Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С

Справка о доходах и суммах налога физического лица (прежнее название — 2-НДФЛ) формируется в программах 1С автоматически на основании начисленной зарплаты, удержанного налога и применённых вычетов. Ручной ввод данных не требуется: задача бухгалтера или кадровика — правильно вызвать документ, проверить заполнение и выдать справку сотруднику или приложить её к отчёту 6-НДФЛ.

Путь к справке зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документ называется «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» и находится в разделе отчётности по НДФЛ. В 1С:Бухгалтерии справка создаётся из раздела «Зарплата и кадры» либо из карточки сотрудника. В обоих случаях логика одинакова: выбирается сотрудник, налоговый период и ставка налога, остальное программа подтягивает из учёта.

Важно понимать: справка, которую работодатель выдаёт сотруднику, и справка, которая сдаётся в налоговую в составе 6-НДФЛ, — это один и тот же документ по форме, но разные по назначению. Для сотрудника справка формируется отдельным документом и не передаётся в ФНС; для налоговой данные включаются в годовой расчёт 6-НДФЛ автоматически.

Где находится справка 2-НДФЛ в разных конфигурациях 1С

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчётность, справки» и откройте подраздел «Справки сотрудникам». В списке будет пункт «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника». Альтернативный путь — карточка сотрудника: меню «Оформить документ» или ссылка «Справки, отчёты» в шапке карточки, где справка создаётся сразу с подставленным сотрудником.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ доступен через «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)» либо через «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Оформить документ» в карточке работника. Если в вашей базе ведётся только бухучёт без расчёта зарплаты, справка заполнится пустой — источником данных являются начисления и удержания.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) и 1С:Комплексная автоматизация документ также называется «Справка о доходах» и находится в разделах зарплатного учёта или отчётности. Название пункта меню может незначительно отличаться, но поиск по слову «2-НДФЛ» или «справка» в строке поиска функций (Ctrl+F) выведет на нужный объект.

Пошаговое создание справки для сотрудника в 1С:ЗУП

Откройте «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника, налоговый период (год) и дату формирования. Поле «Ставка» определяет, по какой ставке НДФЛ собирать данные — обычно 13%, для нерезидентов или отдельных видов доходов выбирается соответствующее значение.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа соберёт все доходы сотрудника помесячно, применённые вычеты (стандартные, социальные, имущественные) и суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Проверьте поля с ИНН, паспортными данными и статусом налогоплательщика — они подтягиваются из карточки физического лица, и ошибка в исходных данных уйдёт в справку.

Для печати используйте кнопку «Печать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Подписывает справку руководитель или уполномоченное лицо; печать организации не обязательна. Документ сохраните и проведите — непроведённая справка не участвует в учёте выданных документов.

1. 1
   Откройте «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, сотрудника, год и ставку налога
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте доходы, вычеты и суммы НДФЛ
4. 4
   Сверьте данные с расчётным листком сотрудника за тот же год
5. 5
   Проведите документ и распечатайте справку через кнопку «Печать»

Создание справки в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии откройте «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)» и создайте новый документ. Заполните организацию, сотрудника и налоговый период, затем нажмите «Заполнить». Табличная часть покажет доходы по месяцам с кодами (2000 — зарплата, 2002 — премия и т.д.) и суммы налога.

Если сотрудник работал в течение года в нескольких обособленных подразделениях, проверьте поле «ОКТМО/КПП» — справка формируется по конкретному подразделению, и при смене подразделения может потребоваться несколько справок. Это частая причина расхождений: сотрудник получает справку только по одному месту выплат, а ожидает полный годовой доход.

Проверка данных перед выдачей справки

Перед печатью сверьте три блока. Первый — персональные данные: ФИО, ИНН, дата рождения, серия и номер паспорта, статус (резидент/нерезидент). Ошибку в этих полях исправляют в карточке физического лица, после чего справку перезаполняют. Второй блок — доходы: общая сумма должна совпадать с расчётными листками за год и с отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат».

Третий блок — налог. Сумма «исчислено» должна быть больше или равна «удержано», а расхождение между «удержано» и «перечислено» указывает на недоимку или излишне удержанный налог. Если в справке появилась строка «сумма налога, не удержанная налоговым агентом», это сигнал проверить расчёты: такая ситуация требует отдельных действий, а не просто выдачи справки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Общая сумма дохода в справке

Норма

Совпадает с суммой начислений за год в расчётных листках

Тревожный признак

Расходится — не проведены документы начисления или не тот налоговый период

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Норма

Суммы равны, перечислено не меньше удержанного

Тревожный признак

Есть неудержанный налог или переплата — нужна сверка с бюджетом

Персональные данные

Норма

ИНН, паспорт и статус соответствуют документам сотрудника

Тревожный признак

Ошибка в карточке физлица — исправить и перезаполнить справку

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — пустая или неполная справка. Причины: документы начисления зарплаты не проведены, выбран неверный налоговый период, или сотрудник оформлен в другой организации внутри базы. Проверьте журнал начислений и принадлежность сотрудника к организации, указанной в шапке справки.

Вторая типичная ситуация — расхождение сумм после обновления конфигурации или переноса данных. В этом случае выполните пересчёт НДФЛ: в ЗУП есть документ «Перерасчет НДФЛ» и обработка проверки учёта, в Бухгалтерии — перепроведение документов начисления зарплаты за год. После исправления учёта справку заполняют заново кнопкой «Заполнить».

Третья ошибка — выдача справки с устаревшей формой. Формат справки периодически меняется приказами ФНС, поэтому конфигурацию нужно поддерживать на актуальном релизе. Если печатная форма не соответствует действующей, обновите программу — ручная правка макета не рекомендуется.

Когда справку формирует не работодатель

Сотрудник может получить справку о доходах самостоятельно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через Госуслуги — данные туда попадают из отчётности, которую сдал работодатель. Это удобно, если человек уже уволился или работодатель ликвидирован. Скачанная из личного кабинета справка юридически равноценна выданной работодателем.

Если работодатель не смог удержать налог (например, доход выдан в натуральной форме), он сообщает об этом в ФНС, и налог человек платит сам по уведомлению. В 1С такая ситуация отражается признаком в справке — проверьте, что документ заполнен с корректным признаком, иначе отчётность не пройдёт форматный контроль.

Ответы на частые вопросы

Можно ли в 1С сформировать справку 2-НДФЛ за прошлые годы?

Да. В поле «Налоговый период» укажите нужный год — программа соберёт данные из учёта за этот период. Форма справки при этом будет актуальной, что допустимо: действующие требования к формату применяются на момент выдачи. Главное, чтобы данные за прошлый год сохранились в базе и не были свёрнуты.

Почему справка заполняется пустой, хотя зарплата начислялась?

Чаще всего не проведены документы начисления или выбрана не та организация/подразделение в шапке справки. Также проверьте, что сотрудник привязан именно к той организации, для которой создаётся документ, и что в карточке физлица заполнен статус налогоплательщика.

Как выдать справку уволенному сотруднику?

Точно так же: сотрудник остаётся в базе после увольнения, и справка формируется по нему без ограничений. По закону работодатель обязан выдать справку в течение трёх рабочих дней с момента письменного запроса бывшего работника.

Нужно ли сдавать справки 2-НДФЛ в налоговую отдельным отчётом?

Нет. Справки о доходах по всем сотрудникам входят в состав годового расчёта 6-НДФЛ как приложение. В 1С они формируются автоматически при заполнении расчёта — отдельный документ для ФНС создавать не требуется, но срок сдачи годового 6-НДФЛ раньше, чем у квартальных расчётов.

Что делать, если в справке ошибка в ИНН или паспорте сотрудника?

Исправьте данные в карточке физического лица (раздел кадровых данных), затем перезаполните справку кнопкой «Заполнить». Ручная правка в самом документе недопустима: при сдаче отчётности в ФНС ошибка проявится снова, так как данные берутся из карточки.

Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде из 1С?

Да, если в программе настроена интеграция с сервисами электронного документооборота или кабинетом сотрудника (например, 1С:Кабинет сотрудника). В ЗУП справку можно опубликовать в личный кабинет работника, где он скачает её сам. Без таких сервисов справку печатают и выдают на бумаге либо отправляют скан по согласованию с сотрудником.