Другое · 12 мин
1С Кадры: как работать в программе
Как работать в 1С Кадры (ЗУП): приём сотрудников, кадровые документы, отпуска, увольнение, отчёты. Пошаговая инструкция, типичные ошибки и FAQ.
Программа «1С:Зарплата и управление персоналом» (в обиходе — «1С Кадры») закрывает полный цикл кадрового учёта: от приёма сотрудника на работу до увольнения и сдачи отчётности. Начинающему кадровику интерфейс может показаться перегруженным, но логика программы проста: все действия строятся вокруг документов, а документы формируются из справочников — сотрудников, должностей, подразделений.
Ключевой принцип работы — ничего не вводить «вручную в тексте». Каждое кадровое событие оформляется отдельным документом (приём, перевод, отпуск, увольнение), и именно эти документы создают записи в трудовой книжке, влияют на расчёт зарплаты и попадают в отчётность. Если оформить событие просто комментарием в карточке сотрудника, программа его не учтёт ни в расчётах, ни в отчётах.
Ниже разобраны основные рабочие сценарии: настройка перед стартом, приём и перевод сотрудников, оформление отпусков и больничных, увольнение, кадровые отчёты и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Первичная настройка перед началом работы
Прежде чем принимать первого сотрудника, заполните базовые справочники. Откройте раздел «Настройка» и проверьте реквизиты организации: наименование, ИНН, ОГРН, адрес, данные руководителя. Эти сведения автоматически подставляются в приказы, трудовые договоры и отчётность, поэтому ошибка здесь разойдётся по всем документам.
Далее заполните справочники «Подразделения», «Должности» и «Графики работы». График работы — критичный элемент: от него зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени, учёт неявок и переработок. Для стандартной пятидневки подойдёт типовой график по производственному календарю, для сменных режимов график нужно создать вручную.
Также проверьте настройки учётной политики: порядок расчёта среднего заработка, виды начислений и удержаний, необходимость ведения штатного расписания. Если организация работает со штатным расписанием, включите эту опцию до приёма сотрудников — включение «задним числом» потребует приведения уже оформленных документов в соответствие со штаткой.
Приём сотрудника на работу
Основной документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Сначала создайте физическое лицо в справочнике «Сотрудники»: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес. Программа контролирует дубли физических лиц по ИНН и СНИЛС — не заводите вторую карточку на того же человека, это сломает персонифицированный учёт.
В документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа проверит наличие свободной ставки. На вкладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, характер работы, испытательный срок при необходимости.
После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 и личную карточку Т-2 — печатные формы доступны из самого документа. Проверьте результат: в карточке сотрудника должна появиться запись о приёме, а в штатном расписании — занятая ставка.
- 1Заведите физическое лицо в справочнике «Сотрудники» с ИНН и СНИЛС
- 2Создайте документ «Приём на работу» и выберите сотрудника
- 3Укажите подразделение, должность, дату приёма и график работы
- 4Заполните условия оплаты: оклад, надбавки, премии
- 5Внесите данные трудового договора и испытательного срока
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 7Проверьте карточку сотрудника и занятую позицию в штатном расписании
Переводы и изменения условий труда
Любое изменение — перевод в другое подразделение, смена должности, повышение оклада — оформляется документом «Кадровый перевод». Не редактируйте первоначальный приказ о приёме: история изменений должна сохраняться, иначе невозможно восстановить, где и на каких условиях человек работал в прошлые периоды.
В документе перевода укажите дату изменения и новые условия. Если меняется только оплата труда без смены должности, можно использовать документ «Изменение оплаты труда». Для массового повышения окладов по подразделению предусмотрен документ «Изменение штатного расписания» с индексацией заработка.
Частая ситуация — совмещение и совместительство. Внутреннее совместительство оформляется отдельным приёмом на работу на ту же карточку физического лица, но как нового сотрудника (новой строки в справочнике сотрудников). Совмещение должностей без отдельного договора оформляется документом «Совмещение должностей» с указанием доплаты.
Отпуска, больничные и другие отсутствия
Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). Документ одновременно фиксирует кадровое событие и рассчитывает отпускные по среднему заработку. Укажите вид отпуска, период, рабочий год — программа сама посчитает количество дней и сумму к выплате. Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска, дату выплаты программа контролирует.
Остатки отпусков смотрите через отчёт «Остатки отпусков» или справку из карточки сотрудника. Если остатки некорректны (например, база велась раньше в другой программе), введите начальные остатки документом «Начальная штатная расстановка» или специальной функцией ввода остатков отпусков.
Больничные листы регистрируются документом «Больничный лист» с указанием номера листка нетрудоспособности. При прямом обмене с ФСС (проактивные выплаты) данные подгружаются автоматически. Разовые отсутствия — отпуск без сохранения, прогул, командировка — оформляются соответствующими документами из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Каждое неучтённое отсутствие приведёт к завышению начисленной зарплаты.
Увольнение сотрудника
Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Укажите дату увольнения, основание (статья ТК РФ) и причину. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по среднему заработку и покажет количество дней, положенных к компенсации. Проверьте эту цифру по отчёту «Остатки отпусков» — расхождение почти всегда означает неучтённые отпуска прошлых лет.
Из документа печатается приказ по форме Т-8 и записка-расчёт Т-61. Если в организации ведётся электронный документооборот с сотрудниками, приказ можно подписать электронно. После проведения увольнения сотрудник исключается из штатной расстановки, а его карточка остаётся в базе — удалять её нельзя, данные нужны для справок и отчётности.
Все причитающиеся суммы — зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, выходное пособие — должны быть начислены и выплачены в день увольнения. Проверьте, что в расчётном листке уволенного нет долгов в обе стороны, а НДФЛ и взносы начислены корректно.
Как проверить корректность увольнения
Совпадают с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Расхождение — не введены отпуска прошлых периодов или неверные начальные остатки
Нет задолженности ни у компании, ни у сотрудника
Остаток долга — не проведена выплата или лишнее удержание
Позиция уволенного освобождена
Ставка числится занятой — документ увольнения не проведён
Кадровые отчёты и контроль данных
Раздел «Отчётность, справки» содержит типовые кадровые отчёты: штатная расстановка, списочный и среднесписочный состав, движение работников, табель учёта рабочего времени (Т-13), остатки отпусков. Большинство отчётов строится за произвольный период и по любому подразделению — используйте их для ежемесячного контроля до закрытия расчётного месяца.
Регламентированная отчётность (СЗВ-ТД, ЕФС-1, персонифицированные сведения о физлицах, 6-НДФЛ, РСВ) формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Кадровые мероприятия (приём, перевод, увольнение) передаются в СФР через ЕФС-1 — проверяйте, что все кадровые документы проведены до формирования отчёта, иначе событие не попадёт в подачу.
Полезная практика — сверка данных перед сдачей отчётности: сравните численность по списочному составу с количеством действующих трудовых договоров, проверьте отсутствие сотрудников без подразделения или должности. Такие незаполненные реквизиты — частая причина отказов при сдаче отчётности.
Как выбрать действие при расхождениях
Типичные ошибки и ограничения самостоятельной работы
Самая распространённая ошибка — редактирование прошлых документов вместо ввода новых. Если условия труда изменились, вводится новый документ с новой датой, а старый остаётся в истории. Исправление «задним числом» ломает кадровую историю, расчёт среднего заработка и отчётность за прошлые периоды.
Вторая группа ошибок — работа в нескольких базах или параллельно в Excel. Двойной учёт неизбежно приводит к расхождениям: в программе один оклад, в таблице — другой. Все кадровые события должны отражаться только в 1С, а внешние таблицы — лишь выгрузки из неё.
Есть задачи, где самостоятельная работа рискованна: перенос данных из другой программы, исправление ошибок закрытых периодов, настройка обмена с 1С:Бухгалтерией, восстановление после сбоя. В этих случаях сначала сделайте резервную копию информационной базы — это единственная защита от необратимой потери данных.
Что важно запомнить
Каждое кадровое событие — отдельный проведённый документ. История изменений не редактируется, а дополняется новыми документами. Перед расчётом зарплаты и отчётностью сверяйте табель, остатки отпусков и штатную расстановку. Перед сложными операциями делайте резервную копию базы.
Часто задаваемые вопросы
Чем 1С:ЗУП отличается от кадрового учёта в 1С:Бухгалтерии?
1С:Бухгалтерия ведёт кадровый учёт в урезанном объёме: приём, увольнение, базовые начисления. 1С:ЗУП предназначена для полноценного кадрового делопроизводства и сложных расчётов: штатное расписание, графики сменности, воинский учёт, все виды отпусков, расширенная отчётность. Для организаций больше нескольких человек обычно используют ЗУП с обменом данными в бухгалтерскую программу.
Как исправить ошибку в фамилии сотрудника после замужества?
Нужно открыть карточку физического лица и воспользоваться механизмом истории изменения ФИО: программа предложит указать дату, с которой действует новая фамилия, и документ-основание (паспорт, свидетельство о браке). Документы до этой даты будут печататься со старой фамилией, после — с новой. Не заводите новую карточку физического лица — это создаст дубль в персонифицированном учёте.
Можно ли работать в 1С Кадры без штатного расписания?
Да, ведение штатного расписания — опциональная настройка. Без него при приёме просто указываются подразделение, должность и оклад. Но тогда недоступны контроль соответствия приказов штатке, отчёты по вакантным ставкам и автоматическая индексация. Для небольших организаций с простой структурой работа без штатки вполне допустима.
Что делать, если документ не проводится?
Программа всегда указывает причину в сообщении об ошибке: чаще всего это незаполненные обязательные реквизиты (график работы, вид расчёта), пересечение периодов с другим документом или отсутствие свободной ставки в штатном расписании. Прочитайте текст ошибки, исправьте указанное поле и проведите документ повторно. Не отменяйте проверку и не вводите данные «в обход» — это создаст скрытые расхождения.
Как оформить работника на полставки?
В документе приёма укажите количество ставок — 0,5 — и график работы, соответствующий неполному времени (например, сокращённая неделя или неполный день). Оклад в документе указывается полный по должности, а программа автоматически рассчитает начисление пропорционально занятой ставке и отработанному времени.
Нужно ли распечатывать все кадровые документы?
Если организация перешла на электронный кадровый документооборот с использованием усиленной квалифицированной подписи, приказы и договоры можно хранить в электронном виде. Без электронного документооборота кадровые документы, требующие подписи работника (приказы, трудовые договоры, личные карточки), распечатываются и подписываются в бумажном виде по общим правилам кадрового делопроизводства.