Настройка зарплаты в 1С:Управление нашей фирмой

Расчёт заработной платы в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) встроен в типовую поставку и не требует отдельной конфигурации, если штат небольшой и схемы оплаты несложные. Однако чтобы документы «Начисление зарплаты» считали суммы корректно, нужно последовательно настроить несколько блоков: параметры учёта, виды начислений и удержаний, графики работы и кадровые документы. Пропуск любого из этих шагов приводит к типовым ошибкам — пустым строкам в расчёте, неверным окладам или отсутствию налогов.

Ниже описан рабочий порядок настройки, который подходит для большинства малых предприятий на УНФ. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на разделы «Зарплата и персонал» и «Компания», а база обновлена до актуального релиза — порядок расчёта страховых взносов и НДФЛ зависит от изменений законодательства, которые учитываются в обновлениях.

Включение учёта зарплаты в настройках

Первый шаг — активировать функциональность кадрового учёта и расчёта зарплаты. Откройте раздел «Компания» → «Настройки» → «Зарплата и персонал» (в некоторых релизах путь выглядит как «Ещё больше возможностей» → «Зарплата и персонал»). Установите флажки, которые соответствуют вашим процессам: учёт рабочего времени, расчёт налогов и взносов с ФОТ, ведение штатного расписания, учёт отпусков и больничных.

В этих же настройках проверьте учётную политику организации: систему налогообложения (ОСНО, УСН, патент), применение пониженных тарифов страховых взносов для субъектов малого предпринимательства и дату начала учёта. От этих параметров зависит, какие налоги и по каким ставкам программа рассчитает автоматически.

Виды начислений и удержаний

Основа расчёта — справочник «Начисления и удержания» в разделе «Зарплата и персонал». В типовой поставке уже есть базовые виды: оклад по дням, сдельная оплата, премия, отпускные, больничный, НДФЛ, страховые взносы. Проверьте, что они заполнены, и при необходимости добавьте свои — например, ежемесячную премию процентом от оклада или оплату по часовому тарифу.

Для каждого вида начисления важны три параметра: способ расчёта (фиксированной суммой, процентом, по формуле), тип дохода для налогового учёта и статья затрат, на которую отнесётся начисление в управленческом учёте. Ошибка в типе дохода — самая частая причина неверного НДФЛ: например, если премия помечена как необлагаемый доход, налог с неё не посчитается.

Графики работы сотрудников

Оклад в УНФ рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику, поэтому без заполненного графика расчёт будет неверным. Откройте «Зарплата и персонал» → «Графики работы» и создайте график для каждого режима: пятидневка 40 часов, сменный график, неполный рабочий день. Укажите рабочие и выходные дни, длительность смены и заполните календарь на нужный период — программа предложит автозаполнение по шаблону.

Проверьте, что производственный календарь в базе актуален: от него зависят праздничные дни и переносы. Если календарь не обновлён, норма рабочего времени за месяц посчитается неверно, и оклад «поедет» даже при правильном графике.

Кадровые документы и назначение оплаты

Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Приём на работу» (раздел «Зарплата и персонал» → «Кадровые документы»). В документе укажите организацию, подразделение, должность, график работы и — ключевой момент — табличную часть «Оплата труда»: вид начисления (например, оклад) и его размер. Без строки в этой табличной части автоматическое начисление работать не будет.

Изменение оклада, перевод на другую должность или смену графика оформляйте документом «Кадровый перевод», а не редактированием старого приказа. Увольнение проводите документом «Увольнение» — тогда при окончательном расчёте программа корректно посчитает компенсацию отпуска и время по день увольнения.

1. 1
   Создайте элемент справочника «Сотрудники», заполните ФИО, ИНН, СНИЛС и данные для налогового учёта
2. 2
   Оформите документ «Приём на работу»: организация, подразделение, должность, график работы
3. 3
   В табличной части «Оплата труда» добавьте вид начисления и размер оклада или тарифа
4. 4
   Проверьте вычеты по НДФЛ в карточке сотрудника, если они заявлены
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что сотрудник появляется в документе «Начисление зарплаты» за первый месяц работы

Ежемесячное начисление зарплаты

После настройки ежемесячная работа сводится к одному документу. Откройте «Зарплата и персонал» → «Начисление зарплаты», создайте документ, укажите месяц и организацию, затем нажмите «Заполнить» → «Заполнить по всем сотрудникам». Программа подтянет всех принятых сотрудников, рассчитает начисления по их видам оплаты, удержит НДФЛ и начислит страховые взносы согласно учётной политике.

Если сотрудник отработал неполный месяц (отпуск, больничный, приём в середине месяца), сначала введите соответствующий документ — «Отпуск», «Больничный лист» или «Прогул, отсутствие». Тогда при заполнении начисления оклад автоматически пересчитается по фактически отработанным дням. Ручная правка сумм в документе возможна, но она «ломает» связь с кадровыми данными и затрудняет проверку.

После проверки проведите документ. Выплата оформляется расходным кассовым ордером или операцией по банковскому счёту с видом операции «Зарплата» — в этом случае взаиморасчёты с сотрудниками закроются корректно, а отчёт «Задолженность по зарплате» покажет актуальные остатки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ «Начисление зарплаты» после заполнения

Норма

Все сотрудники присутствуют, оклады и налоги заполнены суммами

Тревожный признак

Пустые строки или нулевой оклад — проверяйте кадровый документ и график

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус НДФЛ равно сумме к выплате, взносы показаны отдельно

Тревожный признак

Расхождения копеек в рубли, отсутствие НДФЛ при облагаемом доходе

Отчёт «Задолженность по зарплате» после выплаты

Норма

Остаток по выплаченному месяцу равен нулю

Тревожный признак

Висит долг — выплата проведена не тем видом операции или не на ту дату

Налоги, взносы и отчётность

НДФЛ и страховые взносы в УНФ рассчитываются в том же документе «Начисление зарплаты» на отдельных вкладках. Ставки и льготы программа берёт из учётной политики и актуальных обновлений конфигурации, поэтому своевременное обновление релиза — обязательное условие корректного расчёта. Если организация применяет пониженные тарифы как субъект МСП, убедитесь, что соответствующий признак установлен в карточке организации.

Для сдачи отчётности используйте раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты»: оттуда формируются расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. Перед отправкой сверяйте данные отчётов с оборотами по зарплате — расхождения обычно означают непроведённые документы или неверно заполненные типы дохода у начислений.

Когда УНФ недостаточно и что делать дальше

Типовые возможности УНФ покрывают оклад, премии, отпуска, больничные и стандартные удержания. Ограничения проявляются при сложных схемах: суммированный учёт рабочего времени с переработками, несколько тарифных ставок у одного сотрудника, автоматические алименты по исполнительным листам с лимитами, индексация окладов приказом по всему штату. Часть этих задач решается ручными операциями, но трудозатраты растут.

Практический критерий прост: если каждый месяц вы тратите на ручные корректировки больше пары часов или регулярно исправляете расчёт вручную, пора смотреть в сторону специализированной конфигурации. Переход не мгновенный — потребуется перенос остатков по сотрудникам и настройка синхронизации, поэтому планируйте его на начало расчётного периода.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Штат до 10–15 человек, оклад и простые премииНастраивайте зарплату прямо в УНФ по описанной схеме

Есть сменные графики, переработки, исполнительные листыОцените трудоёмкость ручных корректировок за 2–3 месяца и при росте планируйте переход на ЗУП

Начисление заполняется пустыми строкамиПроверьте кадровый документ: заполнена ли табличная часть «Оплата труда» и назначен ли график

НДФЛ или взносы считаются неверноПроверьте тип дохода у начисления и тарифы в учётной политике, затем обновите релиз конфигурации

Частые вопросы

Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего причина в том, что документ «Приём на работу» не проведён или датирован позже расчётного месяца. Также проверьте, что в отборе документа начисления указана та же организация, что и в приказе о приёме, и сотрудник не уволен раньше конца месяца.

Как начислить зарплату за неполный месяц?

Оформите приём, увольнение, отпуск или больничный соответствующим документом — тогда при заполнении «Начисления зарплаты» оклад автоматически пересчитается пропорционально отработанным дням по графику. Ручная правка суммы возможна, но не рекомендуется как постоянная практика.

Где посмотреть, сколько выплатить сотруднику на руки?

Откройте расчётный листок из документа начисления или отчёт «Расчётные листки» в разделе «Зарплата и персонал». Сумма к выплате равна начисленному за вычетом НДФЛ и прочих удержаний; сводную задолженность по всем сотрудникам показывает отчёт «Задолженность по зарплате».

Можно ли вести зарплату в УНФ, если сотрудники в разных организациях?

Да, если обе организации учитываются в одной базе. Документы приёма и начисления оформляются отдельно по каждой организации, а налоги и взносы рассчитываются по учётной политике каждой из них. Один сотрудник может быть принят в несколько организаций как внутренний совместитель.

Что делать, если после обновления релиза изменился расчёт взносов?

Сначала сверьте учётную политику: обновления иногда добавляют новые настройки тарифов, которые нужно заполнить вручную. Затем пересчитайте один прошлый месяц на копии базы и сравните с исходными суммами, чтобы понять характер изменения, прежде чем пересчитывать рабочие данные.