Администрирование · 10 мин
Внешние пользователи в 1С: что это и как настроить доступ
Внешние пользователи в 1С — доступ контрагентов и физлиц к базе без лицензии на сотрудника. Разбираем настройку, права, типичные ошибки и ограничения.
Внешние пользователи в 1С — это особый вид учётных записей, предназначенный для людей, которые не являются сотрудниками организации, но должны работать с информационной базой: клиенты, поставщики, контрагенты, партнёры, физические лица. В отличие от обычных пользователей, внешний пользователь всегда привязан к объекту базы — элементу справочника «Контрагенты», «Партнёры» или «Физические лица», и система автоматически ограничивает его доступ данными, связанными с этим объектом.
Механизм реализован в Библиотеке стандартных подсистем (БСП) и включён в большинство типовых конфигураций: «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация», ERP, «Документооборот». Типовой сценарий — личный кабинет клиента: покупатель заходит в базу через веб-клиент, видит только свои заказы, счета и акты, может оформить новый заказ, но не имеет доступа к данным других контрагентов и внутренним документам компании.
Понимание этого механизма важно администраторам и внедренцам по двум причинам. Во-первых, неправильная настройка прав внешнего пользователя — прямой путь к утечке коммерческих данных. Во-вторых, грамотное использование внешних пользователей позволяет дать доступ партнёрам без покупки полноценных клиентских лицензий на каждого, если сценарий работы ограничен функциями личного кабинета.
Чем внешние пользователи отличаются от обычных
Обычный пользователь 1С — это сотрудник или администратор, который хранится в списке пользователей информационной базы и получает роли напрямую. Внешний пользователь живёт в отдельном справочнике, и его ключевой признак — обязательная ссылка на объект авторизации. Именно эта ссылка позволяет типовым механизмам ограничения доступа (RLS) автоматически фильтровать данные: клиент видит заказы, где он указан как контрагент, и ничего больше.
Вторая разница — набор ролей. Внешним пользователям доступны только специально помеченные роли, рассчитанные на узкий сценарий: просмотр своих документов, создание заказа, обмен файлами. Роли с доступом к регистрам учёта, настройкам и справочникам целиком внешнему пользователю назначить нельзя — конфигуратор просто не даст выбрать их в профиле внешнего доступа.
| Критерий | Обычный пользователь | Внешний пользователь |
|---|---|---|
| Кто это | Сотрудник, администратор | Клиент, контрагент, физлицо |
| Где хранится | Список пользователей ИБ | Справочник «Внешние пользователи» |
| Привязка к данным | Не требуется | Обязательна (контрагент, партнёр, физлицо) |
| Роли | Любые роли конфигурации | Только роли внешнего доступа |
| Типовой вход | Тонкий/толстый клиент, веб-клиент | Чаще веб-клиент через публикацию |
Когда стоит использовать внешних пользователей
Механизм оправдан, когда нужно дать ограниченный доступ людям вне штата. Классические сценарии: личный кабинет покупателя с историей заказов и счетов, доступ поставщика к закупочным документам, портал для физических лиц в «Документообороте», обмен файлами с аудитором или подрядчиком через хранилище файлов.
Не стоит использовать внешних пользователей как замену полноценных учётных записей для сотрудников — это нарушает логику разграничения прав и усложняет аудит. Также механизм не подходит, если партнёру нужен широкий функционал: как только требуется доступ к отчётам по организации, складским регистрам или настройкам, правильнее завести обычного пользователя с выделенной ролью.
Сравнение вариантов доступа
Подходит для личного кабинета клиента или поставщика; ограничен ролями внешнего доступа и привязкой к контрагенту.
Подходит для удалённого сотрудника или подрядчика, которому нужен рабочий функционал; требует клиентской лицензии.
Подходит при большом числе клиентов: база не публикуется напрямую, данные отдаются через интеграцию; требует разработки.
Как включить и настроить внешних пользователей
В типовых конфигурациях на БСП настройка начинается с функциональной опции. В разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» включите флажок «Внешние пользователи» (в ряде конфигураций — «Использовать внешних пользователей»). После этого в интерфейсе появится справочник «Внешние пользователи» и связанные настройки профилей.
Далее создаётся профиль группы доступа внешних пользователей. В профиль включаются только роли, предназначенные для внешнего доступа — в типовых это, например, «Базовые права внешнего пользователя» и роли просмотра своих документов. Затем создаётся сам внешний пользователь: в карточке указывается объект авторизации (контрагент), задаётся имя входа и пароль, назначается группа доступа.
- 1Включите опцию «Внешние пользователи» в разделе «Администрирование → Настройки пользователей и прав».
- 2Создайте профиль группы доступа и добавьте в него только роли внешнего доступа.
- 3Создайте группу доступа внешних пользователей с этим профилем.
- 4Откройте справочник «Внешние пользователи», создайте элемент и укажите объект авторизации — контрагента или физлицо.
- 5Задайте имя входа и пароль, проверьте, что вход под этой учётной записью открывает только нужные данные.
Настройка в конфигураторе для нетиповых решений
В собственной конфигурации механизм нужно подключать вручную: внедрить подсистему БСП «Пользователи», указать в определяемых типах, какие справочники выступают объектами авторизации, и добавить роли внешнего доступа. В свойствах роли есть признак, определяющий её доступность внешним пользователям, — без него роль не появится в профиле внешнего доступа.
Как организовать вход через веб-клиент
Внешние пользователи почти всегда работают через браузер: устанавливать платформу каждому клиенту нереально. Для этого база публикуется на веб-сервере (IIS или Apache) стандартным механизмом публикации из конфигуратора. Внешний пользователь открывает ссылку, вводит логин и пароль — и попадает в интерфейс, собранный под его роли.
Обратите внимание на начальную страницу: для ролей внешнего доступа в типовых решениях обычно настроен упрощённый рабочий стол. Если после входа клиент видит пустой интерфейс или ошибку прав, чаще всего не назначены начальные настройки рабочего стола для его профиля или в профиль не включена базовая роль внешнего пользователя.
Права, ограничения и лицензионные нюансы
Главное техническое ограничение: внешний пользователь не может получить роли, не предназначенные для внешнего доступа. Это защита на уровне платформы и БСП. Кроме того, ограничение доступа к данным (RLS) работает через привязку к объекту авторизации — если в шаблоне ограничения роли связь с контрагентом не прописана, механизм фильтрации не сработает, и это нужно проверять в конкретной конфигурации.
По лицензиям: внешние пользователи не занимают клиентские лицензии 1С в обычном смысле, но их работа через веб-сервер регулируется лицензионным соглашением, и для промышленной эксплуатации с большим числом внешних подключений стоит отдельно сверяться с условиями лицензирования вашей поставки. Не стройте схему, где штатные сотрудники работают как внешние пользователи ради экономии — это нарушение лицензионной политики.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки обязательно выполните контрольный вход под учётной записью внешнего пользователя. Проверьте три вещи: видны ли только документы его контрагента, работает ли создание разрешённых документов (например, заказа), нет ли доступа к справочникам и отчётам, которых быть не должно. Проверку делайте на копии базы или тестовом контуре.
Как проверить результат
Видны только заказы и счета его контрагента
Отображаются документы других контрагентов
Заказ создаётся, контрагент подставляется автоматически и недоступен для смены
Можно выбрать произвольного контрагента
Открывается рабочий стол с разрешёнными разделами
Пустое окно или ошибка нарушения прав
Частые вопросы
Может ли внешний пользователь работать в тонком клиенте?
Технически да, если ему выдать строку подключения к базе. Но на практике внешним пользователям почти всегда дают доступ через веб-клиент: не требуется установка платформы и проще контролировать публикацию.
Что делать, если внешний пользователь видит пустой интерфейс после входа?
Проверьте, что в его профиль включена базовая роль внешнего пользователя и что для ролей профиля настроена начальная страница. Также убедитесь, что учётная запись не заблокирована и привязана к объекту авторизации.
Можно ли привязать внешнего пользователя сразу к нескольким контрагентам?
Штатно объект авторизации один. Если клиент работает от нескольких юрлиц, обычно создают отдельную учётную запись на каждого контрагента либо дорабатывают механизм разграничения под задачу.
Как отключить доступ внешнему пользователю?
Достаточно установить в его карточке признак «Недействителен» или снять доступ к информационной базе. Удалять сам элемент справочника не обязательно — история его действий в документах сохранится.
Есть ли внешние пользователи в «1С:Бухгалтерии»?
Подсистема внешних пользователей в «1С:Бухгалтерии» ограничена: полноценный личный кабинет контрагента — это сценарий торговых и комплексных конфигураций. В бухгалтерских решениях для обмена с клиентами чаще используют сервисы обмена документами, а не прямой доступ в базу.
Что важно запомнить
Внешние пользователи — это доступ контрагентов и физлиц к базе 1С с жёсткой привязкой к «своим» данным. Включите опцию, настройте профиль только с ролями внешнего доступа, опубликуйте базу по HTTPS и обязательно проверьте результат тестовым входом до подключения реальных клиентов.