пособий. Расчётный период определяется годом страхового случая, и если в справке указать текущий год вместо двух предшествующих, суммы просто не попадут в расчёт. Также нельзя забывать про исключаемые дни для декретных — без них среднедневной заработок занижается.
Особые ситуации и ограничения
Если сотрудник утратил справку, данные для пособий можно получить по запросу в СФР — программа поддерживает электронный обмен с фондом. Для НДФЛ аналогичного механизма нет: сотруднику придётся запросить справку у прежнего работодателя повторно или получить её через личный кабинет налогоплательщика.
При работе по совместительству у нескольких страхователей в расчётном периоде справки вводятся по каждому работодателю отдельным документом. Если сотрудник принёс справку уже после выплаты пособия, пособие подлежит перерасчёту — для этого больничный лист исправляют или создают документ перерасчёта в зависимости от ситуации и настроек учёта.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли внести доход с прежнего места работы просто в карточку сотрудника?
Нет, отдельного поля в карточке для этого нет. Данные вводятся только документами: для НДФЛ — «Справка о доходах с другого места работы», для пособий — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Из карточки сотрудника доступны лишь быстрые переходы к этим документам.
Что делать, если сотрудник не принёс справку о доходах для вычетов?
Вычеты без справки предоставлять нельзя, поскольку невозможно проконтролировать лимит дохода с начала года. Сообщите сотруднику, что вычеты будут применяться с месяца предоставления справки. Справку он может получить у прежнего работодателя или через личный кабинет на сайте ФНС.
Пересчитается ли больничный автоматически после ввода справки о заработке?
Нет, уже рассчитанные документы программа автоматически не пересчитывает. После ввода справки откройте больничный лист и выполните перерасчёт, либо оформите исправление документа, если он уже оплачен и отражён в отчётности.
Нужно ли вводить справку, если сотрудник весь год работал только у нас?
Нет. Если в расчётном периоде сотрудник работал только в вашей организации, все данные уже есть в программе, и дополнительные документы не требуются — ни для НДФЛ, ни для пособий.
Влияет ли справка о заработке для пособий на расчёт НДФЛ?
Нет, эти механизмы полностью независимы. Справка о заработке участвует только в расчёте среднего для больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком. На налоговый учёт доходов и вычетов она не влияет.
Как быть, если у сотрудника было несколько работодателей в расчётном периоде?
По каждому страхователю вводится отдельная входящая справка о заработке. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем справкам, но контролирует, чтобы заработок по каждому году в совокупности не превышал предельную базу.
Что важно запомнить
Доход с прежнего места работы вносится двумя разными документами: «Справка о доходах с другого места работы» — для НДФЛ и вычетов, «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — для больничных и декретных. Вводите документы до первого расчёта и проверяйте, что данные отразились в регистре НДФЛ и в расчёте среднего заработка.