Несколько организаций в одной базе 1С: как правильно разделить учёт

Ведение нескольких юридических лиц в одной информационной базе 1С — стандартный сценарий для холдингов, групп компаний и бухгалтерских аутсорсеров. Типовые конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) изначально рассчитаны на многофирменный учёт: справочник «Организации» позволяет завести несколько юрлиц, а документы и отчёты формируются в разрезе каждой из них.

Однако просто добавить вторую организацию в справочник недостаточно. Без корректной настройки возникают типичные проблемы: документы проводятся не по той фирме, нумерация счетов-фактур перемешивается, пользователи видят чужие данные, а регламентированная отчётность формируется с ошибками. Разделение требует настройки учётных политик, прав доступа, нумераторов и типовых операций.

Ниже разобраны практические шаги: когда единая база оправданна, а когда лучше развести организации по разным базам, как настроить разделение данных и доступа, и как проверить, что учёт по каждой фирме ведётся корректно.

Когда одна база подходит, а когда лучше разделить

Единая база удобна, если организации связаны общими процессами: внутригрупповые продажи, общие контрагенты и склады, один бухгалтерский отдел, консолидированная отчётность руководству. В этом случае не нужны обмены между базами, а взаиморасчёты между своими фирмами видны сразу.

Раздельные базы лучше выбрать, если организации юридически независимы, обслуживаются разными командами, работают в разных конфигурациях (например, одна на «Бухгалтерии», другая на «Управлении торговлей») или требуют изоляции данных при продаже одной из фирм. Также отдельная база безопаснее при существенно разных моделях безопасности и при передаче базы стороннему аудитору — ему не нужно видеть данные всех компаний группы.

Маршрут решения

Как выбрать архитектуру

Организации ведут общие операции и обслуживаются одной командойВедите учёт в одной базе с разделением по организациям

Фирмы независимы, разные команды и конфигурацииСоздайте отдельные базы и настройте обмен при необходимости

Планируется продажа или выделение одной компанииЗаранее выносите её в отдельную базу, чтобы не делить данные позже

Заведение организаций и учётных политик

Каждое юрлицо добавляется в справочник «Организации» со своими реквизитами: ИНН, КПП, ОГРН, адреса, банковские счета, подписанты. Проверьте корректность ИНН и КПП — от них зависит формирование регламентированной отчётности и электронного документооборота с контролирующими органами.

Для каждой организации создаётся отдельная учётная политика на каждый год: система налогообложения, методы оценки МПЗ, порядок признания расходов, параметры налога на прибыль и НДС. Частая ошибка — завести фирму и забыть про учётную политику: документы проведутся, но налоги и закрытие месяца посчитаются неверно или не выполнятся вовсе.

Если организации работают на разных системах налогообложения (ОСНО и УСН), программа поддерживает это в одной базе, но требует особой внимательности при вводе операций: признаки доходов и расходов УСН заполняются только по документам «упрощённой» фирмы.

Разделение нумерации документов

По умолчанию нумерация документов в 1С может быть общей по всем организациям, что недопустимо для счетов-фактур и ряда других документов — у каждого юрлица должна быть своя последовательность. В типовых конфигурациях для этого используются префиксы организаций и настройка нумераторов.

Порядок настройки: задайте каждой организации уникальный префикс в карточке справочника, затем проверьте, что в журналах документов новые номера формируются с этим префиксом и не пересекаются между фирмами. Для счетов-фактур дополнительно убедитесь, что нумерация ведётся в разрезе организации и при необходимости обособленных подразделений.

1. 1
   Откройте карточку организации и задайте уникальный префикс
2. 2
   Проверьте настройки нумерации счетов-фактур в разделе администрирования
3. 3
   Создайте тестовый документ по каждой организации и сверьте номера
4. 4
   Убедитесь, что в печатных формах выводится корректный номер без чужого префикса

Разграничение прав доступа пользователей

Если сотрудники должны видеть только свою организацию, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS). В типовых конфигурациях это делается через профили групп доступа: создаётся профиль с ограничением по значению «Организация», пользователю назначается группа с конкретной фирмой.

После настройки обязательно протестируйте доступ под учётной записью рядового пользователя: откройте журналы документов, отчёты, справочники. Пользователь не должен видеть документы, остатки и обороты по чужой организации. Особое внимание уделите отчётам — в некоторых из них ограничение RLS проявляется иначе, чем в журналах.

Главному бухгалтеру и администратору оставьте полный доступ по всем организациям, но учтите: полные права позволяют менять настройки разделения. Список пользователей с полными правами держите минимальным.

Общие и раздельные справочники

Часть справочников в многофирменной базе ведётся общей: контрагенты, номенклатура, договоры. Это удобно — один поставщик заводится один раз. Но договоры, банковские счета, склады и кассы обычно привязаны к конкретной организации, и их нужно заводить отдельно для каждой фирмы, даже если контрагент один и тот же.

При вводе документов поле «Организация» часто подставляется по умолчанию из настроек пользователя. Настройте каждому сотруднику основную организацию — это сократит количество ошибок. Дополнительно можно включить проверку соответствия договора выбранной организации: программа не даст провести документ с договором чужой фирмы.

Отчётность и закрытие периода по каждой фирме

Регламентированная отчётность (декларации, расчёты, бухгалтерская отчётность) формируется строго по выбранной организации. При открытии формы отчёта проверяйте, какая фирма указана в шапке, — при работе с несколькими организациями легко отправить отчёт не за ту компанию.

Операция «Закрытие месяца» выполняется отдельно по каждой организации. Если в базе три фирмы, регламентные операции (амортизация, расчёт налога, закрытие счетов затрат) нужно выполнить трижды, переключая организацию. Удобно вести чек-лист закрытия периода с отметкой по каждой фирме.

Управленческие отчёты (ОСВ, анализ счёта, ведомости) также имеют отбор по организации. Для консолидированной картины по группе используйте отчёты без отбора или с группировкой по организациям — но помните, что внутригрупповые обороты в такой выборке не элиминируются автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по каждой организации

Норма

Остатки и обороты только по выбранной фирме

Тревожный признак

В отчёт попадают счета или суммы другой организации

Нумерация счетов-фактур

Норма

У каждой фирмы своя последовательность с префиксом

Тревожный признак

Номера перемешаны между организациями

Доступ пользователя

Норма

Под учётной записью видны документы только своей фирмы

Тревожный признак

Видны журналы и отчёты по всем организациям

Регламентированная отчётность

Норма

В шапке отчёта корректные ИНН и КПП нужной фирмы

Тревожный признак

Подставлены реквизиты другой организации

Частые вопросы

Можно ли вести в одной базе организации на ОСНО и УСН одновременно?

Да, типовые конфигурации это поддерживают. Для каждой фирмы создаётся своя учётная политика со своей системой налогообложения. Главное — внимательно заполнять признаки доходов и расходов УСН в документах «упрощённой» организации и выполнять закрытие месяца по каждой фирме отдельно.

Как перенести одну организацию из общей базы в отдельную?

Прямого типового инструмента «вырезать» одну фирму нет. Обычно создают копию базы и удаляют лишние организации с их документами (обработками группового удаления или пометкой с последующим удалением помеченных), либо переносят остатки свёрткой на дату начала ведения учёта в новой базе. Перед такой операцией обязательна резервная копия и сверка остатков после переноса.

Мешает ли многофирменный учёт обмену с банком и ЭДО?

Нет, но для каждой организации настраиваются отдельные подключения: свои сертификаты электронной подписи, свои настройки обмена с банком по каждому расчётному счёту и отдельные учётные записи операторов ЭДО. Проверяйте, что документы подписываются сертификатом нужной фирмы.

Почему при проведении документа подставляется не та организация?

Организация по умолчанию берётся из настроек пользователя (основная организация) или копируется из документа-основания. Настройте каждому пользователю свою основную организацию в разделе персональных настроек и проверяйте поле «Организация» перед проведением, особенно при вводе на основании документов другой фирмы.

Нужно ли разделять склады и кассы по организациям?

Кассы и банковские счета — обязательно: денежные средства принадлежат конкретному юрлицу. Склады в типовых конфигурациях могут быть общими, но если товар фактически принадлежит разным фирмам, учёт ведётся по организациям через документы поступления, а не через разделение складов. При передаче товара между своими фирмами оформляется полноценная реализация между юрлицами.

Как контролировать внутригрупповые операции между своими фирмами?

Заведите свои организации как контрагентов и оформляйте операции между ними стандартными документами купли-продажи. Для контроля используйте отчёты по взаиморасчётам с отбором по контрагентам-«своим» фирмам и периодически сверяйте зеркальные операции: реализация у одной фирмы должна соответствовать поступлению у другой.