Что входит в рабочее время и как это учитывается в 1С

Понятие рабочего времени — одна из базовых для кадрового учёта и расчёта зарплаты. От того, что именно относится к рабочему времени, зависит корректность заполнения табеля, начисление оплаты, расчёт сверхурочных и соблюдение норм трудового законодательства. В 1С:ЗУП эти понятия закреплены в видах использования рабочего времени, графиках работы и документах учёта отклонений.

По Трудовому кодексу РФ рабочее время — это время, в течение которого сотрудник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые нормативными актами отнесены к рабочему времени. Это означает, что в него входят не только часы непосредственной работы, но и некоторые перерывы, простои не по вине работника и специальные паузы, предусмотренные законом. В то же время обеденный перерыв, как правило, в рабочее время не включается и не оплачивается.

В программах 1С учёт рабочего времени строится на связке «график работы сотрудника — табель учёта рабочего времени — начисления, зависящие от отработанного времени». Ошибка на любом из этих уровней приводит к неверной зарплате и проблемам при проверках. Ниже разберём состав рабочего времени, его виды в 1С и практическую настройку.

Что закон относит к рабочему времени

Статья 91 ТК РФ определяет рабочее время как период, когда работник исполняет трудовые обязанности по правилам внутреннего трудового распорядка и условиям трудового договора. Нормальная продолжительность — не более 40 часов в неделю. Для отдельных категорий (несовершеннолетние, инвалиды, работники вредных производств) установлена сокращённая продолжительность.

Кроме основной работы, к рабочему времени относятся специальные перерывы, предусмотренные статьёй 109 ТК РФ: перерывы для обогревания и отдыха при работе в холодное время на открытом воздухе, перерывы при физических нагрузках. Перерывы для кормления ребёнка до полутора лет (статья 258 ТК РФ) также включаются в рабочее время и оплачиваются по среднему заработку.

Не входят в рабочее время: перерыв для отдыха и питания (статья 108 ТК РФ), время в пути от дома до работы, время переодевания, если иное не установлено локальными актами или отраслевыми соглашениями. Работодатель вправе локальным актом включить дополнительные периоды в рабочее время — тогда их нужно отражать и в настройках 1С.

Виды использования рабочего времени в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП каждый час учёта относится к определённому виду времени. Справочник «Виды использования рабочего времени» содержит предопределённые элементы: Явка (Я), Ночные часы (Н), Вечерние часы (ВЧ), Работа в выходные и праздники (РВ), Сверхурочные (С), Командировка (К), Основной отпуск (ОТ), Больничный (Б) и другие. Каждому виду соответствует буквенное обозначение табеля по форме Т-13.

Виды времени бывают трёх категорий: рабочее время, неотработанное оплачиваемое время и неоплачиваемые отсутствия. От этой категории зависит, попадёт ли период в расчёт нормы, в оплату и в статистическую отчётность. Например, «Явка» и «Ночные часы» — это рабочее время, «Отпуск» — нерабочее оплачиваемое, «Прогул» — неоплачиваемое отсутствие.

Проверить настройки можно в разделе «Настройка — Виды рабочего времени». Если организация использует нестандартные обозначения (например, вахтовый метод или суммированный учёт с особыми перерывами), создаются пользовательские виды времени с указанием базового вида, от которого наследуется поведение при расчёте.

Настройка графиков работы сотрудников

График работы — основа учёта рабочего времени. Он находится в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников». В графике задаётся расписание по дням недели: время начала и окончания работы, перерывы, а также отдельно — часы вечерние и ночные, если смена захватывает эти периоды.

Для стандартной пятидневки с 9:00 до 18:00 и обедом с 13:00 до 14:00 программа посчитает 8 часов явки в день — обед автоматически вычитается. Если смена длится, например, с 20:00 до 8:00, нужно правильно распределить часы: часть попадёт в «Явку», часть — в «Ночные». Ошибка в этом распределении приведёт к занижению доплаты за ночные часы.

Для сменных графиков («сутки через трое», «два через два») используется расписание по циклу, а не по дням недели. Важно задать дату отсчёта цикла, иначе график «съедет». При суммированном учёте рабочего времени в графике устанавливается соответствующий флаг и учётный период — месяц, квартал или год.

1. 1
   Откройте «Настройка — Графики работы сотрудников» и создайте новый график
2. 2
   Укажите способ заполнения: по дням недели или по циклам произвольной длины
3. 3
   Заполните время работы и перерывы для каждого дня, выделите ночные и вечерние часы
4. 4
   Проверьте итоговое количество часов за период — оно должно соответствовать производственному календарю или условиям договора
5. 5
   Назначьте график сотруднику через кадровый документ или приём на работу

Табель учёта рабочего времени

Табель в 1С:ЗУП формируется автоматически на основании графиков и зарегистрированных отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов. Документ «Табель» (Зарплата — Отчёты по зарплате — Табель или одноимённый документ учёта времени) показывает по каждому сотруднику виды времени и часы по дням месяца.

В типовой схеме отдельный документ «Табель» вводить не обязательно: фактически отработанное время определяется как плановое время по графику минус отклонения. Но если ведётся сплошная регистрация явок и неявок, документ «Табель» заполняется вручную или загружается из систем контроля доступа.

Отклонения регистрируются своими документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздничные дни». Каждый такой документ замещает плановые часы графика своим видом времени. Если документ не введён, программа считает, что сотрудник отработал день полностью.

Переработки, ночные и работа в выходные

Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени учитывается отдельно. Сверхурочная работа при повременной системе оформляется документом «Работа сверхурочно»: указываются часы, и программа начисляет оплату в полуторном размере за первые два часа и в двойном — за последующие, если в настройках учётной политики не заданы иные условия по коллективному договору.

Работа в выходной или праздник оформляется документом «Работа в выходные и праздничные дни». Оплата — не менее чем в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением отгула — выбор фиксируется в документе. Ночные часы (с 22:00 до 6:00) оплачиваются с повышением, минимальный размер которого установлен постановлением Правительства, а конкретный процент задаётся в настройках организации.

При суммированном учёте переработка определяется по итогам учётного периода как разница между фактически отработанным временем и нормой по производственному календарю. В ЗУП для этого используется документ регистрации переработок при суммированном учёте, который сравнивает данные табеля с нормой.

Проверка корректности учёта

После настройки графиков и ввода документов месяца полезно выполнить контрольную сверку. Сравните норму часов по графику сотрудника с производственным календарём: для стандартной пятидневки они должны совпадать. Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» покажет итоговые часы по видам времени.

Отчёты «Остатки отпусков», «Анализ неявок» и расчётный листок сотрудника помогают увидеть, какие виды времени вошли в оплату. В расчётном листке строка «Оплата по окладу» должна содержать именно те часы, что отражены в табеле как явка. Расхождение — признак непроведённого документа отклонения или ошибки в графике.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов в графике за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём для данного режима

Тревожный признак

Норма больше или меньше — проверьте перерывы и заполнение расписания

Табель Т-13 по сотруднику

Норма

Все дни закрыты явкой или обоснованным видом отсутствия

Тревожный признак

Есть явки в дни отпуска или больничного — ищите непроведённый документ

Расчётный листок

Норма

Оплаченные часы равны отработанным по табелю, ночные оплачены отдельной строкой

Тревожный признак

Ночные часы не выделены или часы оплаты не совпадают с табелем

FAQ

Входит ли обеденный перерыв в рабочее время?

Нет, перерыв для отдыха и питания по статье 108 ТК РФ в рабочее время не включается и не оплачивается. Исключение — случаи, когда по условиям производства перерыв установить невозможно: тогда сотрудник принимает пищу на рабочем месте, и это время остаётся рабочим. В 1С обед задаётся в графике как перерыв и уменьшает количество часов явки.

Входит ли время в пути до работы в рабочее время?

Обычная дорога от дома до места работы не входит в рабочее время. Но для разъездного характера работы, служебных поездок и командировок время в пути может учитываться как рабочее — это регулируется локальными актами и положением о командировках. В ЗУП дни командировки отражаются видом времени «К».

Как в 1С:ЗУП учесть перерывы для кормления ребёнка?

Перерывы для кормления ребёнка до полутора лет включаются в рабочее время и оплачиваются по среднему заработку. В ЗУП для этого создаётся соответствующий вид времени и начисление, а часы регистрируются документом отсутствия с оплатой по среднему либо через индивидуальный график с сокращённым рабочим днём.

Чем отличается плановое время от фактического в табеле?

Плановое время — это часы по графику сотрудника, то есть норма, которую он должен отработать. Фактическое время складывается из планового за вычетом зарегистрированных отклонений (отпуск, больничный, прогул) и с добавлением сверхурочных и работы в выходные. Оплата рассчитывается по фактически отработанному времени.

Нужно ли вводить документ «Табель» каждый месяц?

Нет, в типовой методике ЗУП табель формируется автоматически: программа берёт график и вычитает введённые документы отклонений. Отдельный документ «Табель» нужен только при сплошном методе учёта, когда фактические явки регистрируются ежедневно, например по данным системы контроля доступа.

Как проверить, правильно ли настроены ночные часы в графике?

Откройте график работы и посмотрите заполнение расписания: для смены, захватывающей период с 22:00 до 6:00, должна быть заполнена колонка ночных часов. Затем сформируйте табель за месяц — ночные часы должны отображаться отдельным видом времени, а в расчётном листке появится строка доплаты за работу в ночное время.