Совмещение должностей в 1С: как оформить пошагово

Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой или той же должности в течение своего основного рабочего дня за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Важно не путать его с внутренним совместительством: при совместительстве сотрудник работает в свободное от основной работы время и оформляется отдельным трудовым договором, а при совмещении дополнительное соглашение оформляется к существующему договору.

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для совмещения предусмотрен отдельный кадровый документ, который автоматически запускает начисление доплаты. При правильной настройке бухгалтеру не нужно считать доплату вручную — она будет рассчитываться пропорционально отработанному времени вместе с основной зарплатой.

Ниже разобрана полная процедура: от проверки настроек программы до прекращения совмещения и контроля расчёта. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1; в 1С:Бухгалтерии 8 механизм ограничен и описан отдельно.

Проверьте: совмещение, совместительство или расширение обязанностей

До работы в программе определите, какая именно ситуация возникла, потому что документы и расчёт отличаются принципиально. Совмещение должностей (профессий) — это работа по другой должности в основное рабочее время. Расширение зон обслуживания и увеличение объёма работы — дополнительная работа по той же должности. Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника — третий вариант. Все три оформляются по ст. 60.2 ТК РФ и в 1С:ЗУП проводятся одним документом «Совмещение должностей».

Внутреннее совместительство — совсем другая история: это отдельный трудовой договор, отдельный табельный учёт и приём на работу документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». Если оформить совместителя как совмещение, нарушится учёт рабочего времени и кадровая отчётность.

Какой вариант выбрать

Совмещение должностей

Дополнительная работа по другой должности в основное время. Оформляется документом «Совмещение должностей», доплата за период.

Временное исполнение обязанностей

Замещение отсутствующего сотрудника без освобождения от своей работы. Тот же документ, доплата обычно за разницу в окладах или фиксированная.

Внутреннее совместительство

Работа в свободное от основной работы время. Отдельный приём на работу, отдельный табель, свой трудовой договор.

Включите возможность совмещения в настройках программы

Если документа «Совмещение должностей» нет в журналах, функциональность отключена. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Прочие начисления» (в некоторых релизах — «Учёт отсутствий» или «Кадровый учёт»). Установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого в разделах «Кадры» и «Зарплата» появится журнал «Совмещения должностей».

Здесь же проверьте, что в списке начислений есть вид расчёта для доплаты за совмещение. В типовой поставке он создаётся автоматически с формулой, рассчитывающей доплату процентом от оклада совмещаемой должности или фиксированной суммой пропорционально отработанному времени. Если начисление отсутствует, создайте его вручную: «Настройка» → «Начисления» → «Создать», назначение — «Прочие начисления и выплаты», расчёт — по формуле с показателем «Процент доплаты за совмещение» или «Размер доплаты».

Оформите документ «Совмещение должностей» пошагово

Откройте «Кадры» → «Совмещения должностей» (или «Зарплата» → «Совмещения должностей») → «Создать». Порядок заполнения:

1. 1
   Укажите организацию и сотрудника, которому поручается дополнительная работа
2. 2
   Заполните дату документа и период совмещения: дату начала и, если известна, дату окончания
3. 3
   Выберите совмещаемую должность из штатного расписания — программа подтянет оклад по этой позиции
4. 4
   Задайте размер доплаты: процентом от оклада совмещаемой должности, фиксированной суммой или разницей окладов
5. 5
   Проверьте вид расчёта доплаты и при необходимости отредактируйте формулу по кнопке изменения начисления
6. 6
   Заполните поле «Дополнительное соглашение» — номер и дату допсоглашения к трудовому договору
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать»

Поле «Дата окончания» не обязательно: если срок заранее не определён, оставьте его пустым — тогда прекращение оформляется отдельным документом. Если дата окончания указана, программа сама перестанет начислять доплату после её наступления, отменять документ вручную не потребуется.

Обратите внимание на согласование с кадровыми документами: совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом. В документе 1С доступна печатная форма приказа о совмещении; текст допсоглашения формируется вне программы или через настраиваемые печатные формы, если они добавлены в вашу конфигурацию.

Как рассчитывается и начисляется доплата

После проведения документа доплата за совмещение включается в плановые начисления сотрудника и рассчитывается автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц. При заполнении документа по кнопке «Заполнить» строка с доплатой появится вместе с окладом и другими плановыми начислениями.

Типовая формула учитывает отработанное время: если сотрудник был на больничной или в отпуске часть месяца, доплата уменьшится пропорционально, как и оклад. Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, программа рассчитает доплату только за дни действия совмещения — проверьте это в расчётном листке, развернув строку начисления.

НДФЛ и страховые взносы с доплаты начисляются в общем порядке — отдельных настроек не требуется, доплата входит в фонд оплаты труда и облагается наравне с окладом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка доплаты в «Начислении зарплаты и взносов»

Норма

Доплата присутствует, сумма соответствует проценту или фиксированному размеру

Тревожный признак

Строки нет — проверьте дату начала совмещения и проведённость документа

Расчётный листок сотрудника

Норма

Доплата за совмещение показана отдельной строкой, сумма пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Доплата за полный месяц при неполной отработке — проверьте формулу начисления

Период после окончания совмещения

Норма

Доплата не начисляется

Тревожный признак

Доплата продолжает начисляться — не указана дата окончания и не оформлено прекращение

Как прекратить или изменить совмещение

Если дата окончания в документе не была указана, прекращение оформляется документом «Прекращение совмещения должностей»: «Кадры» → «Совмещения должностей» → «Создать» → «Прекращение совмещения должностей» или через кнопку «Создать на основании» из исходного документа. Укажите сотрудника, дату прекращения и основание. С указанной даты доплата перестанет начисляться.

Для изменения размера доплаты не редактируйте задним числом старый документ в закрытом периоде. Правильный путь — прекратить текущее совмещение и оформить новое с актуальными условиями, либо использовать механизм изменения плановых начислений, если он применяется в вашей учётной политике.

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) отдельного кадрового документа совмещения нет. Доплату оформляют через создание нового начисления («Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления») с ручным вводом суммы или формулой. Начисление назначают сотруднику в приказе о приёме или через кадровый перевод, либо вводят сумму вручную каждый месяц в документе «Начисление зарплаты».

Кадровые приказы о совмещении в 1С:Бухгалтерии не формируются — приказ и допсоглашение готовятся в текстовом редакторе. Если кадровый учёт ведётся полноценно, а сотрудников много, рассмотрите переход кадрового блока в 1С:ЗУП с синхронизацией данных.

Частые вопросы

Чем совмещение отличается от совместительства в 1С?

Совмещение — дополнительная работа в основное рабочее время, оформляется документом «Совмещение должностей» и доплатой. Совместительство — отдельный трудовой договор на работу в свободное время, оформляется приёмом на работу с видом занятости «Внутреннее совместительство», у сотрудника появляется вторая позиция и отдельный табель.

Можно ли указать доплату фиксированной суммой, а не процентом?

Да. В документе совмещения размер доплаты задаётся процентом от оклада совмещаемой должности или фиксированной суммой — зависит от формулы выбранного начисления. При необходимости создайте отдельное начисление с нужной формулой и выберите его в документе.

Как оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника?

Тем же документом «Совмещение должностей»: укажите должность отсутствующего сотрудника и период его отсутствия. Доплату обычно устанавливают в размере разницы окладов или фиксированной суммой по соглашению сторон.

Почему доплата не появилась при расчёте зарплаты?

Проверьте: проведён ли документ совмещения; попадает ли месяц расчёта в период совмещения; совпадает ли организация в документе и в начислении зарплаты; не уволен ли сотрудник. Также убедитесь, что функциональность совмещения включена в настройках состава начислений.

Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?

Нет. При совмещении сотрудник работает в своё основное время, поэтому в табеле отмечаются только обычные часы по основной должности. Дополнительные часы не выделяются — в этом принципиальное отличие от совместительства.

Как отменить совмещение досрочно?

Оформите документ «Прекращение совмещения должностей» с фактической датой прекращения. Досрочная отмена допускается по инициативе любой из сторон с предупреждением другой стороны в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ).