Администрирование · 9 мин
Как завести учетную запись в 1С
Как создать учетную запись пользователя в 1С через конфигуратор и режим Предприятие: настройка прав, ролей, паролей, типичные ошибки и проверка результата.
Учетная запись в 1С определяет, кто входит в информационную базу, под каким именем и с какими правами. Без нее пользователь либо вообще не попадет в систему, либо получит доступ к чужим данным и функциям. Завести запись можно двумя способами: через конфигуратор (универсальный вариант) и через режим «Предприятие» в типовых конфигурациях, где есть справочник пользователей.
Выбор способа зависит от ситуации. Если база новая и в ней еще нет ни одного пользователя, единственный путь — конфигуратор. Если типовая конфигурация уже работает и у вас есть права администратора, быстрее добавить сотрудника прямо в режиме «Предприятие», где сразу настраиваются группы доступа и подразделение.
Ниже разобраны оба сценария, настройка ролей и паролей, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых новый пользователь не может войти или видит лишнее.
Что подготовить перед созданием учетной записи
Перед тем как заводить пользователя, убедитесь, что у вас есть права администратора: полные права в конфигураторе или роль администратора в режиме «Предприятие». Без них кнопки добавления будут недоступны, а попытка сохранить запись завершится ошибкой доступа.
Определите, какие задачи будет выполнять сотрудник. От этого зависят роли: кассиру не нужны права на закрытие месяца, а бухгалтеру — доступ к настройкам обмена с сайтом. Заранее продуманный список ролей избавляет от переделок и снижает риск случайной порчи данных.
Приготовьте имя пользователя (логин) и временный пароль. Логин обычно делают по фамилии или фамилии с инициалами — так проще искать человека в журнале регистрации. Полное имя заполняйте как в документах: оно подставляется в печатные формы и отчеты.
Создание пользователя через конфигуратор
Этот способ работает в любой конфигурации, включая самописные, и обязателен для пустой базы. Откройте конфигуратор, войдите под учетной записью с полными правами (если список пользователей пуст, вход выполняется без пароля).
Перейдите в меню «Администрирование → Пользователи». Откроется список пользователей информационной базы. Нажмите «Добавить» (или Insert) и заполните вкладки диалога.
- 1Откройте «Администрирование → Пользователи» и нажмите «Добавить»
- 2На вкладке «Основные» укажите имя (логин) и полное имя
- 3Задайте пароль и подтверждение, при необходимости включите аутентификацию ОС
- 4На вкладке «Прочие» отметьте нужные роли и основной интерфейс
- 5Нажмите «ОК» и закройте конфигуратор
- 6Проверьте вход в режиме «Предприятие» под новой учетной записью
На вкладке «Основные» укажите имя — именно его пользователь будет вводить при входе. Пароль задайте сразу: пустой пароль в рабочей базе недопустим, потому что любой сотрудник сможет войти под чужим именем. Галочка «Показывать в списке выбора» управляет тем, виден ли пользователь в выпадающем списке при старте.
На вкладке «Прочие» отметьте роли. Роль определяет набор прав: чтение, запись, проведение документов, доступ к отчетам. Для рядового сотрудника обычно достаточно одной-двух ролей по его участку работы. Роль «Полные права» давайте только тем, кто администрирует базу.
Создание пользователя в режиме «Предприятие»
В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом и других) пользователей удобнее заводить прямо в рабочем режиме. Тогда запись из списка пользователей автоматически связывается с элементом справочника «Пользователи», к которому привязаны настройки, подписи и ответственность в документах.
Путь зависит от конфигурации и версии, но обычно это раздел «Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи». Нажмите «Создать», укажите фамилию и имя, задайте логин и пароль на вкладке входа, назначьте группу доступа или профиль прав.
Преимущество этого способа в том, что права задаются через понятные профили («Бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик»), а не через технические роли конфигуратора. Система сама подберет нужный набор ролей под выбранный профиль.
Два способа создания учетной записи
Подходит для любой базы, единственный вариант для пустой базы. Требует понимания ролей и монопольного доступа при некоторых операциях.
Удобен в типовых конфигурациях: права задаются профилями, запись сразу связывается со справочником. Требует уже работающей базы и прав администратора.
Настройка прав и ролей без лишних рисков
Главный принцип — минимально необходимые права. Пользователю выдают только те роли, которые нужны для его работы. Избыток прав приводит к случайному изменению чужих документов, удалению данных и утечке конфиденциальной информации, например зарплаты.
В типовых конфигурациях используйте профили групп доступа: они уже собраны разработчиком и протестированы. Создавать собственный набор ролей стоит только тогда, когда ни один типовой профиль не подходит, и делать это лучше копированием существующего профиля с последующим сокращением прав.
Если в компании работает несколько человек на одинаковых должностях, объединяйте их в группы доступа. Права назначаются группе, а сотрудники включаются в нее — при приеме нового человека достаточно добавить его в группу, а не настраивать все заново.
Пароль и аутентификация: что выбрать
1С поддерживает два варианта проверки подлинности: пароль 1С и аутентификацию операционной системы. Первый — универсальный: пользователь вводит логин и пароль при входе. Второй привязывает учетную запись к доменной или локальной учетной записи Windows, и вход происходит автоматически.
Аутентификация ОС удобна в доменной сети: сотрудник не вводит пароль повторно, а блокировка его Windows-учетной записи сразу закрывает доступ к 1С. Для файловых баз без домена обычно используют обычный пароль 1С.
Требования к паролю задавайте разумные: минимальная длина, отсутствие в пароле логина. В типовых конфигурациях можно включить требование смены пароля при первом входе — тогда временный пароль, который вы сообщили сотруднику, не останется постоянным.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания записи обязательно проверьте вход: запустите режим «Предприятие», выберите нового пользователя и войдите. Убедитесь, что открываются нужные разделы, документы создаются и проводятся, а недоступные функции действительно скрыты или заблокированы.
Как проверить результат
Пользователь выбирается в списке, вход с паролем проходит
Ошибка «Пользователь не найден» или «Неверный пароль»
Видны только разделы по его ролям
Доступно администрирование или ничего не открывается
Документы его участка создаются и проводятся
Ошибка «Нарушение прав доступа» при записи
В подписи выводится правильное полное имя
Подставляется логин или чужая фамилия
Если вход не выполняется, проверьте по порядку: правильно ли введен логин (регистр обычно не важен, но лишние пробелы мешают), задан ли пароль, отмечена ли хотя бы одна роль. Ошибка «Нарушение прав доступа» при открытии раздела означает, что роли не хватает — добавьте профиль, а не полные права.
Отдельная ситуация — увольнение сотрудника. Учетную запись не удаляйте, если на него оформлены документы: отключите вход (снимите аутентификацию или поставьте заведомо неизвестный пароль). Удаление пользователя не удаляет документы, но затрудняет работу со ссылками на него в старых записях.
Что важно запомнить
Новую учетную запись создают в конфигураторе или в режиме «Предприятие», задают логин, пароль и минимально необходимые роли. Результат всегда проверяют тестовым входом. Полные права — только администраторам, уволенных — отключают, а не удаляют.
Частые вопросы
Можно ли создать пользователя, если в базе нет ни одной учетной записи?
Да. Откройте базу в конфигураторе — при пустом списке пользователей вход выполняется без пароля. Затем через «Администрирование → Пользователи» добавьте администратора с полными правами и паролем. После этого вход в базу будет возможен только по учетным записям.
Чем отличается пользователь в конфигураторе от пользователя в справочнике?
Пользователь информационной базы (конфигуратор) отвечает за вход и права. Элемент справочника «Пользователи» хранит кадровые данные, настройки и подставляется в документы. В типовых конфигурациях они связываются автоматически при создании записи в режиме «Предприятие».
Пользователь входит, но не видит нужный раздел. Что делать?
Это признак нехватки прав. Проверьте, какие роли или профили ему назначены, и сравните с коллегой, у которого раздел открывается. Добавьте недостающий профиль. Не выдавайте полные права ради решения локальной проблемы.
Как сбросить пароль, если пользователь его забыл?
Администратор открывает список пользователей (в конфигураторе или в разделе администрирования), выбирает запись и задает новый пароль. Старый пароль узнать нельзя — он хранится в зашифрованном виде, возможна только замена.
Можно ли нескольким сотрудникам работать под одной учетной записью?
Технически — да, практически — не следует. В журнале регистрации все действия будут записаны на одно имя, расследовать ошибку или злоупотребление станет невозможно. Кроме того, персональные настройки (отборы, варианты отчетов) у разных людей будут конфликтовать.
Что делать, если забыт пароль единственного администратора?
Штатного способа восстановления нет. Если есть другой пользователь с полными правами — сбросьте пароль через него. Иначе потребуется вмешательство на уровне базы: для клиент-серверного варианта — через администратора СУБД, для файловой — специализированные действия, которые безопаснее поручить специалисту, предварительно сделав резервную копию.