Другое · 10 мин
Что указать в трудовой функции в 1С:ЗУП
Разбираем, что указать в трудовой функции в 1С:ЗУП: справочник трудовых функций, связь с должностью, коды ОКЗ, влияние на штатное расписание и отчёты.
Трудовая функция в 1С:Зарплата и управление персоналом — это реквизит, который программа использует при формировании штатного расписания, кадровых приказов и отчётности, в том числе при подготовке сведений о трудовой деятельности. От корректности его заполнения зависит, насколько достоверно в документах отразится содержание работы сотрудника и не возникнет ли расхождений между штатным расписанием, приёмом на работу и отчётами.
Многие кадровики путают трудовую функцию с наименованием должности, хотя это разные понятия. Должность — это название позиции в штатном расписании, а трудовая функция описывает, какую именно работу выполняет сотрудник: вид деятельности, набор обязанностей. В 1С этот реквизит можно вести произвольным текстом либо через специальный справочник с привязкой к классификаторам.
Ниже разберём, где в программе находится этот реквизит, какие варианты заполнения существуют, как связать трудовую функцию с должностью и штатной единицей, и какие ошибки чаще всего приводят к некорректным данным в документах.
Где в 1С:ЗУП находится трудовая функция
Основное место заполнения — справочник «Должности» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Должности»). В карточке должности есть поле «Трудовая функция», которое может быть текстовым или ссылочным в зависимости от настроек программы. Именно это значение подставляется в документы приёма, перевода и в печатные формы трудового договора.
Дополнительно трудовая функция может указываться в позиции штатного расписания, если в программе включено его ведение. При создании штатной единицы программа подтягивает данные из карточки должности, но при необходимости их можно уточнить для конкретной позиции — например, если на одной должности «Бухгалтер» есть разные направления работы.
Проверить, где именно в вашей конфигурации хранится реквизит, можно, открыв карточку любой должности и проследив, какое значение подставилось в документ «Приём на работу». Если в документе поле пустое, хотя в должности заполнено, — вероятно, в настройках отключена передача реквизита или используется другой механизм.
Что именно писать в поле «Трудовая функция»
Трудовая функция должна отвечать на вопрос «что делает работник», а не «как он называется». Корректная формулировка описывает вид поручаемой работы: «приём и выдача наличных денежных средств, ведение кассовых документов», «организация продаж и сопровождение клиентов», «техническое обслуживание производственного оборудования».
Некорректный вариант — дублировать наименование должности или писать расплывчато: «выполнение должностных обязанностей», «работа по специальности». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и могут вызвать вопросы при проверках и при формировании сведений о трудовой деятельности.
Если в организации должность предполагает несколько разнородных направлений работы, лучше описать функцию обобщённо, но конкретно: перечислить ключевые виды работ через запятую, избегая канцелярских оборотов вроде «иные функции по указанию руководителя».
Справочник трудовых функций и классификаторы
В типовой 1С:ЗУП предусмотрен справочник «Трудовые функции», который можно связать с общероссийскими классификаторами. Если в настройках кадрового учёта включено использование этого справочника, поле в должности становится ссылочным: вы выбираете функцию из списка, а не вводите текст вручную.
Элемент справочника содержит наименование функции и может включать код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) и связь с профессиональным стандартом, если он введён для данной работы. Это удобно, когда организация применяет профстандарты: программа позволяет контролировать соответствие формулировок требованиям стандарта.
Если справочник в вашей базе не используется, включить его можно в настройках кадрового учёта. Перед включением стоит оценить объём работы: для всех существующих должностей потребуется подобрать соответствующие элементы справочника, иначе реквизит останется незаполненным.
Как выбрать способ заполнения
Пошаговое заполнение трудовой функции
Ниже типовой порядок действий для настройки реквизита на примере типовой конфигурации. Названия разделов могут незначительно отличаться в зависимости от редакции программы.
- 1Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Кадровый учёт» и проверьте, включён ли справочник трудовых функций
- 2Если справочник используется — создайте в нём элементы с формулировками функций и при необходимости укажите коды классификаторов
- 3Откройте справочник «Должности», выберите нужную должность и заполните поле «Трудовая функция»
- 4Проверьте позиции штатного расписания: убедитесь, что функция подтянулась или скорректируйте её вручную
- 5Создайте тестовый документ «Приём на работу» и проверьте, какое значение подставилось
- 6Сформируйте печатную форму трудового договора и сверьте формулировку с бумажным документом
После изменения трудовой функции в карточке должности уже проведённые кадровые документы автоматически не перезаполняются. Если формулировка изменилась для работающих сотрудников, оформите изменение условий трудового договора через соответствующий документ программы (кадровый перевод или изменение условий труда), чтобы данные в учёте остались согласованными.
Как трудовая функция влияет на документы и отчёты
Реквизит используется при формировании печатных форм трудового договора и дополнительных соглашений, если в шаблоне предусмотрено соответствующее поле. Также трудовая функция может участвовать в подготовке сведений о трудовой деятельности работников — отсюда требование к аккуратности формулировок.
В штатном расписании трудовая функция помогает различать одноимённые должности с разным содержанием работы. Это важно при расчёте фонда оплаты труда и при анализе расстановки персонала: две позиции «Менеджер» с функциями «продажи» и «сопровождение договоров» — фактически разные рабочие места.
Как проверить результат
Трудовая функция подставлена из должности и совпадает с трудовым договором
Поле пустое или содержит устаревшую формулировку
У одноимённых должностей с разной работой указаны разные функции
Все позиции имеют одинаковую или пустую функцию
Формулировка в форме совпадает с карточкой должности
В форме другой текст или поле не выводится
Типичные ошибки при заполнении
Отдельная группа ошибок связана с обновлением конфигурации: после перехода на новую редакцию структура реквизита может измениться, и часть данных переносится в справочник трудовых функций автоматически. После обновления стоит выборочно проверить несколько должностей и документов, чтобы убедиться, что данные не потерялись.
Практические рекомендации по формулировкам
Формулируйте функцию глаголами действия: «ведение», «организация», «контроль», «выполнение», «обслуживание». Это делает текст единообразным по всем должностям и упрощает сопоставление с профстандартами, если они применяются.
Избегайте в формулировке лишней детализации: конкретные регламенты, сроки и показатели — это содержание должностной инструкции, а не трудовой функции. В 1С достаточно ёмкого описания вида работы в одно-два предложения.
Удобно завести внутренний шаблон формулировок: для типовых должностей (бухгалтер, кассир, менеджер, водитель) заранее согласовать текст трудовой функции и хранить его в справочнике. Тогда новые должности заполняются по готовому образцу, а не «с нуля» каждым кадровиком по-своему.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С:ЗУП?
Технически программа позволяет сохранить должность и без этого реквизита, если не включены соответствующие настройки контроля. Однако при формировании сведений о трудовой деятельности и печатных форм договора пустое поле приведёт к незаполненным данным, поэтому заполнять его рекомендуется всегда.
Чем трудовая функция отличается от наименования должности?
Должность — это название позиции в штатном расписании («Бухгалтер», «Инженер»), а трудовая функция описывает содержание работы: какие задачи и операции выполняет сотрудник. Одна должность может включать одну или несколько трудовых функций.
Что делать, если трудовая функция изменилась у действующего сотрудника?
Недостаточно исправить реквизит в справочнике должности. Нужно оформить изменение условий трудового договора: в программе — соответствующий кадровый документ, на бумаге — дополнительное соглашение с сотрудником.
Можно ли указать несколько трудовых функций для одной должности?
В типовом поле указывается одна формулировка, но она может объединять несколько видов работ через перечисление. Если требуется вести функции раздельно, используется справочник трудовых функций с уточнением на уровне позиции штатного расписания.
Нужно ли указывать код ОКЗ в трудовой функции?
Код классификатора указывается, если организация ведёт справочник трудовых функций с привязкой к ОКЗ или применяет профстандарты. Если справочник не используется, достаточно текстовой формулировки.
Почему в документе приёма поле трудовой функции пустое, хотя в должности заполнено?
Возможные причины: документ создан до заполнения карточки должности, в настройках отключена передача реквизита, или после обновления конфигурации данные перенесены в справочник трудовых функций, который остался пустым. Проверьте карточку должности и настройки кадрового учёта.
Что важно запомнить
Трудовая функция в 1С:ЗУП — это описание содержания работы, а не название должности. Заполняйте её конкретными формулировками в карточке должности или через справочник трудовых функций, синхронизируйте с трудовым договором, а изменения для действующих сотрудников оформляйте кадровыми документами.