Другое · 9 мин
1С Кадры: для чего нужна и как с ней работать
Разбираем, для чего нужна 1С Кадры: кадровый учёт, приём и увольнение, отпуска, штатное расписание, отчётность. Кому подходит и как начать работу.
1С Кадры — это прикладное решение на платформе 1С:Предприятие, предназначенное для ведения кадрового учёта: приёма сотрудников на работу, переводов, увольнений, отпусков, больничных, штатного расписания и воинского учёта. Чаще всего под «1С Кадры» имеют в виду либо отдельную программу «1С:Кадры», либо кадровый блок в составе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП), где кадровый учёт объединён с расчётом зарплаты.
Программа заменяет разрозненные Excel-таблицы и бумажные журналы: все данные о сотруднике хранятся в одном месте, приказы формируются по унифицированным формам (Т-1, Т-2, Т-6 и другие), а остатки отпусков и стаж считаются автоматически. Это снижает риск ошибок, которые при проверке трудовой инспекцией оборачиваются штрафами.
Ниже разберём, какие задачи решает 1С Кадры, кому она нужна, какие документы в ней оформляются и с чего начать внедрение, чтобы не переделывать учёт заново.
Какие задачи решает 1С Кадры
Основная функция программы — ведение полного цикла кадрового делопроизводства. Каждое событие в трудовой жизни сотрудника оформляется документом, который автоматически создаёт приказ и вносит запись в учётные регистры. На основе этих данных программа строит отчёты, считает стаж и остатки отпусков.
- Приём на работу, переводы между должностями и подразделениями, увольнения.
- Отпуска (ежегодные, без сохранения, учебные, по уходу за ребёнком), командировки, больничные, прогулы.
- Ведение штатного расписания с историей изменений.
- Личные карточки Т-2, трудовые договоры, дополнительные соглашения.
- Воинский учёт и персонифицированный учёт.
- Электронные трудовые книжки и отчётность по форме СЗВ-ТД (в составе ЕФС-1).
Кому нужна программа и в какой версии
1С Кадры подходит и микробизнесу с несколькими сотрудниками, и крупным компаниям с сотнями работников, филиалами и сложной структурой. Разница — в выборе конфигурации и редакции.
Для небольших организаций, где зарплату считает бухгалтер, часто достаточно базовой версии 1С:ЗУП или даже кадровых документов в 1С:Бухгалтерии — там доступны приём, увольнение и отпуска. Для компаний с полноценным отделом кадров нужна 1С:ЗУП редакции ПРОФ или КОРП: там есть штатное расписание с историей, воинский учёт, охрана труда, подбор персонала и гибкие отчёты.
Сравнение вариантов
Подходит для микробизнеса до 10–15 сотрудников: приём, увольнение, отпуска. Ограничение — нет полноценного штатного расписания и кадровых отчётов.
Для малого и среднего бизнеса: полный кадровый учёт плюс расчёт зарплаты. Базовая версия — одна организация, один пользователь.
Для крупных компаний и холдингов: несколько организаций, охрана труда, подбор и оценка персонала, самообслуживание сотрудников.
Какие документы оформляются в программе
Ключевой принцип 1С Кадры: один документ — одно кадровое событие. Документ хранится в журнале, из него печатается приказ, а данные автоматически попадают в отчёты и расчёты. Дублировать информацию вручную не нужно.
Основные документы раздела «Кадры»:
- Приём на работу — создаёт сотрудника, должность, оклад, формирует приказ Т-1.
- Кадровый перевод — изменение должности, подразделения или условий оплаты.
- Увольнение — приказ Т-8, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск (при связи с зарплатным блоком).
- Отпуск — приказ Т-6, автоматический расчёт остатка отпуска.
- Больничный лист, командировка, отсутствие — фиксируют периоды неявок.
Как начать работу: первоначальная настройка
Ошибки, допущенные на этапе первоначального заполнения, потом приходится исправлять вручную по каждому сотруднику. Поэтому настройку лучше делать последовательно и проверять результат на тестовом примере.
- 1Заполните сведения об организации: реквизиты, учётная политика, ответственные лица для подписи приказов.
- 2Создайте структуру подразделений и справочник должностей.
- 3Настройте штатное расписание — включите его ведение в настройках, если планируете использовать.
- 4Введите сотрудников: личные данные, СНИЛС, ИНН, документы удостоверения личности.
- 5Оформите приёмы на работу или введите начальные штатные данные, если сотрудники уже работают.
- 6Проверьте остатки отпусков — введите начальные остатки, иначе программа будет считать их неверно.
- 7Сформируйте тестовый приказ и отчёт по сотрудникам, чтобы убедиться в корректности данных.
Если сотрудники уже работают, а учёт раньше вёлся в Excel или другой программе, используйте документ «Начальная штатная расстановка» — он вводит текущее состояние без перепроведения всей истории. Остатки отпусков при этом вводятся отдельным документом «Начальные остатки отпусков».
Отчётность и контроль: что программа сдаёт за вас
Одна из главных причин внедрения 1С Кадры — автоматическая отчётность. Программа формирует регламентированные формы на основе уже введённых кадровых документов и позволяет отправить их в электронном виде при наличии подключённого сервиса сдачи отчётности.
- ЕФС-1 (включая кадровые события СЗВ-ТД) — в Социальный фонд России.
- Персонифицированные сведения о физлицах — в налоговую.
- Статистические формы (П-4 и другие) — в Росстат.
- Сведения о воинском учёте — в военкоматы.
Как проверить результат
Справка «Остатки отпусков» по сотруднику сходится с кадровыми данными
Отрицательные остатки или отпуска «потерялись» после переноса данных
Все сотрудники занимают существующие позиции, свободные ставки видны
Сотрудники приняты «вне штатки», расхождения ФОТ
Проходит проверку без ошибок, все события поданы в срок
Ошибки СНИЛС, пропущенные кадровые события
Типичные ошибки и риски при работе
Большинство проблем в 1С Кадры возникает не из-за программы, а из-за нарушения методики учёта: документы вводятся «задним числом» без контроля, сотрудники создаются дублями, исторические данные правятся напрямую.
Как выбрать подходящий вариант внедрения
Как выбрать действие
Что важно запомнить
1С Кадры автоматизирует кадровый учёт: приказы, отпуска, штатное расписание и отчётность формируются из единых документов. Ключ к корректной работе — правильная первоначальная настройка, ввод начальных остатков отпусков и запрет на правку закрытых периодов. Для малого бизнеса достаточно базовых решений, для крупных компаний — 1С:ЗУП КОРП.
Часто задаваемые вопросы
Чем 1С Кадры отличается от 1С:ЗУП?
1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) — это полноценная конфигурация, где кадровый учёт объединён с расчётом зарплаты, налогов и взносов. Под «1С Кадры» обычно понимают именно кадровый блок этой программы либо упрощённые кадровые документы в 1С:Бухгалтерии. Отдельного массового продукта «1С:Кадры» без зарплатного блока сейчас практически не используют.
Можно ли вести кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии?
Да, базовые операции доступны: приём на работу, увольнение, отпуска, больничные. Но нет полноценного штатного расписания с историей, воинского учёта и развитых кадровых отчётов. Для организации с численностью больше 10–15 человек этого обычно не хватает.
Как перенести данные из Excel в 1С Кадры?
Для типовой миграции используют документ «Начальная штатная расстановка» и загрузку сотрудников через обработки загрузки данных из табличных файлов. Остатки отпусков вводятся отдельным документом. Перед загрузкой проверьте СНИЛС и ИНН — ошибки в них не пройдут контроль при сдаче отчётности.
Формирует ли программа электронные трудовые книжки?
Программа формирует сведения о трудовой деятельности для передачи в СФР в составе отчёта ЕФС-1 (события приёма, перевода, увольнения). Эти сведения и составляют электронную трудовую книжку. Подача выполняется не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Что делать, если остатки отпусков в программе не сходятся?
Сначала проверьте, введены ли начальные остатки отпусков при старте учёта. Затем сформируйте справку «Остатки отпусков» по сотруднику и сверьте периоды отпусков с приказами. Расхождения исправляются документом корректировки остатков, а не ручной правкой проведённых отпусков прошлых лет.
Нужно ли обновлять программу и как часто?
Да. Формы отчётности и алгоритмы расчёта регулярно меняются законодательно, и разработчик выпускает обновления конфигурации. Перед каждым обновлением делайте резервную копию базы. При облачной работе через 1С:Фреш обновления устанавливаются автоматически.