Другое · 10 мин
Совмещение должностей в 1С: где оформить и как настроить
Где в 1С:ЗУП оформить совмещение должностей: документ «Совмещение должностей», настройка доплаты, кадровый приказ, отражение в расчете зарплаты и типичные ошибки.
Совмещение должностей в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется отдельным документом «Совмещение должностей», который находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» или в разделе «Зарплата» → «Совмещения». Именно этот документ назначает сотруднику доплату за выполнение дополнительной работы без освобождения от основных обязанностей и автоматически учитывает её при расчете зарплаты.
Важно не путать совмещение с совместительством: это разные кадровые процедуры. Совмещение не требует отдельного трудового договора и новой записи в трудовой книжке — оформляется дополнительное соглашение и приказ. Совместительство же в 1С заводится как отдельный сотрудник (внутренний совместитель) с собственным договором. Выбор неправильного механизма приводит к ошибкам в расчете и отчетности.
Ниже разберем, где именно в программе находится нужный документ, какие настройки должны быть включены заранее, как проверить начисление доплаты и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится документ «Совмещение должностей» в 1С:ЗУП
Основной путь к документу: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Совмещение должностей». Тот же документ доступен из раздела «Зарплата» → «Совмещения» — там отображается журнал уже созданных документов с возможностью создать новый.
Если в списке доступных документов пункта «Совмещение должностей» нет, значит, функциональность отключена в настройках. Это самая частая причина, по которой пользователи не могут найти документ. Проверка и включение описаны в следующем разделе.
В типовой конфигурации документ позволяет указать сотрудника, совмещаемую должность, период совмещения и размер доплаты — в процентах от оклада по совмещаемой должности, фиксированной суммой или другим начислением, настроенным в программе.
Настройки, которые нужно включить заранее
Перед первым оформлением совмещения откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» или в общем списке (зависит от релиза) установите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». После этого документ появится в журналах.
Проверьте также, что в списке начислений существует вид расчета для доплаты за совмещение. Типовая конфигурация создает его автоматически при включении флажка — обычно это начисление «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Формула по умолчанию рассчитывает доплату пропорционально отработанному времени.
Если в организации доплата считается нестандартно — например, процентом от оклада отсутствующего сотрудника с учетом фактически выполненного объема — потребуется создать собственное начисление с нужной формулой и выбирать его в документе вместо типового.
Как оформить совмещение: пошаговый порядок
Откройте новый документ «Совмещение должностей» и заполните его в следующем порядке. Сначала выберите сотрудника, которому поручается дополнительная работа. Затем укажите совмещаемую должность — её выбирают из штатного расписания, поэтому позиция должна существовать в штатке, иначе выбрать её не получится.
Далее задайте период совмещения: дату начала и, если она известна, дату окончания. Если совмещение бессрочное, дату окончания можно не заполнять — тогда доплата будет начисляться до тех пор, пока не будет оформлен документ «Прекращение совмещения».
Укажите размер доплаты: процент от оклада по совмещаемой должности, фиксированную сумму или выберите другое начисление. На вкладке с дополнительными сведениями можно указать номер и дату приказа — эти данные попадут в печатную форму. После проведения документа доплата начнет автоматически рассчитываться в документе «Начисление зарплаты и взносов».
- 1Включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей» в настройке состава начислений
- 2Создайте документ «Совмещение должностей» из раздела «Кадры» или «Зарплата»
- 3Выберите сотрудника и совмещаемую должность из штатного расписания
- 4Задайте период и размер доплаты
- 5Проведите документ и проверьте начисление в расчете зарплаты за текущий месяц
Чем совмещение отличается от совместительства в 1С
Совместительство — это отдельный трудовой договор. В программе внутренний совместитель заводится как новый сотрудник с привязкой к тому же физическому лицу: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать» → «Совместитель» или через прием на работу с указанием вида занятости «Внутреннее совместительство». У совместителя свой график работы, свой оклад и отдельный расчет.
Совмещение не создает нового сотрудника и не меняет график: человек работает по своему обычному расписанию, а доплата просто добавляется к его начислениям. Расчет ведется в рамках одного места работы, и в табеле никаких дополнительных отметок не появляется.
Выбор зависит от кадровой ситуации: если работа выполняется в основное рабочее время — это совмещение; если в свободное от основной работы время и по отдельному договору — совместительство. Оформить совместительство документом «Совмещение должностей» технически невозможно — программа не даст указать отдельный график.
Совмещение или совместительство
Дополнительная работа в основное рабочее время, доплата к текущему месту. Оформляется документом «Совмещение должностей», отдельный договор не нужен.
Работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. Заводится отдельный сотрудник со своим графиком и окладом.
Замещение отсутствующего сотрудника. Оформляется тем же документом «Совмещение должностей» с указанием замещаемого работника.
Временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника
Частный случай совмещения — исполнение обязанностей сотрудника, который ушел в отпуск, на больничный или в командировку. В документе «Совмещение должностей» для этого предусмотрено поле, где указывается замещаемый сотрудник. Тогда совмещаемая должность и период подставляются автоматически по данным отсутствия.
Удобно создавать документ прямо из документа отсутствия: в отпуске или больничном есть возможность оформить замещение на период отсутствия. Программа сама подставит даты, что исключает расхождения между периодом отсутствия и периодом доплаты.
Обратите внимание: если отсутствие продлевается (например, больничный продлен), документ совмещения автоматически не продлевается. Нужно либо изменить дату окончания в исходном документе, либо создать новый — в противном случае доплата прекратится, хотя сотрудник продолжает исполнять обязанности.
Как проверить начисление доплаты и исправить ошибки
После проведения документа откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», заполните документ за нужный месяц и найдите сотрудника. В его начислениях должна появиться строка с доплатой за совмещение. Сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени по графику сотрудника.
Если строки нет, проверьте по порядку: проведен ли документ совмещения, попадает ли его период в расчетный месяц, не оформлено ли преждевременное прекращение, указан ли сотрудник в документе начисления зарплаты. Также убедитесь, что у начисления доплаты не снят флажок активности.
Для контроля используйте отчеты: «Расчетный листок» покажет доплату отдельной строкой, а отчет «Совмещения и временные исполнения обязанностей» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») выведет всех сотрудников с действующими совмещениями на выбранную дату — удобно сверять с приказами.
Как проверить результат
Доплата рассчитана пропорционально отработанным дням
Строки нет или сумма за полный месяц при неполном периоде
Даты совпадают с приказом
Период шире или уже приказа, дата окончания пустая при срочном совмещении
Номер, дата и данные сотрудника заполнены
Пустые реквизиты приказа в печатной форме
Как прекратить совмещение и что делать при досрочном окончании
Если в документе совмещения была указана дата окончания, доплата прекратится автоматически — отдельный документ не нужен. Однако кадрово корректнее оформить приказ о прекращении, особенно если совмещение заканчивается раньше срока.
Для досрочного прекращения используйте документ «Прекращение совмещения»: «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Прекращение совмещения». В нем выбирается сотрудник и действующее совмещение, указывается дата прекращения. С этого момента доплата начисляться не будет.
Если прекращение оформили задним числом после того, как зарплата уже рассчитана, программа при следующем расчете или перерасчете скорректирует излишне начисленную сумму. Проверьте расчетный листок сотрудника за соответствующий месяц и при необходимости выполните перерасчет через «Зарплата» → «Перерасчеты».
Частые вопросы
Почему в списке документов нет «Совмещение должностей»?
Функциональность отключена. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и включите флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей». Также проверьте, что у вашего пользователя есть права кадровика или расчетчика.
Можно ли оформить совмещение сразу на несколько должностей?
В типовом документе указывается одна совмещаемая должность. Если сотрудник совмещает несколько позиций, создайте отдельный документ на каждую — доплаты будут суммироваться при расчете зарплаты.
Как задать доплату фиксированной суммой, а не процентом?
В документе «Совмещение должностей» переключите способ расчета с процента на фиксированную сумму или выберите заранее созданное начисление с нужной формулой. Типовые варианты покрывают процент от оклада и твердую сумму.
Нужно ли заводить отдельного сотрудника для внутреннего совместителя?
Да. Внутреннее совместительство оформляется приемом на работу нового сотрудника, привязанного к тому же физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство». У него будет свой график, оклад и отдельные начисления.
Что делать, если доплата не попала в расчет зарплаты?
Проверьте, что документ совмещения проведен, его период пересекается с расчетным месяцем, а начисление доплаты активно. Затем перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов» или добавьте сотрудника в него вручную через подбор.
Отражается ли совмещение в трудовой книжке и отчетности?
В трудовую книжку совмещение не вносится, запись в ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) по нему не подается — кадрового перевода или приема не происходит. Доплата попадает в облагаемую базу по взносам и НДФЛ в составе зарплаты.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» из раздела «Кадры» или «Зарплата», после включения соответствующего флажка в настройках начислений. Совместительство — это отдельный сотрудник и договор, его через совмещение оформлять нельзя. Досрочное окончание фиксируйте документом «Прекращение совмещения», а результат всегда сверяйте с расчетным листком.