Другое · 13 мин
Как начислить аванс в 1С: инструкция по расчёту первой половины месяца
Как начислить аванс в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Начисление за первую половину месяца», расчёт по окладу и по времени, выплата и НДФЛ.
Аванс по зарплате — это оплата труда за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать не реже чем каждые полмесяца. В программах 1С для этого предусмотрены отдельные документы и механизмы, которые отличаются в зависимости от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчёт ведётся через документ «Начисление за первую половину месяца», а в 1С:Бухгалтерии аванс чаще всего выплачивается фиксированной суммой или процентом от оклада без полноценного расчёта.
Прежде чем начислять аванс, убедитесь, что в программе корректно заполнены кадровые данные: сотрудники приняты на работу, им назначены плановые начисления (оклад, надбавки), заполнены графики работы. Без этого расчёт за первую половину месяца либо не выполнится, либо даст неверную сумму. Также проверьте настройки учётной политики: дату выплаты аванса и способ расчёта.
Ниже разобраны основные сценарии работы в 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также проверка результата, типичные ошибки и ограничения, о которых нужно знать, чтобы не исказить расчёт НДФЛ и ведомости на выплату.
Подготовка программы перед начислением аванса
Первое, что нужно проверить в 1С:ЗУП, — настройки учётной политики организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Здесь указывается дата выплаты аванса (например, 20-е число) и дата выплаты зарплаты. Эти даты подставляются в ведомости автоматически и влияют на дату фактического получения дохода для НДФЛ.
Второй обязательный блок — кадровые данные сотрудников. У каждого сотрудника должен быть оформлен приём на работу с назначенным плановым начислением (оклад, тарифная ставка) и указанным графиком работы. Если сотрудник принят в середине месяца или график не заполнен, сумма аванса будет рассчитана некорректно либо не рассчитается вовсе.
Третий момент — отсутствие незакрытых документов прошлых периодов. Если за предыдущий месяц не проведено окончательное начисление зарплаты или есть непроведённые ведомости, программа может включать остатки задолженности в текущие ведомости. Перед расчётом аванса убедитесь, что прошлый период закрыт полностью.
Начисление аванса в 1С:ЗУП документом «Начисление за первую половину месяца»
Основной инструмент расчёта аванса в 1С:ЗУП 8.3 — документ «Начисление за первую половину месяца». Он находится в разделе «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» (либо через журнал «Все начисления» → кнопка «Создать»). Создайте новый документ, укажите организацию, месяц начисления и дату документа.
Далее нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, у которых есть плановые начисления, и рассчитает сумму за период с 1-го по 15-е число месяца. Способ расчёта зависит от настроек: аванс может считаться пропорционально отработанному времени (по табелю за первую половину месяца) или как доля от оклада. Расчёт по фактически отработанному времени считается более корректным с точки зрения требований трудового законодательства.
После заполнения проверьте табличную часть: суммы по каждому сотруднику, количество отработанных дней и часов. Если сотрудник был в отпуске, на больничном или в командировке в первой половине месяца, программа учтёт эти отсутствия при условии, что соответствующие документы (отпуск, больничный лист) введены в систему до расчёта аванса. Иначе аванс будет начислен за полный период, и излишне выплаченную сумму придётся корректировать при окончательном расчёте.
Проведите документ. После проведения суммы аванса фиксируются в учёте, и на их основании формируется ведомость на выплату.
- 1Проверьте дату выплаты аванса в настройках организации и заполненность графиков работы
- 2Введите документы об отсутствиях (отпуска, больничные) за первую половину месяца
- 3Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте суммы и отработанное время по каждому сотруднику
- 5Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с операцией «Аванс»
Выплата аванса через ведомость и удержание НДФЛ
Начисленный аванс выплачивается через документы ведомостей: «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты, принятого в организации. В 1С:ЗУП ведомости создаются в разделе «Выплаты» (или «Зарплата» → «Ведомости…»). В шапке ведомости обязательно выберите характер выплаты — «Аванс».
После выбора периода и нажатия кнопки «Заполнить» программа подтянет суммы, начисленные документом «Начисление за первую половину месяца». Дата ведомости должна совпадать с фактической датой выплаты, потому что именно она определяет дату получения дохода для целей НДФЛ.
НДФЛ с аванса удерживается при выплате. В ведомости программа рассчитает налог автоматически, если в настройках учётной политики по НДФЛ это предусмотрено. Перечисление налога в бюджет выполняется в рамках единого налогового платежа в установленные законодательством сроки — по удержаниям за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. Следите, чтобы дата ведомости и дата фактической выплаты совпадали: расхождение приводит к ошибкам в отчётах 6-НДФЛ.
Как выплатить аванс в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет полноценного расчёта за первую половину месяца по отработанному времени — этот функционал сосредоточен в 1С:ЗУП. Поэтому аванс в бухгалтерской программе обычно выплачивается фиксированной суммой или процентом от оклада без документа начисления.
Порядок такой: откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты» (или «Все документы по зарплате»). Создайте ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты. По кнопке «Заполнить» программа подтянет сотрудников и сумму аванса, указанную в настройках или введённую вручную. Если сумма по каждому сотруднику индивидуальна, её можно отредактировать прямо в табличной части.
После проведения ведомости на её основании формируется платёжный документ: списание с расчётного счёта (при выплате на карты) или расходный кассовый ордер (при выплате из кассы). Проводки по авансу формируются по дебету счёта 70 в корреспонденции со счетами 51 или 50. Начисление зарплаты за весь месяц выполняется позже документом «Начисление зарплаты», и выплаченный аванс учитывается при окончательном расчёте как уже выданная сумма.
Сравнение вариантов
Полноценный расчёт за первую половину месяца по отработанному времени с учётом отсутствий. Подходит при кадровом учёте в ЗУП, требует актуальных графиков и документов отсутствий.
Выплата фиксированной суммой или процентом от оклада без расчёта по времени. Проще, но требует контроля, чтобы аванс не превышал причитающуюся сумму за отработанный период.
Расчёт ведётся в ЗУП, проводки и выплаты переносятся в Бухгалтерию обменом данными. Оптимально для организаций с большим штатом, но требует настройки и контроля синхронизации.
Проверка результата после начисления и выплаты
После проведения документов убедитесь, что суммы сошлись и отражены в учёте корректно. В 1С:ЗУП откройте отчёт «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате») по конкретному сотруднику: в нём должна быть видна строка начисления за первую половину месяца и выплаченная сумма аванса.
Для контроля по организации в целом используйте отчёты «Расчётная ведомость Т-51» и «Анализ зарплаты по сотрудникам». Сверьте итоговую сумму начисленного аванса с суммой по ведомости на выплату — они должны совпадать. Расхождение означает, что либо ведомость заполнена до проведения начисления, либо часть сотрудников не попала в один из документов.
В 1С:Бухгалтерии проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: после выплаты аванса на счёте не должно образоваться необоснованного дебетового сальдо, а после окончательного начисления за месяц остаток должен соответствовать сумме к выплате за вторую половину месяца.
Как проверить результат
Совпадает с итогом документа «Начисление за первую половину месяца»
Ведомость меньше или больше начисления — часть сотрудников не попала в документ
Дата ведомости совпадает с фактической датой выплаты
Даты различаются — возможны ошибки в 6-НДФЛ
Учтены отпуска и больничные первой половины месяца
Аванс начислен за полный период при наличии отсутствий — будет переплата
После окончательного расчёта остаток равен сумме к выплате за вторую половину
Дебетовое сальдо или нулевой остаток при невыплаченной зарплате
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — выплата аванса без документа начисления в 1С:ЗУП, когда ведомость заполняется вручную произвольными суммами. Это приводит к расхождению между начисленным и выплаченным доходом, ошибкам в расчёте НДФЛ и лишним вопросам при проверке. Всегда создавайте «Начисление за первую половину месяца» перед ведомостью.
Вторая распространённая проблема — поздний ввод документов отсутствий. Если больничный или отпуск введён после расчёта и выплаты аванса, образуется излишне выплаченная сумма. Она зачтётся при окончательном расчёте, но при больших суммах может привести к тому, что за вторую половину месяца сотруднику выплачивать нечего, а НДФЛ потребует пересчёта.
Третья ошибка — неверный характер выплаты в ведомости. Если вместо «Аванс» выбрано «Зарплата», программа попытается закрыть всю задолженность за месяц, и суммы в ведомости будут некорректными. Также проверяйте, что в ведомость не попали уволенные сотрудники с нулевым расчётом или сотрудники, у которых задолженность уже закрыта.
Ограничения и альтернативные способы расчёта аванса
Не все организации используют расчёт аванса по отработанному времени. Альтернатива — аванс фиксированной суммой или процентом от оклада (например, 40%). Такой подход проще администрируется, но требует осторожности: фиксированная сумма не должна быть занижена, чтобы не нарушать требование об оплате фактически отработанного времени, и не должна быть завышена, чтобы не образовывались долги за сотрудником при увольнении или длительных отсутствиях.
В 1С:ЗУП способ расчёта аванса настраивается в параметрах учёта зарплаты: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» — здесь можно выбрать, рассчитывать ли аванс документом за первую половину месяца или выплачивать фиксированной суммой, указанной в кадровом документе сотрудника. Если выбран фиксированный аванс, документ начисления не создаётся, а сумма подставляется в ведомость из данных сотрудника.
Отдельное ограничение касается сотрудников с почасовой оплатой и сменными графиками: для них корректен только расчёт по фактически отработанному времени. Фиксированный аванс для таких сотрудников почти гарантированно приведёт к переплате или недоплате. Также помните, что при работе с несколькими организациями в одной базе начисление и ведомости создаются по каждой организации отдельно.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы по начислению аванса в 1С
Почему документ «Начисление за первую половину месяца» заполняется не всеми сотрудниками?
Проверьте три условия: у сотрудника должен быть оформлен приём на работу, назначено плановое начисление (оклад или тариф) и указан график работы. Также сотрудник не попадёт в документ, если он уволен до начала месяца или принят после 15-го числа — в этом случае аванс ему не положен, так как период не отработан.
Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?
Да. Датой фактического получения дохода в виде аванса считается день его выплаты, поэтому налог удерживается при выплате. В 1С:ЗУП НДФЛ рассчитывается в ведомости автоматически. Перечисление выполняется в сроки, установленные для единого налогового платежа, по удержаниям за соответствующий период.
Что делать, если аванс выплачен больше, чем сотрудник заработал?
Переплата зачтётся при окончательном расчёте за месяц: сумма к выплате за вторую половину уменьшится. Если сотрудник увольняется, а долг остался, излишне выплаченную сумму можно удержать при окончательном расчёте в пределах ограничений трудового законодательства. Чтобы избежать таких ситуаций, вводите документы отсутствий до расчёта аванса.
Можно ли в 1С:Бухгалтерии рассчитать аванс по отработанному времени?
Полноценного расчёта по табелю в 1С:Бухгалтерии нет — аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом. Если нужен расчёт по фактически отработанному времени, используйте 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносите результаты через синхронизацию данных.
Почему в ведомости на выплату аванса сумма отличается от начисленной?
Чаще всего ведомость создана или заполнена до проведения документа начисления, либо после начисления были введены новые документы (отпуск, больничный), изменившие сумму. Обновите ведомость кнопкой «Заполнить» или «Обновить» после проведения всех документов периода. Также проверьте, что в ведомости выбран характер выплаты «Аванс».
Как выплатить аванс только одному сотруднику вне графика?
Создайте ведомость с характером выплаты «Аванс» и вместо автоматического заполнения добавьте сотрудника вручную кнопкой «Подбор» или «Добавить», указав нужную сумму. Если аванс рассчитывается документом, сначала создайте «Начисление за первую половину месяца» только по этому сотруднику — в документе можно удалить лишние строки после заполнения.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП аванс начисляется документом «Начисление за первую половину месяца» и выплачивается ведомостью с характером «Аванс»; в 1С:Бухгалтерии — фиксированной суммой через ведомость. НДФЛ удерживается при выплате. Перед расчётом проверьте графики, плановые начисления и документы отсутствий, после — сверьте ведомость с начислением и дату выплаты с датой дохода.