Как уволить сотрудника в 1С 8.3

Увольнение сотрудника в 1С 8.3 (конфигурация «Зарплата и управление персоналом») — это не просто отметка в карточке работника. Программа должна рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать задолженность, начислить выходное пособие при необходимости и корректно закрыть все обязательства перед сотрудником. Если оформить только кадровый документ без расчёта, в расчётной ведомости останется долг, а отчётность по НДФЛ и взносам сформируется с ошибками.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания приказа об увольнении до проверки итоговых сумм и формирования отчётности. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1, но логика применима и к другим решениям на платформе 8.3. Перед выполнением операций в рабочей базе рекомендуется сделать резервную копию, особенно если увольнение массовое или сопровождается сложными удержаниями.

Подготовка: что проверить до создания приказа

Перед оформлением увольнения убедитесь, что все предыдущие периоды по сотруднику закрыты: начислена зарплата за прошлые месяцы, отражены отпуска, больничные и командировки. Если в базе есть непроведённые документы отсутствий, программа может неверно рассчитать средний заработок для компенсации.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. Откройте карточку работника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Отсутствия» или сформируйте отчёт «Остатки отпусков» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Это позволит заранее сверить, сколько дней компенсации программа должна рассчитать, и заметить расхождения до проведения документа.

Также уточните, есть ли по сотруднику непогашенные займы, авансы, ущерб или исполнительные листы. Эти суммы должны быть удержаны при окончательном расчёте, и важно заранее понимать их размер, чтобы итоговая выплата не ушла в минус.

Создание документа «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение». Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Все кадровые документы») и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одним приказом, используйте документ «Увольнение списком».

В шапке документа укажите организацию, дату документа и сотрудника. Ключевое поле — «Дата увольнения»: это последний рабочий день сотрудника, за который ему положена зарплата. В поле «Основание увольнения» выберите статью и пункт Трудового кодекса — формулировка попадёт в печатную форму приказа (Т-8) и при необходимости в трудовую книжку.

Обратите внимание на флажок «Начислить зарплату за месяц увольнения» или аналогичную настройку расчёта: при её установке программа рассчитает зарплату за отработанные дни последнего месяца прямо в этом документе. Если зарплата за месяц уже начислена отдельным документом «Начисление зарплаты и взносов», повторно начислять её не нужно — иначе возникнет двойное начисление.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение».
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ.
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию за неиспользованный отпуск на вкладке начислений.
4. 4
   Проверьте удержания: авансы, займы, исполнительные листы, НДФЛ.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для сверки.
6. 6
   Зарегистрируйте выплату через ведомость в день увольнения.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

При проведении документа программа автоматически определяет остаток дней отпуска и рассчитывает компенсацию по среднему заработку за последние 12 месяцев. Результат виден на вкладке «Начисления и удержания» или в отдельной табличной части документа. Сумма складывается из среднедневного заработка, умноженного на количество дней компенсации.

Если сотрудник использовал отпуск авансом (отгулял больше, чем заработал), программа рассчитает не компенсацию, а удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте, что такое удержание отражено корректно: оно уменьшает сумму к выплате и влияет на базу НДФЛ.

Расхождение количества дней с вашими ожиданиями обычно означает, что в базе не отражён какой-то отпуск или есть ошибка в датах приёма на работу. Не исправляйте сумму вручную в документе — сначала найдите причину через отчёт «Остатки отпусков» и при необходимости скорректируйте кадровые данные.

Контрольные точки

Как проверить расчёт компенсации

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Дни отличаются — ищите неотражённый отпуск или неверную дату приёма

Средний заработок

Норма

Близок к среднему в расчётных листках за последние месяцы

Тревожный признак

Резко занижен — возможно, не начислена зарплата за часть расчётного периода

Сальдо по сотруднику после выплаты

Норма

Равно нулю

Тревожный признак

Остаток долга — не зарегистрирована выплата или лишнее начисление

Удержания и окончательный расчёт

На вкладке удержаний документа проверьте все активные обязательства сотрудника. Программа подтягивает исполнительные листы, непогашенные займы, подотчётные суммы и ущерб, если они были зарегистрированы соответствующими документами. Удержания по исполнительным листам рассчитываются в обычном порядке с суммы окончательного расчёта.

Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен нормами трудового законодательства, и с некоторых видов задолженности сотрудник может погасить долг только добровольно или через суд. Если сумма удержаний превышает допустимую, программа удержит максимум, а остаток придётся оформлять отдельно — проконсультируйтесь с юристом или бухгалтером.

НДФЛ с компенсации и зарплаты рассчитывается автоматически в том же документе. Проверьте, что налог исчислен со всей суммы начислений, включая компенсацию отпуска, — она облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке, в отличие от некоторых видов выходных пособий в пределах установленных лимитов.

Особые сценарии увольнения

Увольнение по сокращению штата

При сокращении в документе «Увольнение» укажите соответствующее основание и дополнительно начислите выходное пособие. В типовой ЗУП для этого предусмотрен отдельный вид расчёта — проверьте, что он добавлен в документ и рассчитан по среднему заработку. Сохранение среднего заработка на период трудоустройства оформляется позже отдельными документами, если сотрудник предоставит подтверждения.

Увольнение совместителя или сотрудника с несколькими должностями

Если у сотрудника несколько трудовых договоров (основное место и внутреннее совместительство), увольнение оформляется отдельным документом по каждому договору. Расчёт компенсаций ведётся по каждому месту работы самостоятельно. Убедитесь, что вы уволили именно тот договор, который нужно: ошибка приведёт к прекращению основного трудового договора вместо совместительства.

Увольнение переводом или в порядке перевода к другому работодателю

Выберите соответствующее основание в документе. Само оформление не отличается, но формулировка основания важна для трудовой книжки и персональных данных сотрудника. Компенсация за отпуск при переводе к другому работодателю выплачивается в общем порядке.

Проверка результата и выплата

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и сверьте все строки: зарплата за последний месяц, компенсация, удержания, НДФЛ, итог к выплате. Любое неожиданное значение — повод вернуться и найти причину до регистрации выплаты.

Выплату оформите документом «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» в зависимости от способа выплаты в организации. По закону окончательный расчёт выдаётся в день увольнения — дата ведомости должна ему соответствовать, чтобы НДФЛ корректно попал в нужный период.

Финальный контроль — отчёт «Задолженность по зарплате» или расшифровка сальдо по сотруднику: после выплаты долг должен быть нулевым. Также сформируйте печатную форму приказа Т-8 из документа увольнения и проверьте, что данные для отчётов (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) отражаются корректно.

Частые вопросы

Можно ли отменить ошибочно проведённое увольнение?

Да. Пометьте документ «Увольнение» на удаление или отмените его проведение, затем проверьте, что не осталось связанных начислений и сторно. Если после увольнения уже была зарегистрирована выплата, сначала отмените ведомость. После отмены сотрудник снова считается работающим с прежней даты.

Почему программа не рассчитала компенсацию за отпуск?

Чаще всего остаток дней отпуска равен нулю — сотрудник всё отгулял. Проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также убедитесь, что в документе включён расчёт и вид начисления компенсации присутствует в табличной части, а в настройках расчёта зарплаты не отключён соответствующий механизм.

Как уволить сотрудника задним числом, если период уже закрыт?

Технически документ можно провести прошлой датой, но это затронет уже сданную отчётность: потребуется пересчёт НДФЛ, взносов и подача уточнённых форм. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и согласуйте порядок действий с бухгалтером. В сложных случаях безопаснее привлечь специалиста по 1С.

Чем отличается «Увольнение» от «Увольнение списком»?

«Увольнение списком» позволяет оформить несколько сотрудников одним документом — удобно при массовом сокращении. Расчёт по каждому сотруднику ведётся отдельно внутри общего документа, а печатные формы приказов формируются индивидуально. По сути это пакетный режим того же документа.

Нужно ли увольнять сотрудника, с которым прекращён договор ГПХ?

Нет. Договоры гражданско-правового характера завершаются автоматически по дате окончания, указанной в документе «Договор (работы, услуги)». Отдельное увольнение не требуется — достаточно убедиться, что все акты по договору отражены и оплата произведена.

Где посмотреть, все ли обязательства перед уволенным закрыты?

Используйте отчёт «Задолженность по зарплате» из раздела «Зарплата» с отбором по сотруднику, а также расчётный листок за месяц увольнения. Дополнительно проверьте регистр взаиморасчётов: после проведения ведомости на выплату остаток по сотруднику должен быть нулевым.